Obliczenie przez zamawiającego wartości zamówienia potrzebne jest przede wszystkim do ustalenia obowiązujących przy danym zamówieniu procedur (a przepisy każą do tej wartości odwoływać się także w innych przypadkach – ustalenia wysokości wadium i powstania obowiązku wzywania do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny). To jednoznacznie wskazuje na fakt, że ustalenie wartości musi być dokonane przed wszczęciem postępowania. Z kolei w art. 36 ust. 2 Pzp wskazano, że wartość zamówienia można zmienić, jeśli nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie. Problem w tym, że wskazano tutaj, iż zmiana taka dokonuje się przed wszczęciem postępowania.

No dobrze, jaka to może być zmiana okoliczności? Cóż, mogą to być okoliczności zarówno obiektywne (czyli nawet mimo faktu, że szacunku dokonano na mniej niż 3 miesiące przed wszczęciem postępowania, ten przestał być aktualny, bo na rynku coś się pozmieniało), jak i takie, które zależą poniekąd od samego zamawiającego – albo przez wymagany czas zamawiający nie wszczął postępowania i musi wartość zamówienia zwertyfikować, albo zdał sobie sprawę, że podczas szacunku nie uwzględnił w nim wszystkiego co musiał, uwzględnił zbyt wiele lub popełnił inne błędy.

No dobrze, zamawiający ogłasza postępowanie, być może nawet informuje wykonawców o wartości zamówienia (nie jest to obowiązkowe, ale formularze ogłoszeń dają taką możliwość – pisałem o tym w „szponach” przed kilkoma tygodniami), a tymczasem zdarza się coś, co powoduje, że wartość zamówienia przestaje być aktualna. Co ma zamawiający zrobić? Patrząc w art. 36 ust. 2 Pzp – teoretycznie nic, skoro przepis ten taką możliwość ogranicza w czasie do momentu wszczęcia postępowania.

Ale mimo brzmienia art. 36 ust. 2 Pzp ta sama ustawa zawiera wskazanie, że aktualizacja po wszczęciu postępowania jest możliwa. Zgodnie z art. 224 ust. 2 pkt 2 Pzp, dotyczącym badania rażąco niskiej ceny, zamawiający może odstąpić od badania ceny niższej o co najmniej 30% od wartości zamówienia, jeśli wartość zamówienia zaktualizowano z uwzględnieniem okoliczności, które nastąpiły po wszczęciu postępowania (w szczególności istotnej zmiany cen rynkowych). Czyli jednak można, aczkolwiek nie jest to sformalizowane, a sam przepis zdaje się wskazywać na to, że takiej aktualizacji dokonuje się w związku z oceną podejrzenia rażąco niskiej ceny.

Moim zdaniem zamawiający powinien reagować już wcześniej. Sporo jest okoliczności, które mogą zdarzyć się pomiędzy wszczęciem postępowania a złożeniem ofert, które powinny skłonić zamawiającego do weryfikacji wartości. To będą nie tylko zmiany na rynku (wymienione w art. 224 Pzp), ale znacznie częściej – zmiany wprowadzane przez zamawiającego w jego wymaganiach. Wykonawca zada pytanie – może okazać się, że nie tylko trzeba zmienić SWZ, ale przedmiot zamówienia będzie mniej lub więcej kosztował. Odbyły się negocjacje lub dialog i zmieniono zakres zamówienia – analogicznie. Każde zdarzenie tego typu powinno skutkować choćby krótką refleksją zamawiającego – czy na pewno wartość zamówienia pozostaje nadal aktualna? Pal licho, jeśli chodzi o grosze, ale czasami zmiany wymagań mają na wartość wpływ istotny. I w mojej opinii zamawiający w takim momencie powinien dokonać zmiany wartości zamówienia i odpowiednio ją udokumentować. Dodatkowo, jeśli podawał wartość w ogłoszeniu, powinien zmienić ogłoszenie w tym zakresie, a jeśli mamy tryb dwustopniowy, negocjacje lub dialog – po prostu poinformować wykonawców, że w wyniku zmian po negocjacjach wartość również się zmieniła).

Oczywiście, tego typu zmiana może mieć bolesne konsekwencje. Może okazać się, że wartość zamówienia spadnie i w związku z tym trzeba obniżyć wysokość wadium. Może też okazać się, że wartość zamówienia zmieni się na tyle, że zamówienie znajdzie się w innym progu i konieczna jest zmiana procedury. To pierwsze można załatwić zmieniając wysokość wadium (choć lepiej jest po prostu przy określaniu wysokości wadium nie celować dokładnie w maksimum, a zostawić sobie jakiś margines), ale z tym drugim nie ma raczej innego wyjścia niż unieważnienie postępowania.

Ps. No, chyba że zamawiający w takiej sytuacji w celu ratowania procedury dorzuci inną zmianę, którą zrekompensuje skutek finansowy pierwszej ;)