O regulaminach

Wewnętrzne regulaminy, procedury u zamawiających to niezwykle pożyteczna rzecz, a w większych organizacjach – wręcz niezbędna. Wszak jeśli spraw jest dużo, to nie można zdawać się na fantazję, ale trzeba określić schematy postępowania, powtarzalne, pozwalające na weryfikację na każdym etapie, regulujące podział obowiązków i odpowiedzialności. I to nie tylko tam, gdzie mowa jest o postępowaniu ustawowym, w którym obowiązek określenia zasad pracy komisji przetargowej wynika z ustawy (i najczęściej pojawia się to w postaci jakiegoś stałego regulaminu). Tak będzie także przy realizacji postępowań, do których ustawy się nie stosuje (których przecież zwykle jest znacznie więcej niż tych ustawowych), tak bywa także niekiedy przy okazji innych procedur takich jak wstępne konsultacje rynkowe.

No dobrze. W przypadku postępowań ustawowych treścią takiego regulaminu są sprawy wewnętrzne, które nie powinny interesować wykonawców. Samą procedurę i wszystko co może się wydarzyć na linii zamawiający – wykonawca, reguluje nam ustawa. Znajdziemy zatem w wewnętrznych regulaminach informacje kto powołuje komisję przetargową, kto przygotowuje określone elementy dokumentów zamówienia, kto bada określone aspekty ofert i środków dowodowych, wreszcie w jaki sposób następuje obieg dokumentów i podejmowanie decyzji w organizacji. Rzeczy, które co do zasady nie mają znaczenia dla wykonawców – dla nich istotny jest efekt, czyli dokument pojawiający się na stronie postępowania albo kierowany bezpośrednio do nich stanowiący uzewnętrznienie woli zamawiającego. Dlatego sprawy wewnętrzne rzadko w postępowaniach przetargowych realizowanych na podstawie ustawy się przebijają.

Problem w tym, że w przypadku postępowań pozaustawowych zamawiający chcący przygotować wewnętrzny regulamin często zawiera w nim nie tylko kwestie związane z wewnętrzną organizacją pracy, ale – wobec braku szczegółowych przepisów – także próbuje pisać małą ustawę. I wskazuje tam np. wytyczne do stosowania różnych trybów postępowania, opisuje na czym polegają itp. Oczywiście, wobec braku przepisów tego typu regulacje mają sens. Problem w tym, że jeśli potem zamawiający publikują czy wysyłają do wykonawców zapytania ofertowe, niekiedy do takich regulaminów w nich odsyłają. I wykonawca zamiast otrzymać na tacy informacje dotyczące postępowania w samym zapytaniu, musi przedzierać się przez regulamin, często „przerośnięty”, w poszukiwaniu informacji, które mogą mieć dla niego znaczenie. I jest to zupełnie inna sytuacja niż w przypadku ustawy – owszem, regulaminy rozmiarów ustawy nie przybierają (choć niektórzy zamawiający robią w tej kwestii co mogą), ale ustawa jest identyczna dla wszystkich, natomiast każdy regulamin jest inny.

Po co odsyłać do dokumentów, które często w 90% procentach nie mają do wykonawców żadnego znaczenia? Po co marnować ich czas i zmuszać do poszukiwania tych 10%, które mogłyby mieć znaczenie? Skoro zamawiający ma tego typu procedury, równie dobrze może mieć wzorcowe zapisy do zapytań ofertowych, w których zbiera z tych procedur tylko to, co jest dla wykonawców w danym postępowaniu istotne. I zamiast odsyłać do zewnętrznych regulacji, już w dokumencie zapytania uregulować to, co istotne. Czy spowoduje to przerost takiego dokumentu? Nie sądzę. We własnej praktyce stosuję zapytania ofertowe, które mają od jednej do (rzadko) maksymalnie dwóch stron i tam unormowane jest wszystko, co wykonawcy potrzebują wiedzieć o procedurze. Kontakt, termin i sposób złożenia oferty, wymagana zawartość oferty, ewentualne warunki udziału, informacja o kryteriach, możliwości negocjacji i uzupełnień, zasady zmiany zapytania. No, i nieszczęsne RODO, które zabiera dodatkowe pół strony, a którego i tak nikt nie czyta. Oczywiście, do tego dochodzi OPZ, a czasami projekt umowy. Ale kazanie zapoznawania się wykonawcy z regulaminem, jakby to była ustawa, naprawdę jest bez sensu.

Analogicznie jest z wstępnymi konsultacjami rynkowymi. Znowu, zapewnie minimum 90% tego, co taki regulamin zwykle zawiera, to sprawy wewnętrzne zamawiającego, które nie powinny mieć żadnego znaczenia dla wykonawcy. A te maksimum 10%, które zostaje, można umieścić w ogłoszeniu o tych konsultacjach. Tak po prostu, żeby życie i zamawiającego, i przede wszystkim wykonawcy (a przecież to o jego komfort w postępowaniu powinno zamawiającym chodzić, skoro ich celem jest jak największa konkurencyjność) było łatwiejsze.

Ps. A najdziwniej jest, gdy zapytanie czy ogłoszenie odsyła do regulaminu, którego nigdzie nie opublikowano…

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *