O udostępnianiu dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego można pisać sporo, w szczególności o różnych przykrych praktykach zamawiających, ale też i o bezsensownych przepisach (i w „szponach” temat się już kilka razy przewijał, ostatni raz chyba przed trzema laty na kanwie nieszczęsnego art. 74 ust. 2 pkt 1 Pzp). Dziś będzie o drobnym, praktycznym zagadnieniu. Mianowicie o § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w sprawie protokołu postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Przepis ten stanowi, że udostępnianie protokołu postępowania lub załączników do niego odbywa się „w oryginale lub kopii”. Ta kopia odrobinę może dziwić, skoro mamy dziś zamówienia w pełni elektroniczne, w których przepływ dokumentów właściwie nie wychodzi poza środki komunikacji elektronicznej, a i ten sam § 5 (tyle że w ust. 2) wskazuje, że udostępnienie tegoż protokołu następuje przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Wydawałoby się zatem, że nic bardziej oczywistego – ten sam plik (istniejący, złożony, wysłany w formie elektronicznej) należy osobie zainteresowanej na wniosek udostępnić.

Niejeden raz na rynku zamówień publicznych spotyka się przypadki, gdy wykonawcy występują do zamawiających z wnioskami o udostępnienie informacji publicznej – powołując się na stosowną ustawę o dostępie do informacji publicznej. Nic to nagannego, ale w ramach postępowań zamówieniowych reguluje ona dokładnie tę samą sferę, co art. 74 ustawy Prawo zamówień publicznych. Co w przypadku występowania do zamawiających w toku postępowań o udostępnianie załączników do protokołu postępowania może mieć znaczenie. Obie regulacje dotyczą bowiem tego samego tematu (choć oczywiście poza tym ich zakres jest inny), ale kształtują go w nieco inny sposób.

Spójrzmy chociażby na ograniczenia w dostępie – ustawa o dostępie do informacji publicznej nie zna w zasadzie ograniczeń (chyba że ktoś występuje o informację przetworzoną, ale to nie nasz przypadek), natomiast ustawa Pzp ograniczenia wskazuje (przede wszystkim czasowe – załączniki do protokołu postępowaniu inne niż oferty i wnioski o dopuszczenie do udziału powinny być udostępniane dopiero po rozstrzygnięciu postępowania). Mamy też różnice w terminach – ustawa o dostępie do informacji publicznej mówi: niezwłocznie, ale nie dłużej niż 14 dni, natomiast ustawa Pzp mówi po prostu niezwłocznie, a wyjątek czyni dla ofert (zresztą kompletnie bezsensowny, o czym pisałem u zarania nowej ustawy).

Wielkimi krokami zbliża się 1 marca czyli termin, przed którym zamówieniowe komórki wszystkich zamawiających w kraju (no, tych, które o sprawozdaniu pamiętają) wpadają w szał zliczania wartości zamówień udzielonych poza ustawą oraz ustalania, w których przetargach były jakieś kryteria lub wymagania społeczne lub ekologiczne (swoją drogą, lepiej prowadzić sobie taką małą tabelkę mniej więcej na bieżąco, bo inaczej trzeba tracić czas na grzebanie w dokumentacji). W tym roku jest ciekawiej niż zwykle. Wszystko z tego powodu, że w roku 2021 wielu zamawiających udzielało zamówień zarówno na podstawie starej ustawy z 2004 (a zatem wszczętych do 31 grudnia 2020, ale z umowami podpisanymi w 2021), jak i na podstawie nowej ustawy z 2019 (a zatem wszczętych od 1 stycznia 2021).

Na platformie e-zamówienia wprowadzono nowy formularz sprawozdania, który odnosi się wyłącznie do zamówień udzielanych na podstawie ustawy z 2019. A to oznacza, że zamawiający, którym przypadkiem w ubiegłym roku udzieliły się jakieś zamówienia na podstawie starej ustawy, muszą złożyć dwa sprawozdania – bo „stare” zamówienia raportują po staremu, na starym formularzu, nieobjętym systemem e-zamówienia. Niestety, w komunikacie o zapowiedzianym wdrożeniu nowego modułu sprawozdań w e-zamówieniach, doczytać się o tym rozdwojeniu można było tylko między wierszami. W e-zamówieniach, gdzie zapewne większość z zamawiających od razu pognała, nie znajdziemy ani grama ostrzeżenia. Stosowne wyjaśnienie znajduje się jedynie na podstronie witryny UZP dotyczącej sprawozdań.
Czytaj dalej →

