Wzory protokołów postępowania, choć zmieniane od czasu do czasu, odkąd pamiętam zachowują podobny charakter. Stanowią podstawę do zebrania wszystkich najistotniejszych informacji o postępowaniu w jednym miejscu – tak aby były one łatwo dostępne. Mają swoje felery (wynikające z braku praktycznego podejścia autorów – choćby ostatnio umieszczenie wskazania osób podpisujących umowę w jednym z pierwszych punktów protokołu), ale co do zasady sprawdzają się nieźle. Pod warunkiem, że są prawidłowo i na bieżąco wypełniane.

Czemu na bieżąco? Cóż, powody są dwa. Jeden prozaiczny – tak jest po prostu zamawiającemu najłatwiej – nie trzeba wracać do historii, szperać po papierach i szukać informacji na koniec postępowania. Drugi już ściśle powiązany z przepisami: protokół powinien być gotów do udostępnienia w każdej chwili proszącym o to wykonawcom (wszak jest jawny przez cały czas postępowania) lub Krajowej Izbie Odwoławczej w przypadku wniesienia odwołania (choć, ostatnio KIO prosi o te protokoły nieco później niż powinna). Jak już pewnie nieraz pisałem – marzyłoby mi się, aby UZP udostępnił funkcjonalność pozwalającą prowadzić taki protokół elektronicznie i z automatu udostępniać wykonawcom. Miałoby to z pewnością więcej sensu niż informacja o złożonych ofertach, do której narzędzie przygotował.

Dziś będzie o tajemnicę przedsiębiorstwa zastrzeganą przez wykonawców w składanych ofertach i innych dokumentach. Problemów z tajemnicą jest sporo i wiele razy tu się przewijały. Wykonawcy jej nadużywają (zwłaszcza, że za to nadużywanie nic im nie grozi, poza absolutnie skrajnymi przypadkami wynikającymi z ustawy). Zamawiający zbyt ostrożnie podchodzą do oceny takich zastrzeżeń nie wypełniając swojego obowiązku ujawnienia informacji objętej zastrzeżeniem, która nie spełnia przesłanek zastrzeżenia. O tym wszystkim w „szponach” już było, dziś będzie natomiast o tym, w jaki sposób zamawiający takiego odtajnienia dokonują.

Z orzecznictwa chyba dość jednolicie wynika, że badanie skuteczności zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa jest jednym z elementów badania ofert (i składanych przez wykonawcę potem środków dowodowych czy wyjaśnień), a zatem powinno zakończyć się najpóźniej wraz z ostatecznym zakończeniem tego badania – czyli w momencie powiadomienia wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania. Przy wnioskach o dopuszczenie do udziału – jako punkt graniczny należałoby potraktować informację o kwalifikacji do kolejnego etapu postępowania.

Urzędowe wzory protokołów o udzielenie zamówienia publicznego towarzyszą zamawiającym właściwie od zarania ustawy – pierwszy wzór, wówczas jeszcze tylko jeden, za to z szeregiem załączników, wprowadzono zarządzeniem Prezesa UZP wydanym (to chyba taka zamówieniowa tradycja) trzy dni przed wejściem w życie pierwszej ustawy, 29 grudnia 1994 r. I w gruncie rzeczy przez te już ponad 30 lat mamy do czynienia z ewolucją wzorów – te obecne w pewnym stopniu wciąż są zakorzenione w formacie wprowadzonym dwie ustawy temu.

Nie są to wzory idealne, ale stanowią całkiem przyzwoite rozwiązanie, jeśli spojrzeć na cel, któremu służą – zebranie najważniejszych informacji o przebiegu postępowaniu w jednym miejscu, na kilku kartkach, tak aby po zakończeniu postępowania (a także w jego trakcie) można było łatwo zidentyfikować kluczowe jego punkty i harmonogram. No, przynajmniej wtedy, gdy protokół jest wypełniany przyzwoicie – zgodnie z wymaganiami i na bieżąco, a nie pozostawiany na koniec, robiony w pośpiechu, gdy ktoś o niego poprosi.

Dziś notatka poniekąd o kwestiach technicznych, zainspirowana orzeczeniem Krajowej Izby Odwoławczej o sygn. akt KIO 2742/24 i 2743/24. A właściwie wątkiem, który pojawia się gdzieś tam na uboczu – mianowicie jeden z wykonawców, składając wyjaśnienia rażąco niskiej ceny, objął część z nich tajemnicą przedsiębiorstwa. I konkurent wnioskujący o udostępnienie tych dokumentów otrzymał je z zaczernieniami znajdującymi się w miejscach zawierających tajemnicę. Problem jednak w tym, że te zaczernienia zostały wykonane w taki sposób, że i tak informację dało się bez problemu odczytać. Potem zamawiający próbował wnioskować przed Izbą, aby pominąć twierdzenia Odwołującego wynikające z tych informacji, jednak bezskutecznie.

