Od czasu do czasu okazuje się, że tak trywialna rzecz, jak wyznaczenie terminu składania ofert może mieć spore znaczenie dla sprawności przeprowadzenia postępowania o zamówienie publiczne, a nawet dla odrzucenia ofert. I nie chodzi mi w tym momencie o to, ile czasu zamawiający daje wykonawcom na przygotowanie i złożenie ofert (a to rzecz fundamentalna, ale poniekąd w ustawie unormowana), ale o aspekt sprawy znacznie bardziej prozaiczny.

Pierwszy przypadek, który może być bolesny, to wyznaczanie terminu składania ofert z samego rana – w postępowaniu, w którym zamawiający wymaga wpłaty wadium. Wykonawcy często wpłacają wadium na ostatnią chwilę. I w takich przypadkach zdarza się, że puszczają przelew dzień wcześniej po południu, ale on przy otwarciu ofert o 8 czy 9 rano nie ma szans wpłynąć na rachunek bankowy zamawiającego. Oczywiście – jeśli wykonawca nie wybierze opcji przelewu natychmiastowego, ale pozostanie przy standardzie. Wówczas przesłane pieniążki będą czekać na kolejne sesje systemu Elixir – najpierw wychodzącą z banku wykonawcy, a potem przychodzącą do banku zamawiającego. A ponieważ takich sesji jest trzy dziennie, a ostatnia wychodząca w wielu bankach przypada na wczesne godziny popołudniowe, lepiej być ostrożnym. Efektem są odrzucone oferty z powodu wadium zapisanego na rachunku zamawiającego czasami o dwie godziny za późno, a czasami o pięć minut. Cóż, taka dwunasta to chyba lepszy wybór na termin składania ofert (problemu nie wyeliminuje, ale chyba ciut większa jest świadomość, że przelew zrobiony tego samego dnia może nie przejść w pięć minut, ale potrzebuje parę godzin).

Trzy lata temu pojawił się w „szponach” tekst o niepożądanych praktykach zamawiających pojawiających się przy odpowiadaniu na wnioski o wyjaśnienie dokumentów zamówienia. Opisywałem tam przypadek zamawiającego, który na pytanie o dwa wykluczające się wzajemnie zapisy SWZ odpowiedział, że należy działać zgodnie z dokumentami zamówienia. Tak jakby nie zrozumiał sprzeczności, nie lubił pytającego wykonawcy lub miał generalnie gdzieś odpowiadanie na pytania (którykolwiek z przypadków nie zaszedł, każdy jest karygodny). I pisałem wtedy, że aż prosiłoby się odwołać od takiej czynności.

I teraz, po trzech latach, Internet (a właściwie profil SzuKIO w którymś z mediów społecznościowych) podetknął mi pod oczy wieść o wyroku Krajowej Izby Odwoławczej w sprawie KIO 259/26 – gdzie podstawą odwołania był fakt, że zamawiający na pytania wykonawcy seryjnie odpowiedział: „Zgodnie z SWZ”, choć pytania dotyczyły kwestii, które w SWZ jako żywo określone nie były. Wyroku, dodajmy, piętnującemu taką praktykę z tak dużą stanowczością, że trudno sobie większą wyobrazić.

Temat przepisów dotyczących związania ofertą w obecnej ustawie Pzp poruszałem już w „szponach” parę razy. W jednym z tych tekstów, sprzed czterech lat, zwróciłem uwagę na zmianę, która może być bolesna dla wykonawców – mianowicie ustawodawca w art. 220 zobowiązał zamawiającego do wezwania wykonawców do przedłużenia terminu związania ofertą, ale nie wskazał (w przeciwieństwie do poprzedniej ustawy) żadnego minimalnego terminu na taką czynność. Choć przecież złożenie takiego oświadczenia może wymagać czasu do namysłu, odrobiny czasu na praktyczne sprawy z tym związane (zwłaszcza jeśli struktura wykonawcy jest nieco bardziej rozbudowana), a niekiedy – przedłużenia gwarancji wadialnej (i tutaj ścieżka akceptacji naprawdę się wydłuża).

