O kopii oferty

Jako że piękne okoliczności przyrody trwały cały ostatni tydzień i wyjątkowo nie sprzyjały skupieniu nad bardziej skomplikowanymi problemami (w szczególności ujawnionym światu projektem nowelizacji Pzp), na tapetę trafił temat trzymany w kolejce na taki właśnie trudniejszy czas. A chodzi znowuż o sprawę dość prozaiczną, spotykaną w zamówieniach publicznych nieoczekiwanie często: o stawiany przez zamawiających wymóg składania wraz z ofertą jej kopii (papierowej lub elektronicznej) albo wręcz składania oferty w kilku egzemplarzach (tak jakby zamawiający potrzebował do czegoś kilku oryginałów).

Pozornie wymóg taki niejednokrotnie wydaje się logiczny. Ma ułatwić pracę, przyspieszyć procedurę. Bo zamawiający to też ludzie, którzy podzielą się pracą dzieląc się egzemplarzami oferty (nikt nie będzie musiał czekać na to, aż ktoś inny z daną ofertą skończy). Albo będą chcieli robić sobie notatki na materiale, na którym pracują, a nie wypada tego robić na oryginale oferty. Albo po prostu będą chcieli uprościć sobie sprawę jeszcze bardziej, rozsyłając elektroniczne kopie ofert wszystkim zainteresowanym albo w jakiś automatyczny sposób sprawdzając kalkulacje wykonawców.

Co jednak, gdy wykonawca nie posłucha? Niektórzy zamawiający przesadzają – dowodem przykład podany w informacji Prezesa UZP o kontrolach zamówień współfinansowanych z funduszy unijnych w 2013 r. (punkt IV.2.5). Zamawiający wymagał elektronicznej kopii kosztorysu ofertowego oraz złożenia wraz z ofertą pisemnego oświadczenia o zgodności tej elektronicznej kopii z papierowym oryginałem. Wykonawca wrzucił do oferty płytkę CD, ale zapomniał nagrać na niej pliku. Zamawiacz odrzucił ofertę z tego powodu na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 Pzp. Oczywiście niesłusznie – wszak nie chodzi tu o treść oferty, ale o formę – bo przedmiar w ofercie był, papierowy.

Odrzucać zatem oferty w przypadku niedochowania takiego wymogu zamawiający oczywiście nie powinien. Ale czy powinien w ogóle wystawiać się na ryzyko związane z pracą na kopii oferty sporządzonej przez wykonawcę? Bo przecież to jest ryzyko. Kopia nie musi być idealna. Może być wykonana z oferty, w której potem wykonawca wprowadził jakąś poprawkę, może być wykonana przez roztrzepanego stażystę (i w efekcie pomijać jakiś jej element), może wreszcie być nieczytelna (bo w oryginale mamy szkic z linią wrysowaną na żółto, która w kopii już się nie pojawiła). I to nie jest ryzyko pomijalne (w początkach swojej kariery zawodowej z takim przypadkiem się zetknąłem). Jak zamawiający może oprzeć jakiekolwiek ustalenia właśnie na kopii?

Oczywiście, można tłumaczyć, że każdy problem znaleziony w kopii można zweryfikować w oryginale oferty. Ale co, jeśli analizowana kopia nie obejmuje jakiegoś elementu, w którym właśnie taki problem występuje? Osoba, która taką kopię przeglądała, nigdy nie będzie świadoma tego problemu… A co gorzej, jeśli zamawiający nie wymaga oferty i jej kopii, ale po prostu dwóch jej egzemplarzy i dostaje dwa podpisane, ale niezgodne ze sobą – których z nich jest tym właściwszym? W wielu wypadkach można wnioskować zakładając określoną wolę wykonawcy (wtedy gdy jeden z egzemplarzy jest zgodny z siwz, a drugi nie), ale po pierwsze – nie zawsze, po drugie – wymaga to zawsze uzasadnienia. Takie ściąganie sobie problemów na własne życzenie.

Nie jestem przeciwnikiem ułatwiania sobie życia czy elektronicznej komunikacji. Przeciwnie, nie mogę się doczekać, kiedy w zamówieniach pożegnamy się z papierami. Ale póki oryginał jest papierowy (chyba że mamy dopuszczoną wersję elektroniczną zgodnie z rzadko używanym dobrodziejstwem wymienionym w drugiej części art. 82 ust. 2 Pzp), trzymać się trzeba tego oryginału. A kopia na wewnętrzne potrzeby – cóż, niech zamawiacz sam ją zrobi, będzie przynajmniej miał pewność, że robi kopię z czegoś, co faktycznie zostało złożone.

Ps. Cóż, mogę powiedzieć, że i mnie coś takiego w roli zamawiacza się zdarza, ale w ograniczonym zakresie. W negocjacjach z ogłoszeniem, w ofercie wstępnej nieraz zamawiacz prosi o uwagi do przedłożonych dokumentów (np. wzoru umowy). I faktycznie łatwiej potem na nich pracować w toku negocjacji, gdy są one złożone w formie elektronicznej, w jakimś edytowalnym formacie. Ale pamiętajmy, że to nie jest żaden wiążący materiał, że jeśli coś się między papierem a dokumentem elektronicznym nie zgadza – wyjdzie to podczas negocjacji i nikt na tym nie straci.

2 komentarze do: “O kopii oferty

  1. Myślę że obawa przed żądaniem kopii oferty z uwagi na możliwe przeoczenie jakiegoś dokumentu (czy samej tylko strony) jest przesadna. Z kopii korzysta się właśnie wtedy, gdy więcej niż jedna osoba sprawdza ofertę. W przypadku wykrycia braku czegokolwiek w kopii oferty, sprawdza się jak jest w oryginale. Porównując te dwa dokumenty ale wyłącznie pod kątem znalezionych nieprawidłowości oszczędza się bardzo dużo czasu. W potencjalnej sytuacji, gdy jakiś dokument jest w kopii ale nie ma go w oryginale, również nie powinno być problemu z ustaleniem takiej rozbieżności bo przecież oferta oryginalna jest zawsze ” w ruchu” i ktoś na niej pracuje. Przy 15 ofertach na budowlankę z długimi przedmiarami kopiowanie jest bardzo uciążliwe. Do tego pytanie jak skopiować ofertę która jest zgrzana lub zszyta w taki sposób że istnieje ryzyko jej uszkodzenia w czasie kopiowania? Wykonawca który drukuje ofertę ma dużo bardziej uproszczoną sprawę z jej skopiowaniem. Uważam, że nie ma co przesadzać z obawami i warto prosić o kopię oferty. Szczególnie, że w razie np. zaginięcia oryginału oferty (co się czasami może zdarzyć) zawsze może ostać się kopia.

    • Cóż, w przypadku oceny merytorycznej jedna kreska inaczej postawiona może skutkować rozbieżnościami w ocenie. Natomiast co do kopiowania oferty – cóż, nie wyobrażam sobie nie posiadać jej elektronicznej kopii, niezależnie od sposobu jej sporządzenia. I choć widziałem różne wynalazki, mniej lub bardziej kłopotliwe, to żadnego uniemożliwiającego sporządzenie takiej kopii. Ileż mniej kłopotu z udostępnianiem wykonawcom, odwołaniami, kontrolami, a nawet zwykłą pracą (cóż, nie zawsze pracuje się przy jednym biurku, a niekiedy niestety na wakacjach albo w domu). I z utęsknieniem wyglądam czasów, gdy oferta po prostu będzie elektroniczna :)

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.