O regulaminach

Wewnętrzne regulaminy, procedury u zamawiających to niezwykle pożyteczna rzecz, a w większych organizacjach – wręcz niezbędna. Wszak jeśli spraw jest dużo, to nie można zdawać się na fantazję, ale trzeba określić schematy postępowania, powtarzalne, pozwalające na weryfikację na każdym etapie, regulujące podział obowiązków i odpowiedzialności. I to nie tylko tam, gdzie mowa jest o postępowaniu ustawowym, w którym obowiązek określenia zasad pracy komisji przetargowej wynika z ustawy (i najczęściej pojawia się to w postaci jakiegoś stałego regulaminu). Tak będzie także przy realizacji postępowań, do których ustawy się nie stosuje (których przecież zwykle jest znacznie więcej niż tych ustawowych), tak bywa także niekiedy przy okazji innych procedur takich jak wstępne konsultacje rynkowe.

No dobrze. W przypadku postępowań ustawowych treścią takiego regulaminu są sprawy wewnętrzne, które nie powinny interesować wykonawców. Samą procedurę i wszystko co może się wydarzyć na linii zamawiający – wykonawca, reguluje nam ustawa. Znajdziemy zatem w wewnętrznych regulaminach informacje kto powołuje komisję przetargową, kto przygotowuje określone elementy dokumentów zamówienia, kto bada określone aspekty ofert i środków dowodowych, wreszcie w jaki sposób następuje obieg dokumentów i podejmowanie decyzji w organizacji. Rzeczy, które co do zasady nie mają znaczenia dla wykonawców – dla nich istotny jest efekt, czyli dokument pojawiający się na stronie postępowania albo kierowany bezpośrednio do nich stanowiący uzewnętrznienie woli zamawiającego. Dlatego sprawy wewnętrzne rzadko w postępowaniach przetargowych realizowanych na podstawie ustawy się przebijają.

Czytaj dalej

O głosowaniu

Przetarg to zabawa dla paru osób po stronie zamawiającego. Zwykle jest ich przynajmniej dwie: człowiek, który ma nieszczęście zajmować się zamówieniowymi procedurami (choć nie przeceniałbym jego przydatności ;)) i człowiek, który co nieco wie na temat przedmiotu zamówienia. Oczywiście, niekiedy mamy do czynienia z omnibusami albo z zamówieniami z zakresu zamówień publicznych i wtedy może być ich mniej, ale to sytuacja bardzo rzadka. Częściej mamy do czynienia z sytuacjami, gdy zaangażowanych ludzi jest więcej – szczególnie od strony merytorycznej, a już wyjątkowo szczególnie w przypadku projektów interdyscyplinarnych. Po prostu potrzeba składać do kupy wiedzę i doświadczenie kilku osób, aby uzyskać sensowny wynik. No i wychodzi z tego komisja przetargowa.

Oczywiście, nie jest tak, że każdy z tych ludzi jest sam sobie sterem, żeglarzem, okrętem. Wiedza każdej z tych osób w pojedynkę w warunkach zamówienia publicznego bywa może nie bezużyteczna, ale prowadząca na manowce. Aby przetarg „zadziałał” potrzeba tę wiedzę skumulować, połączyć. Trzeba dogadywać się, wymieniać informacjami, informować o nieprzekraczalnych ograniczeniach (ale i o możliwościach do wykorzystania). Zwykle jedna osoba z tym wszystkim sobie nie poradzi. I komisje przetargowe są tworzone właśnie po to, aby otrzymać zespół, który zadziała. Który z powodzeniem zrealizuje postępowanie, pamiętając o wszelkich potrzebach, ryzykach i niestety formalnościach. Sporo jest tutaj odpowiedzialności, bo każde przeoczenie może mieć fatalne skutki podczas późniejszej realizacji zamówienia.
Czytaj dalej