Dowód na to, że ten aspekt w praktyce może faktycznie zaboleć podrzucił mi Szymon Pszczółka. W opisanej przezeń sytuacji termin związania ofertą upływał w sobotę. W czwartek zamawiający skierował do wykonawcy wezwanie do jego przedłużenia, natomiast wykonawca odpowiedział w poniedziałek. Co teraz? Na pozór sprawa jest oczywista – wykonawca zawalił, skoro w okresie związania ofertą pojawiła się luka. Jednak w tej sytuacji zamawiający także miał swoje za uszami – bo przecież zgodnie z art. 8 ust. 4 Pzp termin obejmujący dwa lub więcej dni ma zawierać co najmniej dwa dni robocze. A w tym przypadku ów drugi dzień roboczy wypadał na poniedziałek, a nie sobotę.

Zasady udzielania zamówień, które niegdyś zwane były zamówieniami uzupełniającymi (i ja się jakoś do tej nazwy przywiązałem), a ostatnio częściej nazywane są zamówieniami podobnymi, ustawodawca uzależnił od tego, jaki charakter ma zamówienie. Art. 214 ust. 1 pkt 7 Pzp odnosi się do usług i robót budowlanych i wymaga m.in. przewidzenia możliwości udzielenia takich zamówień już w ogłoszeniu o zamówieniu pierwotnym. Z kolei art. 214 ust. 1 pkt 8 odnosi się do dostaw i nie wymaga obecnie takiego zastrzeżenia w warunkach pierwotnego przetargu, ale konieczne jest za to spełnienie dodatkowych warunków dotyczących przedmiotu dostaw.

Odchodząc jednak od szczegółowych warunków stosowania zamówienia z wolnej ręki na podstawie tych przesłanek, warto zwrócić uwagę na małą różnicę w ich konstrukcji. W art. 214 ust. 1 pkt 7 Pzp zapisano, że wykonawcy, któremu wcześniej udzielono zamówienia na usługi lub roboty, można zlecić podobne usługi lub roboty. W art. 214 ust. 1 pkt 8 jest natomiast inaczej: wykonawcy, któremu wcześniej udzielono zamówienia, można zlecić podobne dostawy, jednak nigdzie mowy o tym nie ma, że pierwotne zamówienie miało być zamówieniem na dostawy. Oczywiście, wydaje się to logiczne samo przez się, bo przecież, aby była mowa o podobnych dostawach, musi być jakiś ich wzorzec w zamówieniu wcześniejszym, konkurencyjnym. Ale czasami sytuacja się komplikuje.

O tym, że spółki cywilnej w zamówieniach publicznych mają ciut pod górę, pisałem w „szponach” przed trzema laty. Oczywiście, to „pod górę” nie oznacza utrudnień powodujących, że ich szanse w postępowaniach jakoś istotnie się zmniejszają – oznacza jedynie, że trzeba ogarnąć sposób składania papierów, który dla normalnego człowieka po lekturze przepisów Pzp jest raczej nie do ogarnięcia. Trzeba się wgryźć. We wspomnianym tekście pisałem o dwóch elementach udziału w postępowaniu, które mogą być szczególnie niezrozumiałe – o konieczności wyznaczenia pełnomocnika wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (art. 58 ust. 2 Pzp) oraz o konieczności złożenia oświadczenia o podziale obowiązków między takich wykonawców (art. 117 ust. 4 Pzp).

Takich papierowych problemów jest jednak więcej. Jasne, mają one większą tradycję niż wspomniane powyżej oświadczenie o podziale obowiązków, które pojawiło się w przepisach stosunkowo niedawno. Z niektórym zmagamy się od dekad. Przepisy są tutaj mało bezpośrednie, wymagają interpretacji, i każda spółka cywilna trafiająca na rynek zamówień publicznych ma podobne problemy. I one wciąż wracają, wciąż pytania w tym zakresie przewijają się na różnych forach – słowem, wciąż próg wejścia takiego podmiotu na rynek jest ciut wyższy niż w przypadku wykonawców opierających swoją działalność na innych formach prawnych.