Przetarg to zabawa dla paru osób po stronie zamawiającego. Zwykle jest ich przynajmniej dwie: człowiek, który ma nieszczęście zajmować się zamówieniowymi procedurami (choć nie przeceniałbym jego przydatności ;)) i człowiek, który co nieco wie na temat przedmiotu zamówienia. Oczywiście, niekiedy mamy do czynienia z omnibusami albo z zamówieniami z zakresu zamówień publicznych i wtedy może być ich mniej, ale to sytuacja bardzo rzadka. Częściej mamy do czynienia z sytuacjami, gdy zaangażowanych ludzi jest więcej – szczególnie od strony merytorycznej, a już wyjątkowo szczególnie w przypadku projektów interdyscyplinarnych. Po prostu potrzeba składać do kupy wiedzę i doświadczenie kilku osób, aby uzyskać sensowny wynik. No i wychodzi z tego komisja przetargowa.

Oczywiście, nie jest tak, że każdy z tych ludzi jest sam sobie sterem, żeglarzem, okrętem. Wiedza każdej z tych osób w pojedynkę w warunkach zamówienia publicznego bywa może nie bezużyteczna, ale prowadząca na manowce. Aby przetarg „zadziałał” potrzeba tę wiedzę skumulować, połączyć. Trzeba dogadywać się, wymieniać informacjami, informować o nieprzekraczalnych ograniczeniach (ale i o możliwościach do wykorzystania). Zwykle jedna osoba z tym wszystkim sobie nie poradzi. I komisje przetargowe są tworzone właśnie po to, aby otrzymać zespół, który zadziała. Który z powodzeniem zrealizuje postępowanie, pamiętając o wszelkich potrzebach, ryzykach i niestety formalnościach. Sporo jest tutaj odpowiedzialności, bo każde przeoczenie może mieć fatalne skutki podczas późniejszej realizacji zamówienia.

Ten wielogłowy potwór nazwany komisją musi podejmować jakieś decyzje. Choć to może za dużo powiedziane – raczej rekomendacje, bo decyzje podejmuje kierownik zamawiającego lub upoważniona przez niego osoba. Jak dojść do takiej rekomendacji? Cóż, nikt w pojedynkę tego nie zrobi, bo nie posiada wszelkiej niezbędnej wiedzy. Dlatego w komisjach trzeba dążyć do konsensusu. Trzeba wysłuchiwać ludzi, którzy mają wiedzę z jakiejś dziedziny i szukać rozwiązań, które wszystkich zadowolą (w mniejszym lub większym stopniu, to sztuka kompromisu). Trzeba jednocześnie zdawać sobie sprawę z nieprzekraczalnych granic, które każda z osób zaangażowanych w takie prace może nakreślić, biorąc pod uwagę uwarunkowania ze swojej dziedziny: nie, nie dostaniemy ofert za trzy dni, bo ustawa nakazuje dać przynajmniej 14; nie, nie zrealizujemy zamówienia w tydzień, bo trzeba zdobyć uzgodnienie z jakimś urzędem; nie, nie narzucimy wykonawcy wszystkich tych obowiązków, bo doba musiałaby mieć 48 godzin, aby z tym zdążył. Itd.

Kompromis, konsensus to słowa kluczowe. Czasami jednak z tym bywa ciężko. Czasami wynika to z charakterów osób zaangażowanych w prace takiego ciała, a czasami po prostu z interesów, które nie dają się pogodzić – sporo tu zależy od zewnętrznych uwarunkowań, na które komisja nie ma wpływu. Niekiedy takie uwarunkowania można wyprostować przed albo poza komisją, ale nie zawsze. Niekiedy zatem dochodzi w takich przypadkach do sięgania po kroki rozpaczliwe, do których zaliczam głosowanie. Dlaczego rozpaczliwych? Ano dlatego, że od głosowania potrafię wymyślić chyba tylko jedną gorszą metodę podejmowania decyzji w zamówieniach – mianowicie losowanie. A czemu to głosowanie jest takie złe? Ano dlatego, że za każdym głosem stoi inna wiedza. Że każdy w takiej sytuacji postępuje tak, jak nakazuje mu podstawowy interes, o który on musi zadbać. Że czasami wynik tego głosowania jest uwarunkowany samym składem komisji (liczbą osób reprezentujących dany interes) i jeśli głosowanie wchodzi w krew, dość łatwo wpaść na pomysł, że należy zawczasu zadbać o przewagę liczebną. A efekt czasami bywa sprzeczny ze zdrowym rozsądkiem.

Dlatego, jeśli kierownik zamawiającego jest świadom, że w taki sposób podejmowano decyzję (no, rekomendację), że były głosy rozbieżne, raczej nie powinien kierować się rozkładem głosów, ale wysłuchać stron, aby samodzielnie podjąć właściwą decyzję. Albo cofnąć komisję krok wstecz, choć jeśli ta raz się nie dogadała, to za kolejnym razem w dokładnie tej samej sprawie też może być trudno.

Ps. Oczywiście, sytuacja jest odmienna, gdy zamawiający urządza głosowania zwyczajowo i po dyskusji, w której osiągnie konsensus – i ich wynik jest zawsze do zera. Ale w takich sytuacjach tym bardziej jest ono niepotrzebne.