Dziś notatka poniekąd o kwestiach technicznych, zainspirowana orzeczeniem Krajowej Izby Odwoławczej o sygn. akt KIO 2742/24 i 2743/24. A właściwie wątkiem, który pojawia się gdzieś tam na uboczu – mianowicie jeden z wykonawców, składając wyjaśnienia rażąco niskiej ceny, objął część z nich tajemnicą przedsiębiorstwa. I konkurent wnioskujący o udostępnienie tych dokumentów otrzymał je z zaczernieniami znajdującymi się w miejscach zawierających tajemnicę. Problem jednak w tym, że te zaczernienia zostały wykonane w taki sposób, że i tak informację dało się bez problemu odczytać. Potem zamawiający próbował wnioskować przed Izbą, aby pominąć twierdzenia Odwołującego wynikające z tych informacji, jednak bezskutecznie.

I szczerze mówiąc trudno się dziwić. Przecież czasu cofnąć się nie da, skoro zaczernienie było nieskuteczne, trudno udawać, że ktoś tego nie widział. KIO co prawda wspomniało o możliwości kontroli sądowej tego, czy odwołujący zapoznał się z tajemnicą w sposób uprawniony, ale i tu trudno oczekiwać, aby można było od niego cokolwiek wyegzekwować. Z orzeczenia nie wynika, kto dokonał tego nieskutecznego zaczernienia – być może zrobił to właśnie zamawiający, skoro potem to on wnioskował o pominięcie zarzutów w tym zakresie. Jeśli tak, to poszkodowany wykonawca mógłby mieć roszczenie wyłącznie do zamawiającego.

No dobra, ale jak tego uniknąć? Jeśli jesteśmy wykonawcą, który składa informacje objęte tajemnicą, to najprostszą metodą w celu uniknięcia tego typu niespodzianek jest składanie dokumentu w dwóch wersjach – jednej pełnej, przeznaczonej tylko dla zamawiającego, i drugiej ograniczonej, bez informacji objętych tajemnicą, którą można udostępniać innym konkurentom. Jeśli zastrzeżenie tajemnicy jest OK, wykonawca nie musi zdawać się w tej sytuacji na działania zamawiającego, a samemu może zapewnić, że zastrzeżenie także i technicznie jest bez zarzutu. A zrobić to można bez problemu, np. w drugiej wersji dokumentu wstawiając w miejsce objęte tajemnicą odpowiednią adnotację.

No dobra, ale nie każdy wykonawca jest na tyle ogarnięty, aby tak postępować. W większości przypadków zamawiający dostaje dokument i z jego treści wynika, co jest tajemnicą, a co nie jest. I jeśli potem ma udostępniać ten dokument konkurentom, którzy muszą się z nim zapoznać, sam musi zadbać o to, aby informacje objęte skutecznym zastrzeżeniem tajemnicy były nieczytelne (zresztą, podobnie będzie, jeśli wykonawca prześle dwie wersje dokumentu, ale okaże się, że przesadził z zastrzeżeniem i trzeba część tajemnicy „odtajnić”). A jeśli zrobi to nieskutecznie – naraża się na roszczenie ze strony wykonawcy, którego tajemnica została ujawniona.

Jak to robić? Cóż, są dwie opcje. Jedna, pewnie najprostsza, to wydrukować papiery, zasłonić co trzeba i zeskanować. To opcja dość pewna, bo utworzony przy skanowaniu obraz jest jednolity i żadnej możliwości „podglądania” nie ma. Problem w tym, że marnuje się papier i czas. Druga opcja to działanie na plikach otrzymanych od wykonawcy. Powszechnym standardem jest posługiwanie się plikami pdf i te pliki w pewnym stopniu edytować można. Jednak trzeba pamiętać, że różne opcje dają różne efekty (a czasami edycja w ogóle nie jest możliwa). Na przykładzie Adobe Acrobata (w pełnej wersji, nie Readera, który takich możliwości nie daje) – tworząc czarne kształty zaciemniające tekst, nie ukrywamy go skutecznie. Tekst tam cały czas jest, a czarny kształt można spokojnie przesunąć, nawet używając programu przeznaczonego tylko do przeglądania. Aby skutecznie zasłonić (zlikwidować) jakiś element trzeba zastosować funkcję redagowania tekstu, który zasłania tekst, ale w taki sposób, że odsłonić się go już nie da (szerszy opis funkcji na stronie Adobe). Wizualnie efekt może być ba pozór taki sam, ale efekt zupełnie odmienny.

Ps. Niezależnie od tego, jaką metodę zamawiający wybierze, jedna rzecz będzie identyczna – podpis elektroniczny złożony przez wykonawcę pod dokumentem zostanie utracony. Wykonawca, otrzymując przekształcony w jeden czy drugi sposób dokument, nie może zweryfikować czy ten został prawidłowo podpisany, a czasami także nawet tego, przez kogo został podpisany. W tej sytuacji wypadałoby, aby zamawiający obok przerobionego dokumentu przekazał także zainteresowanemu wykonawcy informacje z weryfikacji czy walidacji podpisów złożonych pod oryginalnym dokumentem. To nie to samo, co oryginalny podpis, ale w tej sytuacji – jedyny sensowny kompromis.