Pamiętam czasy, gdy w zamówieniach podpis był świętością. Czasy, gdy zamawiający wymagali w specyfikacjach, aby każdy dokument oferty był podpisany, każda strona była zaparafowana. Brak jakiejś parafki oznaczał kłopoty, często nie do przezwyciężenia. To stąd potem wzięła się jedna z ważnych zmian ustawy – doprecyzowano, że niezgodność oferty z SWZ skutkuje odrzuceniem oferty, o ile dotyczy jej treści.

Dziś jesteśmy w zupełnie innym świecie. Pomijając fakt, że z papieru przeszliśmy w świat wirtualny, to zaszły też inne zmiany. I okazało się, że w ofercie (a raczej – w dokumentach składanych przez wykonawcę zamawiającemu) nie każdy dokument musi być podpisany. Część takich przypadków wynika z przepisów odnoszących się bezpośrednio do określonych dokumentów, stwierdzających, że pobrany z odpowiedniego miejsca w sieci wydruk nie wymaga podpisu, albo że pewne instytucje mogą wystawiać swoje dokumenty w takiej formie (mam wrażenie, że w „szponach” było o tym więcej niż raz, ale w tym momencie tylko jeden taki tekst znalazłem – sprzed blisko trzynastu lat, gdy takie sprawy były nowinką).

Dziś możliwość pojawienia się dokumentu bez podpisu (w obecnych czasach – podpisu elektronicznego) nie jest już niczym niezwykłym. W zakresie podmiotowych środków dowodowych mamy wprost przepisy rozporządzenia, które takie przypadki sankcjonują: wykonawca podpisuje sporządzone przez siebie dokumenty, podpisuje cyfrowe odwzorowania dokumentów sporządzonych w formie papierowej, ale jeśli dokument został wystawiony w postaci elektronicznej przez inny podmiot (inny niż wykonawca, konsorcjant czy podmiot udostępniający zasoby), przekazuje go w oryginale i podpisywać nie musi. Nie ma jednak nigdzie mowy o tym, że ów oryginalny dokument elektroniczny musi być podpisany przez wystawcę. Jeśli wykonawca dostaje od innego podmiotu dokument w postaci elektronicznej bez elektronicznego podpisu (ot, choćby referencje będą miały postać maila), podpisywać ich nie musi. Jasne, zwykle wykonawca coś takiego podpisuje, bo dorzucenie jednego podpisu nic go nie kosztuje. Ale nie musi.

W przypadku szeregu innych dokumentów nie mamy aż tak szczegółowych reguł. Przykładowo, żadne rozporządzenie ani żaden przepis ustawy nie normuje formy składanych przedmiotowych środków dowodowych. Skoro tak, obowiązuje ogólna zasada pisemności, czyli zapewnienia utrwalenia i możliwości odczytania (ani tam słowa o podpisie). I to poniekąd ma sens – jeśli karta katalogowa producenta jest dokumentem „w oryginale” niepodpisanym – cóż, tak po prostu jest i może zostać. Ale znowu – wykonawcy zwykle podpisują, bo to dla nich nie problem, a niektórzy zamawiający tego oczekują.

Oczywiście, jest jeszcze trzecia grupa dokumentów – oferta i oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Do nich z kolei stosuje się wyraźny przepis ustawy nakazujący podpisać je i to określonym rodzajem podpisu elektronicznego. Przy niektórych dokumentach zaczynamy się zastanawiać, czy nie są one elementami oferty sensu stricto – i nie podlegają tym samym obostrzeniom.

PS A swoją drogą zastanawiam się, jak często w dzisiejszych czasach w imię zdrowego rozsądku przymykamy oko na fakt, że jako cyfrowe odwzorowania traktujemy dokumenty, które nigdy formy papierowej nie miały, ale ktoś wkleił do nich obrazek ze skanem odręcznego podpisu.