Sposób uregulowania udostępniania ofert w starych przepisach można streścić następująco: oferty są jawne od momentu ich otwarcia, a jeśli ktoś wystąpi z wnioskiem o ich udostępnienie, udostępnia się je niezwłocznie (a jeśli wniosek wpłynął przed wyborem oferty najkorzystniejszej – najpóźniej wraz z tym wyborem). Nie było może to idealne, ale działało i miało jakiś sens. Brakowało jakiegoś mechanizmu przynaglającego zamawiających do odpowiadania na wnioski złożone po wyborze najkorzystniejszej oferty. W nowej ustawie Pzp sprawdzone elementy tego mechanizmu schrzaniono, a luki w nich nie naprawiono.

Art. 74 nowej Pzp po staremu stanowi, że protokół z załącznikami udostępnia się na wniosek, a oferty są jawne po ich otwarciu (choć sformułowano to nieco inaczej). Potem zaczynają się pojawiać różnice. Nie ma bowiem ani w ustawie, ani w rozporządzeniu wymogu udostępnienia dokumentów przed wyborem najkorzystniejszej oferty (oczywiście, o ile wniosek wpłynął przed tym faktem). Pozostała tylko „niezwłoczność”, a ta – jak wszyscy wiemy – jest niekiedy dość elastycznie traktowana przez zamawiających. Pojawiła się natomiast nowa regulacja, która być może miała udostępnianie usprawnić. Problem w tym, że chyba coś komuś nie wyszło.
Czytaj dalej →

Mało kto już chyba to pamięta, ale były takie czasy w polskim systemie zamówień publicznych, gdy każdy zamawiający po każdym przetargu, którego przedmiotem były roboty budowlane, miał obowiązek przekazać „informacje cenowe” i kopię oferty najkorzystniejszej do MSW. Bodajże od 1997 do 2004. W czasach przepisów, które choć może mniej nowoczesne, w niektórych aspektach znacznie mogłyby stanowić dla dzisiejszego ustawodawcy wzór prostoty. Jednak wspomniany przepis art. 25 ust. 4 i 5 ustawy o zamówieniach publicznych stanowił jeden z tych elementów, które wielkiego sensu nie miały. Na szczęście formularz liczył tylko jedną stronę i największym problemem było sporządzenie kopii oferty. A informacja i kopie oferty trafiały do jakichś tajemniczych pomieszczeń w Warszawie, gdzie – jak donosiły zorientowane źródła – obrastały kurzem.

Zdążyliśmy o tym zapomnieć, ale stare poniekąd wraca. Autorzy nowej ustawy postanowili uraczyć zamawiających nowym obowiązkiem sprawozdawczym. Art. 81 nowej Pzp co prawda nie przewiduje sporządzania kopii oferty (cóż, gdybyśmy przed 2004 mieli oferty elektroniczne, życie byłoby znacznie łatwiejsze), ale obejmuje wszystkie postępowania bez wyjątku. Ustawodawca zażyczył sobie, aby przekazywać Urzędowi Zamówień Publicznych, w terminie 7 dni od otwarcia ofert (dowolnego rodzaju), informację o złożonych ofertach. Mając na względzie fakt, że UZP ma obowiązek analizowania systemu zamówień publicznych. W efekcie dostajemy nowy obowiązek, nowe rozporządzenie i nowe formularze do wypełniania (tym razem jednak nie jednostronicowe…).
Czytaj dalej →

Ustawa wymaga od zamawiających, aby dokumentację postępowania przechowywać przez 4 lata od zakończenia postępowania, ale nie krócej niż okres realizacji umowy. Zdarzają się regulacje wymagające okresów jeszcze dłuższych. W przypadku papierów problem jest umiarkowany (a przynajmniej taki, do którego przez lata przywykliśmy) – po prostu trzeba mieć w nich porządek i znaleźć miejsce na ich sensowne składowanie. W przypadku dokumentów elektronicznych problemy są właściwie podobne. Tyle tylko, że owo „miejsce” nabiera innego charakteru, nieco bardziej metaforycznego. A oprócz tego, że należy przechowywać sam dokument, należy także odpowiednio dokumentować jak i kiedy dokument wpłynął.

