O kopii oferty

Jako że piękne okoliczności przyrody trwały cały ostatni tydzień i wyjątkowo nie sprzyjały skupieniu nad bardziej skomplikowanymi problemami (w szczególności ujawnionym światu projektem nowelizacji Pzp), na tapetę trafił temat trzymany w kolejce na taki właśnie trudniejszy czas. A chodzi znowuż o sprawę dość prozaiczną, spotykaną w zamówieniach publicznych nieoczekiwanie często: o stawiany przez zamawiających wymóg składania wraz z ofertą jej kopii (papierowej lub elektronicznej) albo wręcz składania oferty w kilku egzemplarzach (tak jakby zamawiający potrzebował do czegoś kilku oryginałów).

Pozornie wymóg taki niejednokrotnie wydaje się logiczny. Ma ułatwić pracę, przyspieszyć procedurę. Bo zamawiający to też ludzie, którzy podzielą się pracą dzieląc się egzemplarzami oferty (nikt nie będzie musiał czekać na to, aż ktoś inny z daną ofertą skończy). Albo będą chcieli robić sobie notatki na materiale, na którym pracują, a nie wypada tego robić na oryginale oferty. Albo po prostu będą chcieli uprościć sobie sprawę jeszcze bardziej, rozsyłając elektroniczne kopie ofert wszystkim zainteresowanym albo w jakiś automatyczny sposób sprawdzając kalkulacje wykonawców.
Czytaj dalej

O korektorze i innych barbarzyństwach

Swoją karierę zamówieniową zaczynałem na stanowisku nietypowym, zamówieniowo-księgowym. Więcej tam było zamówień niż reszty, jednak parę nawyków księgowych we mnie wpojono. M.in. na moją prywatną czarną listę trafiło narzędzie zwane korektorem. Bo w księgowości na papierach (a były to czasy papierów jeszcze) nie mazia się – jeśli coś było źle zaksięgowane, księguje się jeszcze raz. A jeśli już innego wyjścia nie ma, powinno się poprawkę wprowadzać tak, aby było wiadomo co było przed, co było po i kto poprawił.

Takie poprawianie w zamówieniach to jednak też problem – szczególnie gdy mowa o poprawianiu oferty. Nie chodzi mi tu o poprawki wynikające z art. 87 ustawy Pzp, dokonywane przez zamawiającego po otwarciu ofert (swoją drogą, nie powinny polegać na kreśleniu po ofercie, ale na sporządzaniu odpowiednich oświadczeń o poprawie omyłek, przekazywanych wykonawcom), ale o poprawki, jakie każdy zamawiający prędzej czy później napotka naniesione w złożonej ofercie. Tu data poprawiona, tam cena, gdzie indziej jeszcze jakaś inna poprawka w treści oferty. W różnych technikach – np. korektor i nowa treść na korektorze, albo skreślenie, obok nowa treść i parafka jakiegoś mniej lub bardziej anonimowego autora poprawki.
Czytaj dalej

O nieszczęśliwych interpretacjach zmiany oferty

Kilka lat temu pisałem na łamach „Szponów” o praktycznym podejściu do procedury wycofania oferty. Owszem, dostrzegałem pewien problem w praktyce stosowania przepisów, ale nie sądziłem, aby nabierał on znaczenia decydującego o wyniku postępowania. Wydawało się, że chodzi tylko o szczegóły techniczne, kwestie dokumentowania itp. Pomyliłem się. Rok temu, poszukując materiałów na inny temat natknąłem się na kilka wyroków, które dowiodły, że niestety czasami w zamówieniach z igły robi się widły, a niektóre oczywistości niekoniecznie trafiają pod zamówieniowe strzechy.

