Urzędowe wzory protokołów o udzielenie zamówienia publicznego towarzyszą zamawiającym właściwie od zarania ustawy – pierwszy wzór, wówczas jeszcze tylko jeden, za to z szeregiem załączników, wprowadzono zarządzeniem Prezesa UZP wydanym (to chyba taka zamówieniowa tradycja) trzy dni przed wejściem w życie pierwszej ustawy, 29 grudnia 1994 r. I w gruncie rzeczy przez te już ponad 30 lat mamy do czynienia z ewolucją wzorów – te obecne w pewnym stopniu wciąż są zakorzenione w formacie wprowadzonym dwie ustawy temu.

Nie są to wzory idealne, ale stanowią całkiem przyzwoite rozwiązanie, jeśli spojrzeć na cel, któremu służą – zebranie najważniejszych informacji o przebiegu postępowaniu w jednym miejscu, na kilku kartkach, tak aby po zakończeniu postępowania (a także w jego trakcie) można było łatwo zidentyfikować kluczowe jego punkty i harmonogram. No, przynajmniej wtedy, gdy protokół jest wypełniany przyzwoicie – zgodnie z wymaganiami i na bieżąco, a nie pozostawiany na koniec, robiony w pośpiechu, gdy ktoś o niego poprosi.

No właśnie, podstawowa reguła, którą zamawiający powinni kierować się przy sporządzaniu protokołu to wypełnianie go na bieżąco. Postępowanie zostaje ogłoszone – zamawiający ma już gotową część protokołu z wartością zamówienia (no, chyba że zamawiający tę wartość zamierza zachować dla siebie do momentu otwarcia ofert – to osobny temat, który w „szponach” był już poruszany, m.in. przed dekadą), punkt z osobami zaangażowanymi w postępowanie oraz wpisuje datę i numer ogłoszenia ozamówieniu. Następuje otwarcie ofert – pojawiają się informacje o ofertach. Następuje wybór – informacje o wyborze i odrzuceniach. I tak dalej. Dzięki temu niekiedy łatwiej samemu zamawiającemu zorientować się w postępowaniu, można też bez problemu taki protokół udostępnić na wniosek lub wysłać do KIO w przypadku złożenia odwołania.

Druga istotna sprawa to kwestia elastyczności przy wypełnianiu protokołu. Można mieć wrażenie, że autorzy wzorów mieli ambicję przewidzieć niemal każdą możliwą ewentualność, ale jeśli tak było – nie do końca to im się udało. Jest w protokole miejsce na wpisanie wartości zamówienia, ale nie ma wprost wskazanej rubryczki na informację o jej ewentualnej aktualizacji lub zmianie. Jest w protokole miejsce na ceny ofert, ale nie ma na informację o ewentualnych zmianach tych cen w wyniku poprawek omyłek. A wydawałoby się, że to są akurat rzeczy, które w protokole powinny się znaleźć. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby w takich sytuacjach zamawiający uzupełniał wzór protokołu z rozporządzenia o dodatkowe istotne informacje.

Trzeci problem zdarzający się z protokołami leży w załącznikach. Zamawiający niekiedy zapominają o tym, że w protokole należy wymienić punkt po punkcie wszystkie dokumenty postępowania (najlepiej chronologicznie, ale tu nie ma żelaznej reguły). Bywa też, że w dokumentacji panuje pospolity bałagan i wykaz załączników nie zawiera wszystkich dokumentów, które w postępowaniu się pojawiły.

Kiedy podpisuje się protokół? Cóż, tu wzór nie pomaga. Wydawałoby się, że członkowie komisji/osoby prowadzące postępowanie mogą się podpisać od razu po zakończeniu prac. Fajnie, szkoda tylko, że dalsze pola pozostają wtedy do wypełnienia, a pole o tym, że wszyscy członkowie komisji zapoznali się z protokołem jest kilka punktów dalej. Na dodatek niemal na samym początku protokołu mamy pole na informację o tym, kto podpisał umowę – i nie da się go uzupełnić tak wcześnie. Nie widzę więc w tym nic złego, gdy członkowie komisji podpiszą się dopiero po wypełnieniu protokołu do końca. Analogicznie z podpisem kierownika zamawiającego – który jednak dla odmiany już we wzorze został umiejscowiony jako jego ostatni element.

Zresztą, moim zdaniem ideałem, do którego powinniśmy dążyć (o czym zresztą już w „szponach” pisałem), powinien być protokół elektroniczny, wypełniany na bieżąco i równie na bieżąco publicznie dostępny – na stronie postępowania lub na e-zamówieniach (wówczas możnaby go zrobić w formie odpowiedniego formularza, choć warto byłoby zadbać wówczas o możliwość „reusingu” informacji, a z tym w e-zamówieniach jest kiepsko). Ba, to rozwiązanie mogłoby zastąpić nieszczęsną informację o ofertach składaną do Prezesa UZP – wszak wszystkie informacje tam wymagane są umieszczane także w protokole i Prezes UZP mógłby sobie z tego czerpać, ile tylko by chciał.