„Jeszcze raz” bo było o nich całkiem niedawno – pół roku temu pisałem w „szponach” o tym, że regulamin udzielania zamówień pozaustawowych warto mieć, ale ponieważ w przeważającej części dotyczy on kwestii wewnętrznych, nie powinno się zaprzątać nim głowy wykonawcom. Głównie dlatego, że odsyłanie ich do takiego dokumentu oznacza dla nich stratę czasu – aby wyłuskać interesującą ich informację trzeba się przedrzeć przez nieinteresującą ich większość treści. Zaś to, co ich interesuje (czyli zasady postępowania) powinno w całości znaleźć się w zapytaniu ofertowym czy innym dokumencie wszczynającym postępowanie.

W ubiegłym tygodniu Urząd Zamówień Publicznych opublikował dwa dokumenty „wytycznych i dobrych praktyk”, z których jeden dotyczy właśnie zamówień pozaustawowych, udzielanych zwykle w oparciu o wewnętrzne regulaminy. I w tym dokumencie, pośród wielu cennych uwag (chyba najważniejszą, niby oczywistą, ale trzeba ją powtarzać bez końca, znajdziemy już na samym początku: „Należy pamiętać, że udzielenie zamówienia nie powinno być jedynie wypełnieniem formalności, ale przede wszystkim przemyślanym procesem zakupowym.”) znajduje się też wytyczna taka: w imię przejrzystości postępowania, umieść w zapytaniu ofertowym link do aktualnego regulaminu, bo będzie to ułatwieniem dla wykonawców (str. 7/8 dokumentu).

Jakie to ułatwienie? Spójrzmy na to, co zdaniem UZP regulamin ma zawierać. Dwanaście punktów (zebranych na str. 9 dokumentu), z których zdecydowana większość (osiem) wykonawcy kompletnie nie interesuje: zasady ogólne, ustalenie wartości, zasady opisu, zakaz konfliktu interesów, sposób publikowania informacji (wbrew pozorom – wykonawcy nie obchodzi, bo on już znalazł to zapytanie, skoro się z nim zapoznaje), odstępstwa od regulaminu, dokumentowanie i wzory dokumentów wewnętrznych.

Pozostaje zatem 1/3 punktów, których materia wykonawcę interesuje, ale i one w regulaminie nie będą dookreślone tak, aby odpowiadały na jego pytania. Przecież w regulaminie zamawiający opisze wszystkie swoje możliwe ramy proceduralne, a nie konkretnie tę stosowaną w danym przypadku, a w kwestii kryteriów oceny ustali ogólne zasady, ale nie określi konkretnego rozwiązania stosowanego w danym zapytaniu. Pozostają zatem okoliczności unieważnienia i opis „środków ochrony prawnej”.

Dlaczego zatem w imię dziwnie rozumianej przejrzystości narażać wykonawców na stratę czasu? Na poszukiwanie informacji w dokumencie, który w zdecydowanej większości ich nie interesuje? Owszem, nie mam nic przeciwko temu, aby zamawiający publikowali swoje procedury zakupowe. Ale uważam, że zapytanie ofertowe musi bronić się samo, a nie odsyłać do wewnętrznej „ustawy”. Bo przecież mówimy o małych zamówieniach, na których uzyskanie wykonawcy także chcą poświęcić tak mało czasu jak to możliwe. A opisanie w zapytaniu procedury, okoliczności unieważnienia i ewentualnego prawa do protestu (zamiast odsyłania do regulaminu w tej mierze) wielkim wysiłkiem ze strony zamawiającego nie jest.

Owszem, w przypadku postępowań ustawowych, specyfikacja warunków zamówienia nie broni się sama – jest ustawa, a przepisywanie ustawy w SWZ (dla odmiany) uważam za bezsens. Ale różnica jest zasadnicza: ustawa jest identyczna dla wszystkich zamawiających i wykonawców, natomiast regulamin każdy zamawiający ma swój własny.

Na koniec jeszcze dwie uwagi. W tych samych wytycznych dotyczących zamówień pozaustawowych UZP kładzie nacisk na szacowanie wartości zamówienia. Zaleca dokumentowanie czynności jej ustalenia, tworzenie szczegółowych zasad itd. Tymczasem w zamówieniach podprogowych czynność szacowania bywa w większości przypadków bezsensowna. Dopóki zamawiający wybierze ofertę poniżej 130 tys. zł, dodatkowe papiery na to, że przed wszczęciem zapytania sprawdził, czy na pewno progu nie przekroczy, są bezsensowną biurokrację. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby w zapytaniu umieścić informację, że zamawiający nie udzieli zamówienia, jeśli okaże się, że musiał stosować ustawę, a tego nie zrobił. Zresztą, przy dobrym planowaniu takie przypadki w praktyce będą niezmiernie rzadkie. Oczywiście, mamy wyjątki związane z koniecznością łączenia zamówień: dwa zapytania poniżej 130 tys. zł mogą okazać się jednym zamówieniem przekraczającym tę kwotę – jednak większość takich przypadków można wychwycić przy planowaniu na początku roku, a pozostałe wychwycić na etapie zatwierdzania (i nawet jeśli straci się czas na zapytanie, sumarycznie straci się go znacznie mniej niż na wszystkie rozeznania wartości w ciągu roku).

I druga uwaga – równolegle UZP wypuściło w świat wytyczne dotyczące wstępnych konsultacji rynkowych. I tu przyjemna niespodzianka – w tym dokumencie nie ma żadnego zalecenia w zakresie tworzenia regulaminów, do których odsyłani mieliby być wykonawcy :)