I szczerze mówiąc trudno się dziwić. Przecież czasu cofnąć się nie da, skoro zaczernienie było nieskuteczne, trudno udawać, że ktoś tego nie widział. KIO co prawda wspomniało o możliwości kontroli sądowej tego, czy odwołujący zapoznał się z tajemnicą w sposób uprawniony, ale i tu trudno oczekiwać, aby można było od niego cokolwiek wyegzekwować. Z orzeczenia nie wynika, kto dokonał tego nieskutecznego zaczernienia – być może zrobił to właśnie zamawiający, skoro potem to on wnioskował o pominięcie zarzutów w tym zakresie. Jeśli tak, to poszkodowany wykonawca mógłby mieć roszczenie wyłącznie do zamawiającego.

Spodobał mi się wyrok Krajowej Izby Odwoławczej w sprawie o sygnaturze akt KIO 3124/24. Izba nakazała w nim unieważnienie czynności wyboru oferty najkorzystniejszej nie dlatego, że w procedurze samego wyboru doszło do jakichś naruszeń przepisów, ale dlatego, że zamawiający dopuścił się zwłoki w udostępnianiu załączników do protokołu postępowania zainteresowanemu wykonawcy. W skrócie: na dwa dni przed upływem terminu na wniesienie odwołania od czynności wyboru najkorzystniejszej oferty jeden z wykonawców wystąpił o wgląd do ofert konkurentów i korespondencji pomiędzy nimi a zamawiającym. Zamawiający udostępnił te dokumenty po trzech dniach od wpływu wniosku, a zarazem – po upływie terminu na wniesienie odwołania.

Zamawiający bronił się tym, że udostępnił dokumenty w ciągu 3 dni, co jego zdaniem było zgodne z art. 74 ust. 2 pkt 1 Pzp. Powoływał się przy tym na fakt, że jest dużą jednostką organizacyjną, o kilkuszczeblowej procedurze dekretacji. Jednak KIO takiego tłumaczenia nie przyjęło. I to mnie składania od trzech refleksji. Pierwsza – bardzo się cieszę, że KIO postanowiło stanąć przeciwko praktyce zwlekania z udostępnianiem dokumentów. Art. 74 ust. 2 pkt 1 Pzp (swoją drogą, mocno nieszczęśliwy, o czym było w „szponach” przed czterema laty) odnosi się wyłącznie do wniosku złożonego zaraz po otwarciu ofert. W pozostałym zakresie obowiązuje definicja niezwłoczności i zamawiający powinien udostępniać te oferty tak, aby owo udostępnienie pozwoliło wykonawcy na skorzystanie z jego praw. Jasne, jak ktoś złoży wniosek o udostępnienie w takim terminie, że zamawiający będzie miał na to godzinę – przesadzi. Jednak biorąc pod uwagę elektronizację postępowania, udostępnienie ofert tego samego czy następnego dnia zazwyczaj nie jest żadnym wyczynem. I „niezwłoczne” faktycznie powinno być „niezwłocznym”.

O udostępnianiu dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego można pisać sporo, w szczególności o różnych przykrych praktykach zamawiających, ale też i o bezsensownych przepisach (i w „szponach” temat się już kilka razy przewijał, ostatni raz chyba przed trzema laty na kanwie nieszczęsnego art. 74 ust. 2 pkt 1 Pzp). Dziś będzie o drobnym, praktycznym zagadnieniu. Mianowicie o § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w sprawie protokołu postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Przepis ten stanowi, że udostępnianie protokołu postępowania lub załączników do niego odbywa się „w oryginale lub kopii”. Ta kopia odrobinę może dziwić, skoro mamy dziś zamówienia w pełni elektroniczne, w których przepływ dokumentów właściwie nie wychodzi poza środki komunikacji elektronicznej, a i ten sam § 5 (tyle że w ust. 2) wskazuje, że udostępnienie tegoż protokołu następuje przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Wydawałoby się zatem, że nic bardziej oczywistego – ten sam plik (istniejący, złożony, wysłany w formie elektronicznej) należy osobie zainteresowanej na wniosek udostępnić.

