Proces udzielania zamówień po stronie zamawiającego to zabawa zwykle wymagająca udziału grupy osób. Potrzebny jest ktoś, kto ogarnia procedurę (zamówieniowiec), ktoś, kto ogarnia przedmiot zamówienia (merytoryczny), a do tego dochodzi zwykle kilka innych ofiar – prawnik i księgowy to zapewne minimum, a i nie można zapomnieć o tym, kto to wszystko zatwierdza, czyli kierowniku zamawiającego lub jego pełnomocniku. Oczywiście, liczba ludzi zależy od wielkości wyzwania – przy większym wyzwaniu będzie potrzeba większego zaangażowania, choćby po to, aby można było uzupełniać wiedzę z różnych źródeł i krzyżować różne punkty widzenia. Zwłaszcza tam, gdzie potrzeba specjalistycznej wiedzy merytorycznej z kilku obszarów. Część z tych osób może pochodzić spoza organizacji – głównie są to właśnie specjaliści występujący czasami w roli członków komisji, czasami biegłych, a czasami bez tak oficjalnych ról, ale i tak potrzebnych.

Kluczowe osoby z tego procesu są zgromadzone w komisji przetargowej – zwykle co najmniej zamówieniowiec i najbardziej zaangażowane osoby merytoryczne. Kto stoi na czele? Zetknąłem się w praktyce zarówno z zamawiającymi stawiającymi w tej roli zamówieniowca, jak i takimi, u których w komisjach rządzi osoba merytoryczna. I trudno wskazać z góry, która opcja jest lepsza. Wiele zależy od kompetencji i zaangażowania poszczególnych osób, wiele też zależy od kultury organizacyjnej zamawiającego i panujących u niego przyzwyczajeń (a te przyzwyczajenia przekładają się na procedury i w pewnym stopniu wygładzają ścieżki). Jednak z moich prywatnych doświadczeń wynika, że nawet w modelu z osobą merytoryczną w roli przewodniczącego, motorem napędzającym komisję często jest zamówieniowiec. To on inicjuje poszczególne etapy postępowania, to on zwykle ogarnia pomysły (i hamuje te idące za daleko) i przelewa je na papier.

Oczywiście, na starcie zwykle są dokumenty merytoryczne – co najmniej opis tego, co się kupuje i obliczenie, ile to jest warte. Te dokumenty mogą ulegać zmianom (czasami są one konieczne, zarówno z formalnego punktu widzenia, jak i merytorycznego, bo tu świeże oko może wychwycić braki czy sprzeczności), ale stanowią one bazę dla pozostałych – z których głównymi są specyfikacja i projekt umowy. Zwykle w teorii stanowią one efekt pracy komisji (np. merytoryczni określają warunki udziału, bo znają przedmiot zamówienia i rynek, a zamówieniowcy określają dokumenty na ich potwierdzenie), ale w praktyce – ktoś musi przecież zacząć. Specyfikację zapewne napisze zamówieniowiec (na bazie jakichś podstawowych danych wyjściowych od merytorycznych), ale kto napisze umowę?

I tu znowu wchodzimy na pole „to zależy od organizacji”. Czasami to będzie prawnik, czasami osoba merytoryczna, czasami zamówieniowiec. Kto jest do tego najbardziej predystynowany? To znowu zależy w dużej mierze od kwestii indywidualnych, ale nie da się stworzyć dobrej umowy bez odrobiny wiedzy o przedmiocie zamówienia, jak i bez odrobiny wiedzy o aspektach prawniczych (nie wspominając o rozliczeniach). Jeśli zatem to jedna osoba ma zaczynać, to czasami pada na tego pośrodku, czyli zamówieniowca. Ktokolwiek jednak nie zacznie, to reszta powinna też w tym swoje palce pomaczać. Choćby sprawdzić, a może i przedyskutować.

Jak pracować? Cóż, metody są różne, ale z mojego doświadczenia wynika, że chyba najrozsądniejszym kompromisem jest przesłanie przygotowanych materiałów, zebranie/zaznaczenie tematów wymagających szczegółowego omówienia, a następnie spotkanie się w celu ich załatwienia. Bywają zamawiający, gdzie takich spotkań nie ma, wszystko załatwia się w drodze korespondencji – jasne, czasami trudno znaleźć czas, który pasuje wszystkim, ale mam wrażenie, że w modelu korespondencyjnym trudniej o wzajemne zrozumienie, łatwiej o usztywnione stanowiska, a nade wszystko albo zabierze to więcej czasu niż spotkanie, albo da gorszy efekt (bo tak naprawdę nie wymienia się myśli). Oczywiście, jeśli pracuje się na spotkaniach, 100-procentowa obecność jest trudno osiągalnym ideałem, w praktyce najczęściej oba modele się w pewnym stopniu łączy (np. nie ściąga się na nie księgowego, chyba że jego rola w danym zamówieniu jest naprawdę istotna). Wyjątkiem bywają sytuacje, w których postępowania są na tyle oczywiste (najczęściej powtarzalne), że tak naprawdę nie jest wiele do omówienia – ale nawet wtedy warto się spotkać choć na chwilę, aby sprawdzić, czy przypadkiem nie pojawiły się nowe potrzeby albo nowe pomysły.