Pierwszy z tych wyroków KIO wydało 19 października 2012 r. (sygn. akt KIO 2151/12). Zamawiający odrzucił tam ofertę wykonawcy (a raczej dwie oferty) na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 Pzp w związku z art. 82 ust. 1 Pzp – albowiem uznał, iż wykonawca złożył dwie oferty. Problem w tym, że wykonawca istotnie, złożył dwie oferty, ale wraz z drugą – wewnątrz opakowania – złożył także oświadczenie (prawidłowo podpisane etc.) o wycofaniu pierwszej oferty. Na pewno konsternację zamawiającego wzbudził fakt, że nie widział o wycofaniu i obie oferty podczas otwarcia otworzył. Stojąc wobec tak nieoczekiwanego zdarzenia uznał, że wykonawca nie dochował wymogów przewidzianych w SIWZ (opakowanie należało oznaczyć adnotacją „ZMIANA” lub „WYCOFANIE”) i w związku z tym oświadczenie o wycofaniu pierwszej oferty dotarło do niego za późno – bo zgodnie z art. 61 kc. „Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią”. I uznał w związku z tym, że pierwszą ofertę wycofano po terminie składania ofert czyli nieskutecznie.
Czytaj dalej

O dwóch ofertach jednego wykonawcy

W ostatnim numerze pewnego miesięcznika zamówieniowego, którego wydawca, swoją drogą, zaszczycał mnie swego czasu wyjątkowo irytującą ilością telefonów zachęcających mnie do udziału w szkoleniach czy zakupu jego wydawnictw – osiągając efekt wręcz przeciwny do zamierzonego; swoją drogą nie wiem czemu zawdzięczam ostatni okres spokoju, być może wreszcie udało mi się przekonać sekretariat, że jak ktoś prosi o rozmowę z działem zamówień publicznych bez konkretnego problemu, nazwiska lub przetargu, powinien być spuszczany o brzytwie, a nie łączony… No więc, w ostatnim numerze owego miesięcznika, ukazał się kolejny z cyklu felietonów Haliny Olszowskiej, którego temat nieco mnie poruszył. Do owych felietonów chętnie sięgam, zwykle bowiem autorka piętnuje takie cechy uczestników zamówieniowego rynku, które faktycznie rażą (czasami co prawda owe piętnowanie wydaje mi się na wyrost, ale to nieco inna bajka). Ich wymowa jest dość smutna, wskazuje, iż mimo że już wkrótce zamówieniom w Polsce „stuknie” 20 lat, wciąż poziom rozpowszechnienia właściwych praktyk wśród uczestników rynku nie jest dostateczny. Choć – to już moje osobiste wrażenie – jednak rośnie, a ideału nigdy nie osiągniemy :)

Tym razem jednak napiętnowano coś, co mnie ogromnie zaskoczyło. Mianowicie chodziło o złożenie w jednym postępowaniu odrębnych ofert przez wykonawcę oraz przez konsorcjum z udziałem tego wykonawcy (względnie przez dwa konsorcja z udziałem m.in. tych samych wykonawców). I zdziwiło mnie twierdzenie, iż takie działanie nie narusza art. 82 ust. 1 Pzp, bo przecież skład „osobowy” owych wykonawców się różni, a zatem każdą z ofert złożył inny, a nie ten sam wykonawca. I nie ma podstaw do odrzucenia żadnej z ofert.
Czytaj dalej

O sposobie porozumiewania się i sposobie składania ofert

W ubiegłym tygodniu podpisana została umowa kończąca przetarg ograniczony, który trwał niemal dokładnie półtora roku. Jakiś rok temu odbyło się w tym postępowaniu zebranie wykonawców, podczas którego jeden z uczestników zapytał się, czy zamawiający nie mógłby publikować odpowiedzi na pytania na stronie internetowej. Jest to norma w przypadku przetargu nieograniczonego, natomiast w przetargu ograniczonym, gdy znani są wykonawcy zaproszeni do składania ofert, odpowiedzi na pytania przekazuje im się bezpośrednio. Sytuacja tutaj była dość prosta, wystarczyło po prostu poprosić o wskazanie dodatkowych adresów e-mail do wysyłania odpowiedzi, aby wykonawców zadowolić. Ze strony zamawiającego – nic bowiem nie stoi na przeszkodzie wysłać pod dziesięć adresów zamiast pięciu.

