Mamy początek roku, a to idealny czas do tekstu o planowaniu. Tak się bowiem składa, że w naszych realiach plany finansowe niemal wszędzie obejmują okresy roku kalendarzowego (nawet w podmiotach, które nie są jednostkami sektora finansów publicznych). I właśnie gdzieś na przełomie lat, gdy określone zostaną potrzeby na kolejny rok i przypisane do nich konkretne środki finansowe, można zabrać się za planowanie zamówień.

Jak to zrobić? Cóż, wypada plan finansowy rozbić na drobne pozycje (schodząc w analityce tak głęboko jak się da/jak jest potrzeba, często sięgając do źródeł, a nie tylko do wynikowych, oficjalnych dokumentów), a potem przypisać do każdej takiej pozycji kategorie zakupowe. Co jest kategorią zakupową? To, co jest zapewniane na tym samym rynków, przez tych samych wykonawców. Gdy takie rozbicie na kategorie zakupowe jest gotowe, trzeba zastanowić się, co i kiedy kupujemy (w tym – na co już mamy podpisane umowy i możemy wyłączyć to z planu zamówień, skoro zamówienie w danym okresie nie będzie udzielane), i – co najważniejsze – co stanowi jedno zamówienie w ramach takiej kategorii, a co można bezkarnie od siebie oddzielić.

Po co taki plan zamówień? Cóż, między innymi na przyszłość. Gdy kiedyś trafi do zamawiającego kontrola i zapyta się, dlaczego na dostawy kalarepy (albo usługi graficzne) wydano w ciągu roku 200 tys. zł netto bez stosowania ustawy Pzp, taki zamawiający będzie mógł posłużyć się planem zamówień i wskazać, że planował wydać na grafików mniej niż 170 tys. zł, a dodatkowe wydatki pojawiały się sukcesywnie w ciągu roku – w związku z czym nigdy nie zaszła konieczność stosowania przepisów Pzp. Bez planu zamówień, dojście do takich danych po dłuższym czasie (czasami kilku latach) może być drogą przez mękę, może też okazać się niemożliwe. Analogicznie z ewentualnym wykazaniem, że zamawiający w danym zakresie zmieścił się w progu 20%/80 tys. euro/1 mln euro wynikającym z art. 30 ust. 4 Pzp.

Drugi cel to potrzeby własne. Sprawdzanie, czy przypadkiem nie przekraczamy progów ustawowych i nie musimy stosować ustawy (albo jakichś wewnętrznych regulacji). Planowanie pracy i w konsekwencji czasami także urlopów. Pilnowanie, czy robota idzie zgodnie z planem i czy o czymś się nie zapomina. Czasami okazuje się, że to komórka zakupowa jest tą instancją, która przypomina, że coś miało być zrobione. Jasne, czasami harmonogramy rozbijają się o rzeczywistość. Ale bez nich panowałby chaos kompletny. Na dodatek wielu zamawiających ma obowiązek publikować plan postępowań o udzielenie zamówienia publicznego – i wtedy wystarczy z takiego planu zamówień wyciągnąć to, co dotyczy postępowań ustawowych.

Oczywiście, plan zamówień powinien być planem żywym. Założenia z początku roku praktycznie zawsze w ciągu roku się zmieniają. Rezygnuje się z jednych zadań, pojawiają się nowe, przesuwa się pieniądze z jednego celu na inny. Warto takie zmiany również w planach zamówień uwzględniać, bo potrzeba stosowania ustawy w takich przypadkach może się pojawić albo – dla odmiany – zniknąć.