Jednak w pewnym momencie potrzeba spotkań maleje. One sprawdzają się na etapie przygotowania dokumentów zamówienia, udzielania wyjaśnień itp., ale od momentu złożenia ofert zaczynają w moim odczuciu w większości przypadków być stratą czasu. Owszem, merytoryczny sprawdzi, czy wykonawca zaoferował to co trzeba, czasami oceni oferty w subiektywnych kryteriach, księgowy podeśle potwierdzenia wpłat wadium, ale w gruncie rzeczy od tego momentu większość roboty spocznie na głowie zamówieniowca, który równie dobrze może przygotowywać projekty dokumentów i pytać resztę, czy nie mają jakichś uwag. Na tym etapie takie postępowanie jest chyba najszybsze i najbardziej efektywne.

Jak dokumentować spotkania? Cóż, zawsze byłem zwolennikiem sporządzania z nich jakiegoś podsumowania. Z kilku różnych powodów. Po pierwsze – kierownik zamawiającego powinien mieć zapewnioną jakąś ścieżkę audytu postępowania komisji. Powinien poznać motywy różnych działań, pod którymi przecież się podpisuje. Wiadomo, nie chodzi o zapisywanie każdego słowa, ale o kluczowe problemy, a na koniec – o rekomendacje. Trzeba bowiem pamiętać, że komisja nie jest ciałem, które samo dokonuje jakichkolwiek czynności w postępowaniu – ona je tylko rekomenduje. Drugi powód to kiepska pamięć. Czasami już pod koniec postępowania osoby w nim uczestniczące nie pamiętają jego początków i motywów, które stały za poszczególnymi decyzjami. A co będzie za rok, dwa lub trzy, gdy pojawi się kontrola? Nie tylko pamięć będzie słabsza, ale może też się okazać, że te osoby, które maczały palce, są już niedostępne. W takiej sytuacji takie krótkie choćby podsumowanie bywa bezcennym materiałem ułatwiającym zrozumie motywów działania, bez konieczności analizowania postępowania od podszewki i dokopywania się do panujących w tamtym czasie interpretacji przepisów.

Warto też zastanowić się nad osobą wskazaną do kontaktu z wykonawcami. To osoba, do której wykonawcy niekiedy dzwonią i zadają rozmaite pytania. Wiadomo, mamy zasadę pisemności postępowania, a zatem pytania, które mogą mieć znaczenie dla wszystkich wykonawców, powinny doczekać się odpowiedzi wyrażonej pisemnie (nawet jeśli pytanie w taki sposób nie zostało zadane) i udostępnionej wszystkim zainteresowanym, najlepiej jednocześnie. Bywają jednak też pytania oczywiste, na które można odpowiedzieć wskazując przepis ustawy lub zapis SWZ. I znów mam wrażenie, że to chyba zamówieniowiec jest najlepiej dostosowany do takich kontaktów. To on może mieć największe wyczucie co do ustawowych zasad. Ba, czasami jego niewiedza może być atutem – sam zwykle nie posiada na tyle dużej wiedzy merytorycznej, aby pójść w głębsze wyjaśnienia, musi więc kogoś zapytać, a w efekcie mniejsza jest pokusa, aby przez telefon od razu udzielić komuś wiedzy (która może okazać się języczkiem u wagi). Ta osoba stanowi coś w rodzaju filtra, wstępnie oceniającego problemy i hierarchizującego je, a następnie zbierającego konieczne odpowiedzi.

Oczywiście, sytuacje bywają różne. Bywają postępowania, w których komisji się nie powołuje (choć to zapewne zdecydowana mniejszość), ale nawet i wtedy potrzebna jest współpraca tych samych osób – tylko ta współpraca nie jest aż tak sformalizowana.

Co jest najważniejsze? Nieprzesadzanie z formalizmem, ale i niezapominanie o tym, że jakiś papier się przyda. Pomysły z różnych stron i wyciąganie z nich czegoś, co uczyni postępowanie bardziej efektywnym. Szukanie złotego środka i używanie zdrowego rozsądku.

A kto wie, jak to będzie wyglądało już za moment. Bo tekst ten powstaje w chwili, gdy do gry wkracza nowy aktor, który może pomóc i zredukować liczbę ludzkiej pracy – AI. Czy pomoże? Z pewnością, do pewnego stopnia, ważne jednak, by był wykorzystywany z głową (o tym było już w szponach, a pewnie i będzie, bo to przecież sprawa rozwojowa).

PS Długi majowy weekend w tym roku w tym roku nie taki znowu długi, bo tylko trzydniowy, ale w moim przypadku zacznie się już w środę. Dlatego szanse na tekst w kolejny poniedziałek są mizerne – zapewne szpony ponownie zostaną nakarmione 11 maja :) Z drugiej strony – rozmiar dzisiejszego tekstu przekroczył szponowe standardy, można więc powiedzieć bez większego nadużycia, że mamy podwójne wydanie ;)