W dobie postępowań elektronicznych prowadzonych przez odpowiednie platformy nabiera to szczególnego znaczenia. Jeśli zamawiający posługuje się miniportalem wszystko ma w zasadzie w swojej skrzynce ePuap. I dokumenty będą tam, dopóki ich stamtąd nie usunie, wystarczy zatem ich nie usuwać (choć trudno mówić o tym, aby dało się je w sensowny sposób uporządkować). Pozostaje oczywiście reszta dokumentacji, którą archiwizuje się tak jak dotychczas.
Czytaj dalej →

Dziś będzie o kwestii udostępniania wykonawcom dokumentacji postępowania. A właściwie próbek złożonych przez konkurencję, na kanwie wyroku KIO 996/20. Zamawiający wymagał próbek, mających służyć do oceny zgodności przedmiotu oferty z wymogami zamawiającego oraz w kryteriach oceny ofert. Po otwarciu ofert wykonawcy pojechali do zamawiającego obejrzeć próbki konkurencji, następnie zarzucili go informacjami na temat tego, jak bardzo złe są próbki rywali. Praktyka, której zresztą nie mam nic specjalnego do zarzucenia, bo pozwala wychwycić zamawiającemu potencjalne problemy przed wyborem najkorzystniejszej oferty, a następnie być może uniknąć odwołań – o ile słuszne zarzuty przyjmie, a co do niesłusznych wyjaśni oskarżycielowi, dlaczego nie można ich uznać. Tu wykonawca, którego zarzutów nie wysłuchano i wybrano konkurenta, postanowił iść do KIO. Oprócz niezgodności próbek z SIWZ skarżył się na brak uzasadnienia oceny ofert w kryterium jakościowym (zamawiający podał tylko samą liczbę punktów, tymczasem kryterium było oceniane nie na podstawie matematycznych formułek), nieudostępnienie w odpowiedzi na wniosek odpowiedzi konkurenta na zarzuty wobec jego oferty i wreszcie nieudostępnienie mu próbek.

Mianowicie wykonawca chciał je obejrzeć przed złożeniem odwołania po raz drugi, a zamawiający odmówił. Bo nie ma uzasadnienia, bo wykonawca już raz oglądał i wystarczy. Tymczasem stosowne przepisy rozporządzenia o protokole wskazują, że zamawiający udostępnia dokumentację postępowania na wniosek i nie ograniczają możliwości złożenia takiego wniosku do jednego przypadku. Tymczasem Izba przyznała tutaj rację zamawiającemu. W uzasadnieniu znajdziemy cztery argumenty. Po pierwsze, wykonawca już oglądał próbki, „nie przestrzegał wyznaczonych godzin”, obracał próbki „na wszystkie strony”, i to aż w pięć osób, i na dodatek robił zdjęcia. Po drugie, od czasu pierwotnych oględzin próbki w ogóle się nie zmieniły. Po trzecie, mamy epidemię, a próbki są magazynowane w budynku, który jest placem budowy, więc każdy wgląd stanowi duże utrudnienie. A ponadto, choć przepisy ustawy Pzp nie mają żadnego związku z przepisami o dostępie do informacji publicznej, to są wyroki sądów administracyjnych wskazujące na to, że podmiot publiczny może odmówić ponownego udzielenia informacji, którą już raz udzielił.
Czytaj dalej →

Jakiś czas temu uczestniczyłem w dyskusji na forum actuariusowym, która dotyczyła udostępniania wykonawcom ofert konkurencji zaraz po otwarciu ofert. I pojawił się głos, że jak to tak po prostu udostępnić – przecież najpierw musi być wniosek (ba, pisemny wniosek), ten wniosek trzeba rozpatrzyć, a potem wyznaczyć termin… Taka ścieżka zdrowia dla wykonawcy. Ale przecież wykonawcy to nie wrogowie zamawiającego. Nie można myśleć w takich kategoriach. Nie można też wymyślać wewnętrznych procedur, które nie mają żadnego sensownego celu – wszak żaden przepis nie narzuca ani obowiązku składania pisemnych wniosków, ani wyznaczania terminów…

