O tym, że spółki cywilnej w zamówieniach publicznych mają ciut pod górę, pisałem w „szponach” przed trzema laty. Oczywiście, to „pod górę” nie oznacza utrudnień powodujących, że ich szanse w postępowaniach jakoś istotnie się zmniejszają – oznacza jedynie, że trzeba ogarnąć sposób składania papierów, który dla normalnego człowieka po lekturze przepisów Pzp jest raczej nie do ogarnięcia. Trzeba się wgryźć. We wspomnianym tekście pisałem o dwóch elementach udziału w postępowaniu, które mogą być szczególnie niezrozumiałe – o konieczności wyznaczenia pełnomocnika wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (art. 58 ust. 2 Pzp) oraz o konieczności złożenia oświadczenia o podziale obowiązków między takich wykonawców (art. 117 ust. 4 Pzp).

Takich papierowych problemów jest jednak więcej. Jasne, mają one większą tradycję niż wspomniane powyżej oświadczenie o podziale obowiązków, które pojawiło się w przepisach stosunkowo niedawno. Z niektórym zmagamy się od dekad. Przepisy są tutaj mało bezpośrednie, wymagają interpretacji, i każda spółka cywilna trafiająca na rynek zamówień publicznych ma podobne problemy. I one wciąż wracają, wciąż pytania w tym zakresie przewijają się na różnych forach – słowem, wciąż próg wejścia takiego podmiotu na rynek jest ciut wyższy niż w przypadku wykonawców opierających swoją działalność na innych formach prawnych.

Oczywiście, na pozór zasada jest prosta – spółka cywilna składająca ofertę w postępowaniu powinna być traktowana jako wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie. Jednak przepisy dotyczące takich wykonawców pasują idealnie do współpracy okazjonalnej (konsorcjów), o czym najlepiej świadczy obowiązek złożenia oświadczenia o podziale obowiązków, tymczasem spółka cywilna ma charakter stały i w świetle niektórych przepisów zdobywa nawet pewną osobowość. Wszak w urzędzie skarbowym, ZUS, urzędzie statystycznym – wszędzie tam znają i mają w papierach nie tylko każdego wspólnika, ale także i spółkę.

Zaczyna się już od samej treści oferty – jak określić wykonawcę? Czy ofertę składają Jan Kowalski i Stanisław Nowak, czy Kowalski i Nowak s.c.? Cóż, rozwiązaniem, które zadowoli wszystkich, będzie wpisanie Jana Kowalskiego i Stanisława Nowaka, wraz z adnotacją, że wspólnie prowadzą działalność gospodarczą jako Kowalski i Nowak s.c. Będzie jasno i klarownie. Ale nawet jeśli wykonawca tego nie zrobi i pójdzie w ślad za jednym z wymienionych na wstępie rozwiązań (także tym drugim, gdy wpisana będzie tylko spółka – na szczęście w jej nazwie nazwiska wspólników powinny być podane, ale i bez tego wspólnicy dają się zazwyczaj zidentyfikować), zamawiający z tego powodu odrzucać oferty nie powinien, bowiem niezależnie od treści wpisanej przez wykonawcę, będzie jasne, kto w istocie ofertę składa.

Kolejny „papierek”, konieczny w praktycznie każdym postępowaniu, to oświadczenie wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (w przypadku postępowań od progów unijnych w górę składane w formie jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia). Mają być dwa oświadczenia dla dwóch wspólników, jedno oświadczenie dla spółki, czy trzy oświadczenia – zarówno dla wspólników, jak i spółki? Odpowiedź jest w zasadzie podobna: powinny być odrębne oświadczenia dla obu wspólników, ale jeśli będzie złożone jedno oświadczenie, ale jasno z niego będzie wynikać, że dotyczy obu wspólników, a podpisujący to oświadczenie będzie miał odpowiednie pełnomocnictwo do reprezentowania partnera, to i takie oświadczenie może być do przyjęcia.

Do rozwiązania z jednym oświadczeniem dla spółki może wykonawców skłaniać konstrukcja JEDZ – w zakresie części 4, dotyczącej spełniania warunków udziału w postępowaniu. Jeśli zamawiający wymaga doświadczenia i oczekuje wypełnienia tej części (a nie zadowala się tylko wypełnieniem sekcji alfa, co stanowi krok zwykle bardziej racjonalny), doświadczenie spółki cywilnej zazwyczaj jest doświadczeniem zdobywanym przez wspólników razem, właśnie w ramach działania tej spółki, więc bardziej naturalnym rozwiązaniem jest przedstawie go wspólnie… I w przypadku wykazu dostaw, usług, czy robót, który jest odrębnym dokumentem w postępowaniu, mającym potwierdzać spełnienie warunku doświadczenia, nikt nie wymaga od wspólników spółki cywilnej odrębnych wykazów. Oczywiście, w pewnych szczególnych sytuacjach mogą mieć one sens, ale na ogół doświadczenie zdobywane jest w tej samej konfiguracji, w jakiej składana jest oferta.

Problemu nie ma na szczęście z zaświadczeniami o niekaralności – są one możliwe do zdobycia tylko dla wspólników, spółka cywilna nie stanowi bowiem podmiotu zbiorowego. Ciekawiej zaczyna się robić w przypadku zaświadczeń z urzędu skarbowego i zakładu ubezpieczeń społecznych – bo tutaj nagle się okazuje, że złożenie papierków wyłącznie dla wspólników to za mało (mimo iż ustawa oczekuje ich od wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie). Bo część podatków (VAT) i część składek (choć nie zawsze) odprowadzają nie wspólnicy, a spółka jako taka, która w oczach odpowiednich organów nabiera osobowości. I dlatego w przypadku takich dokumentów konieczne są w naszym przypadku po trzy papierki: Kowalskiego, Nowaka i spółki.

Mamy jeszcze wadium. Wpłata przelewem nie stanowi problemu, ale w przypadku gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej? Cóż, znowu optymalnym rozwiązaniem jest wskazanie obu wspólników z adnotacją, że wspólnie prowadzą działalność gospodarczą. Ale jakiekolwiek rozwiązanie, które jasno obejmie obu wspólników, będzie zapewne możliwe do zaakceptowania.