Bywa jednak, że zamawiający podchodzą do elektronicznego przekazywania informacji z wyjątkową niechęcią. W ostatnim Informatorze UZP znalazłem nieoczekiwanie informację o opublikowanym we wrześniu przez UZP projekcie planu informatyzacji zamówień publicznych (czysty zbieg okoliczności, temat akurat był zaplanowany, a ów plan znakomicie go uzupełnia). Znalazłem tam informację o wyniku badań prowadzonych przez UZP wraz z Uniwersytetem Łódzkim: 68% zamawiających dopuszcza elektroniczną formę komunikacji z wykonawcami. Tylko 68%. Dlaczego? Wszak to ogromne ułatwienie życia, nie tylko dla wykonawcy, ale i dla samego zamawiającego.
Czytaj dalej

O poprawkach dokonywanych przez wykonawców w ofertach

Były kiedyś czasy, gdy forma oferty była niezwykle ważna. Brak ponumerowania stron był niemal tragedią. Szczęściem, z czasem świat się zmienił, a przepisy wprost stanowią, że odrzuca się oferty za niezgodność z postanowieniami siwz jej treści, a nie formy. Jedyny wyjątek – wymóg dotyczący formy oferty – zawarty jest w art. 82 ust. 2 Pzp, który stanowi, że oferta ma być pod rygorem nieważności złożona na piśmie, chyba że zamawiający dopuści składanie ofert w formie elektronicznej, podpisanej za pomocą odpowiedniego, magicznego podpisu elektronicznego o bardzo długiej nazwie. Swoją drogą, biorąc pod uwagę dopuszczoną kodeksowo równoważność podpisu odręcznego z podpisem magicznym, wydaje się, że Prawo zamówień publicznych jest nieco nie na czasie – być może jednak wynika to z faktu, że w przypadku formy elektronicznej trudno zabezpieczyć ofertę przed przedwczesnym otwarciem. Jeśli jednak wykonawcy nie będzie to przeszkadzać – dlaczegoż by mu tego zabraniać?

Nie o tym jednak dzisiaj będzie. Zamawiający zwykle zamieszczają w specyfikacji istotnych warunków zamówienia pewne regulacje dotyczące formy oferty wykraczające poza jej pisemność. A to, że sporządzona czytelnie i trwale, a to, że zszyta, a to, że w kopercie, itd. itd. Postanowienia te zwykle mają wagę zaleceń – ich dotrzymanie ułatwia życie, zaś konsekwencje niedotrzymania nie powinny obciążać zamawiającego (np. w przypadku złego opisania koperty). Oczywiście, bywa że dotrzymywanie ich w nadmiernym stopniu życie utrudnia (szczególnie wszelakiego rodzaju plomby, które utrudniają rozłożenie oferty na czynniki pierwsze w celu prostszego jej kopiowania/skanowania). Obok wspomnianych powyżej zaleceń dość często pojawia się zobowiązanie wykonawcy do składania podpisu/parafy osoby upoważnionej w miejscach, w których dokonał poprawek.
Czytaj dalej

Jedna oferta czy dwie oferty?

Był sobie raz wykonawca, który postanowił zrobić zamawiającemu „dobrze”. Przeczytał specyfikację istotnych warunków zamówienia, obejrzał dokładnie projekt i stwierdził, że – jego zdaniem – dało się to zrobić lepiej i taniej, niż wymagał tego zamawiający. Być może miał nawet rację, ale tej kwestii osobiście rozstrzygnąć nie potrafię, a będziemy tu mówić wyłącznie o kwestiach związanych ze stosowaniem Pzp.

Tak więc wykonawca chciał zaproponować zrobienie czegoś lepiej. Nie wiedzieć czemu, nie zwrócił się do zamawiającego przed otwarciem ofert z wnioskiem o zmianę specyfikacji. Zamiast tego złożył po prostu ofertę, sporządzoną zgodnie z wymaganiami zamawiającego, ale dorzucił do tego dokument, który zatytułował „oferta – wersja alternatywna” (w którym podał inną cenę i do którego dodał alternatywną wersję kosztorysu ofertowego). Na pierwszy rzut oka sprawa wydawała się jasna: odrzucenie oferty na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 82 ust. 1 Pzp – oferta niezgodna z ustawą, gdyż wykonawca ma prawo do złożenia tylko jednej oferty, podczas gdy ten złożył dwie. Gdyby jednak tak było faktycznie, szkoda byłoby mi czasu na pisanie tej notki :) Pozory czasami mylą, o czym warto pamiętać także w zamówieniach publicznych.
Czytaj dalej