Oczywiście, udostępnianie dziesiątek ofert tłoczącym się dziesiątkom wykonawcom zaraz po otwarciu ofert to może być nie najlepszy pomysł. Ale – jak często coś takiego w praktyce się zdarza? Zapewne się nie pomylę, gdy powiem, że nigdy lub prawie nigdy. Zazwyczaj problem (o ile nazywać to w ogóle problemem) jest znacznie mniejszy. Jest tylko jedna ważna przeszkoda w udostępnieniu ofert wykonawcy natychmiast: weryfikacja, czy w ofercie nie ma dokumentów, które zostały zastrzeżone jako tajemnica przedsiębiorstwa. Ale to da się w zdecydowanej większości przypadków sprawdzić w parę minut. A po tych paru minutach – pokazać oferty zainteresowanemu, który będzie mógł załatwić obie sprawy za jednym razem.
Czytaj dalej →

W dawnych czasach, gdy ktoś prosił o udostępnienie oferty, problemu z określeniem zakresu papierów do udostępnienia właściwie nie było. Wykonawca składał ofertę, nie było żadnych uzupełnień, dodatkowych dokumentów, obowiązkowego badania rażąco niskiej ceny, od czasu do czasu zdarzały się tylko wyjaśnienia – jeśli zatem ustawa wspominała o obowiązku udostępnienia oferty na żądanie (art. 26a ustawy o zamówieniach publicznych), określenie zakresu tego udostępniania było oczywiste. Oferta i już.

Potem to się zmieniło. Pojawiły się wezwania do uzupełniania dokumentów, wyjaśnienia rażąco niskiej ceny, a od ostatniej wielkiej nowelizacji – w ogóle cały proces dostarczania papierów zamawiającemu został podzielony na etapy. Oferta w ścisłym tego słowa znaczeniu stała się kadłubowa (w typowym przypadku – oświadczenie z warunkami oferty, wstępne oświadczenie o spełnianiu warunku i braku podstaw wykluczenia, ewentualne pełnomocnictwo), a etapów składania papierów odrobinę nam się namnożyło. Tymczasem przepis art. 96 ust. 3 Pzp pozostał w zasadzie bez zmian (zmiany w nim zachodzące dla tych rozważań nie mają znaczenia).
Czytaj dalej →

Europejski prawodawca jako jeden z celów, którym mają służyć dyrektywy zamówieniowe, wskazał ułatwienie dostępu do rynku zamówień publicznych małym i średnim przedsiębiorcą. Tematem dzisiejszego tekstu nie jest jednak to, jakich środków do realizacji tego celu użył, a pewien mały drobiazg formalny: mianowicie konieczność ujawniania przez zamawiającego w rozlicznych miejscach danych na temat tego, ile ofert w postępowaniu złożyły przedsiębiorstwa z tego sektora i czy zwycięski oferent do nich należy. Ustalenie tych danych przez zamawiającego w postępowaniu objętym dyrektywami jest dość proste: właściwie zawsze dostaje od każdego wykonawcy JEDZ, a w JEDZu tym, w części II jedno z pierwszych pytań odnosi się do tego problemu. Sprawa zatem zazwyczaj jest prosta. Ta informacja służy potem zamawiającemu zarówno podczas wypełniania ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Dzienniku Urzędowym UE, jak i sprawozdania składanego corocznie do Prezesa UZP.

Nasz ustawodawca poszedł w ślad za europejskim i przygotowując formularz ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych (a więc odnoszący się do zamówień nieunijnych), a także przygotowując wzór sprawozdania do Prezesa UZP w zakresie raportowania o zamówieniach społecznych (zarówno tych nadprogowych, jak i podprogowych), także zażądał podawania analogicznych informacji. Problem tylko w tym, że tu JEDZa nie mamy. Cóż ma zrobić zatem zamawiający, aby takie informacje uzyskać? Cóż, najprościej zawrzeć prośbę o jej udzielenie w którymś z formularzy, które powinien wypełnić wykonawca. Np. formularzu oferty.
Czytaj dalej →