Dziś o sprawie w sumie bardzo drobnej, ale zarazem takiej, która może utrudnić mocno życie uczestnikom postępowania. Chodzi o formę, w jakiej zamawiający powinien dokonywać zmiany dokumentów zamówienia. O pewnych aspektach takich zmian zdarzało mi się już w „Szponach” pisać – na przykład przed czterema laty o tym, że zamawiający odpowiadając na pytania wykonawcy i udzielając odpowiedzi zmieniających czy uszczegóławiających warunki wynikające z dokumentów zamówienia, powinien opisać, w jaki sposób te zapisy się zmieniają. Nie wystarczy odpowiedź na pytanie, konieczne jest wskazanie, jak konkretnie zmienia się brzmienie zapisów SWZ i załączników do niej.

Jak to zrobić? Cóż, najprostszym rozwiązaniem (wzorowanym zresztą na rozwiązaniach stosowanych przez ustawodawcę) jest wskazywanie miejsca, którego zmiana dotyczy i wskazywanie, jaki tekst zostaje z dokumentów usunięty, a jaki dodany. Konkretne wskazania punktów, konkretne cytaty. Robiąc w ten sposób zamawiający unika wszelkich wątpliwości, jakie brzmienie mają dokumenty zamówienia po zmianie (no, chyba że popełni jakieś dodatkowe błędy, np. wskaże błędne punkty albo w tym samym piśmie ten sam zapis zmieni na dwa różne sposoby).

Byłem przekonany, że już kiedyś o tym w „szponach” pisałem. Jednak poszukiwania w tekstach z 14 lat nie przyniosły żadnego efektu, a temat to wart poruszenia i aktualny praktycznie „od zawsze”. A chodzi o niezwykle irytującą wykonawców i wprowadzającą do postępowań zamówieniowych sporą dawkę chaosu praktykę niektórych zamawiających – polegającą na zmienianiu treści SWZ bez określenia konkretnych zmian, wyłącznie poprzez odpowiedź na pytanie.

Oczywiście, odpowiadanie na wnioski o wyjaśnienie SWZ to najbardziej naturalna sytuacja, w której zmiana SWZ może nastąpić. Chodzi jednak o sposób, w który się to robi. Bo warto, aby odpowiadając na pytanie „Co zamawiający miał na myśli?” napisać nie tylko „Miał na myśli to i to”, ale także: „w związku z tym zamawiający zmienia punkt taki a taki SWZ poprzez dodanie/wykreślenie/zamianę itd.”. Nie ma potrzeby dołączać do tego ujednoliconej wersji dokumentu, choć to miły gest wobec wykonawców (a niekiedy, przy dużej ilości zmian, wręcz pożądany, choćby dla samego zamawiającego – aby odpowiadając na kolejne pytania albo dokonując kolejnych zmian, uniknął posługiwania się nieaktualnym brzmieniem zapisów).

Każdy się myli i wyjątkiem nie są tu zamawiający. Czasami trudno doszukiwać się winy, bo dokumenty przetargowe zwykle są obszerne i trudno dopilnować, aby wszystko się co do joty zgadzało – było jednoznaczne i wyczerpujące, dokładne i zrozumiałe, tak jak oczekuje tego ustawodawca zgodnie z art. 99 ustawy Pzp. To z tego powodu ustawodawca przewidział możliwość wnioskowania do zamawiającego o wyjaśnienie treści SWZ. Wykonawcy używają tego instrumentu w różnych celach. Czasami za pomocą pytań chcą doprowadzić do zmiany wymagań, które im nie odpowiadają, ale podstawowym celem procedury wyjaśniania SWZ jest danie szansy zamawiającemu na wyeliminowanie błędów zauważonych przez podmioty chcące złożyć oferty.

Wszak to wykonawca zainteresowany realizacją zamówienia najprędzej znajdzie jakieś nieścisłości w tym, co zamawiający mu udostępnił i będzie zainteresowany ich wyeliminowaniem, aby prawidłowo skalkulować ofertę. Wykonawca występuje zatem w roli kontrolera (działającego w swojej własnej sprawie), a zamawiający – z takich pytań, zmierzających do wyeliminowania nieścisłości w dokumentach zamówienia, powinien się tylko cieszyć. Bo przecież taka nieścisłość to w przyszłości potencjalne źródło kłopotów przy realizacji zamówienia, konfliktów, a w skrajnym przypadku taki pozostawiony za sobą byk może doprowadzić do nieosiągnięcia celów, zakładanych na starcie postępowania.
Czytaj dalej →