Proces udzielania zamówień po stronie zamawiającego to zabawa zwykle wymagająca udziału grupy osób. Potrzebny jest ktoś, kto ogarnia procedurę (zamówieniowiec), ktoś, kto ogarnia przedmiot zamówienia (merytoryczny), a do tego dochodzi zwykle kilka innych ofiar – prawnik i księgowy to zapewne minimum, a i nie można zapomnieć o tym, kto to wszystko zatwierdza, czyli kierowniku zamawiającego lub jego pełnomocniku. Oczywiście, liczba ludzi zależy od wielkości wyzwania – przy większym wyzwaniu będzie potrzeba większego zaangażowania, choćby po to, aby można było uzupełniać wiedzę z różnych źródeł i krzyżować różne punkty widzenia. Zwłaszcza tam, gdzie potrzeba specjalistycznej wiedzy merytorycznej z kilku obszarów. Część z tych osób może pochodzić spoza organizacji – głównie są to właśnie specjaliści występujący czasami w roli członków komisji, czasami biegłych, a czasami bez tak oficjalnych ról, ale i tak potrzebnych.

Kluczowe osoby z tego procesu są zgromadzone w komisji przetargowej – zwykle co najmniej zamówieniowiec i najbardziej zaangażowane osoby merytoryczne. Kto stoi na czele? Zetknąłem się w praktyce zarówno z zamawiającymi stawiającymi w tej roli zamówieniowca, jak i takimi, u których w komisjach rządzi osoba merytoryczna. I trudno wskazać z góry, która opcja jest lepsza. Wiele zależy od kompetencji i zaangażowania poszczególnych osób, wiele też zależy od kultury organizacyjnej zamawiającego i panujących u niego przyzwyczajeń (a te przyzwyczajenia przekładają się na procedury i w pewnym stopniu wygładzają ścieżki). Jednak z moich prywatnych doświadczeń wynika, że nawet w modelu z osobą merytoryczną w roli przewodniczącego, motorem napędzającym komisję często jest zamówieniowiec. To on inicjuje poszczególne etapy postępowania, to on zwykle ogarnia pomysły (i hamuje te idące za daleko) i przelewa je na papier.