Niejeden raz na rynku zamówień publicznych spotyka się przypadki, gdy wykonawcy występują do zamawiających z wnioskami o udostępnienie informacji publicznej – powołując się na stosowną ustawę o dostępie do informacji publicznej. Nic to nagannego, ale w ramach postępowań zamówieniowych reguluje ona dokładnie tę samą sferę, co art. 74 ustawy Prawo zamówień publicznych. Co w przypadku występowania do zamawiających w toku postępowań o udostępnianie załączników do protokołu postępowania może mieć znaczenie. Obie regulacje dotyczą bowiem tego samego tematu (choć oczywiście poza tym ich zakres jest inny), ale kształtują go w nieco inny sposób.

Spójrzmy chociażby na ograniczenia w dostępie – ustawa o dostępie do informacji publicznej nie zna w zasadzie ograniczeń (chyba że ktoś występuje o informację przetworzoną, ale to nie nasz przypadek), natomiast ustawa Pzp ograniczenia wskazuje (przede wszystkim czasowe – załączniki do protokołu postępowaniu inne niż oferty i wnioski o dopuszczenie do udziału powinny być udostępniane dopiero po rozstrzygnięciu postępowania). Mamy też różnice w terminach – ustawa o dostępie do informacji publicznej mówi: niezwłocznie, ale nie dłużej niż 14 dni, natomiast ustawa Pzp mówi po prostu niezwłocznie, a wyjątek czyni dla ofert (zresztą kompletnie bezsensowny, o czym pisałem u zarania nowej ustawy).

Wielkimi krokami zbliża się 1 marca czyli termin, przed którym zamówieniowe komórki wszystkich zamawiających w kraju (no, tych, które o sprawozdaniu pamiętają) wpadają w szał zliczania wartości zamówień udzielonych poza ustawą oraz ustalania, w których przetargach były jakieś kryteria lub wymagania społeczne lub ekologiczne (swoją drogą, lepiej prowadzić sobie taką małą tabelkę mniej więcej na bieżąco, bo inaczej trzeba tracić czas na grzebanie w dokumentacji). W tym roku jest ciekawiej niż zwykle. Wszystko z tego powodu, że w roku 2021 wielu zamawiających udzielało zamówień zarówno na podstawie starej ustawy z 2004 (a zatem wszczętych do 31 grudnia 2020, ale z umowami podpisanymi w 2021), jak i na podstawie nowej ustawy z 2019 (a zatem wszczętych od 1 stycznia 2021).

Na platformie e-zamówienia wprowadzono nowy formularz sprawozdania, który odnosi się wyłącznie do zamówień udzielanych na podstawie ustawy z 2019. A to oznacza, że zamawiający, którym przypadkiem w ubiegłym roku udzieliły się jakieś zamówienia na podstawie starej ustawy, muszą złożyć dwa sprawozdania – bo „stare” zamówienia raportują po staremu, na starym formularzu, nieobjętym systemem e-zamówienia. Niestety, w komunikacie o zapowiedzianym wdrożeniu nowego modułu sprawozdań w e-zamówieniach, doczytać się o tym rozdwojeniu można było tylko między wierszami. W e-zamówieniach, gdzie zapewne większość z zamawiających od razu pognała, nie znajdziemy ani grama ostrzeżenia. Stosowne wyjaśnienie znajduje się jedynie na podstronie witryny UZP dotyczącej sprawozdań.
Czytaj dalej →

Sposób uregulowania udostępniania ofert w starych przepisach można streścić następująco: oferty są jawne od momentu ich otwarcia, a jeśli ktoś wystąpi z wnioskiem o ich udostępnienie, udostępnia się je niezwłocznie (a jeśli wniosek wpłynął przed wyborem oferty najkorzystniejszej – najpóźniej wraz z tym wyborem). Nie było może to idealne, ale działało i miało jakiś sens. Brakowało jakiegoś mechanizmu przynaglającego zamawiających do odpowiadania na wnioski złożone po wyborze najkorzystniejszej oferty. W nowej ustawie Pzp sprawdzone elementy tego mechanizmu schrzaniono, a luki w nich nie naprawiono.

Art. 74 nowej Pzp po staremu stanowi, że protokół z załącznikami udostępnia się na wniosek, a oferty są jawne po ich otwarciu (choć sformułowano to nieco inaczej). Potem zaczynają się pojawiać różnice. Nie ma bowiem ani w ustawie, ani w rozporządzeniu wymogu udostępnienia dokumentów przed wyborem najkorzystniejszej oferty (oczywiście, o ile wniosek wpłynął przed tym faktem). Pozostała tylko „niezwłoczność”, a ta – jak wszyscy wiemy – jest niekiedy dość elastycznie traktowana przez zamawiających. Pojawiła się natomiast nowa regulacja, która być może miała udostępnianie usprawnić. Problem w tym, że chyba coś komuś nie wyszło.
Czytaj dalej →