Spodobał mi się wyrok Krajowej Izby Odwoławczej w sprawie o sygnaturze akt KIO 3124/24. Izba nakazała w nim unieważnienie czynności wyboru oferty najkorzystniejszej nie dlatego, że w procedurze samego wyboru doszło do jakichś naruszeń przepisów, ale dlatego, że zamawiający dopuścił się zwłoki w udostępnianiu załączników do protokołu postępowania zainteresowanemu wykonawcy. W skrócie: na dwa dni przed upływem terminu na wniesienie odwołania od czynności wyboru najkorzystniejszej oferty jeden z wykonawców wystąpił o wgląd do ofert konkurentów i korespondencji pomiędzy nimi a zamawiającym. Zamawiający udostępnił te dokumenty po trzech dniach od wpływu wniosku, a zarazem – po upływie terminu na wniesienie odwołania.

Zamawiający bronił się tym, że udostępnił dokumenty w ciągu 3 dni, co jego zdaniem było zgodne z art. 74 ust. 2 pkt 1 Pzp. Powoływał się przy tym na fakt, że jest dużą jednostką organizacyjną, o kilkuszczeblowej procedurze dekretacji. Jednak KIO takiego tłumaczenia nie przyjęło. I to mnie składania od trzech refleksji. Pierwsza – bardzo się cieszę, że KIO postanowiło stanąć przeciwko praktyce zwlekania z udostępnianiem dokumentów. Art. 74 ust. 2 pkt 1 Pzp (swoją drogą, mocno nieszczęśliwy, o czym było w „szponach” przed czterema laty) odnosi się wyłącznie do wniosku złożonego zaraz po otwarciu ofert. W pozostałym zakresie obowiązuje definicja niezwłoczności i zamawiający powinien udostępniać te oferty tak, aby owo udostępnienie pozwoliło wykonawcy na skorzystanie z jego praw. Jasne, jak ktoś złoży wniosek o udostępnienie w takim terminie, że zamawiający będzie miał na to godzinę – przesadzi. Jednak biorąc pod uwagę elektronizację postępowania, udostępnienie ofert tego samego czy następnego dnia zazwyczaj nie jest żadnym wyczynem. I „niezwłoczne” faktycznie powinno być „niezwłocznym”.

Druga refleksja dotyczy wieloszczeblowej ścieżki dekretacji, na którą powoływał się zamawiający. Warto zwrócić uwagę, że powołanie na ową wieloszczeblową ścieżkę dekretacji pojawiło się w sytuacji, gdy wniosek nie wpłynął na sekretariat ogólny zamawiającego, ale został złożony do postępowania na platformie, na której było ono prowadzone. Zatem zapewne to właśnie osoby najbardziej zaangażowane i ogarniające formalną stronę postępowania były pierwszymi, które z tym wnioskiem się zapoznały. Kierowanie go kilka szczebli w górę, a potem kilka szczebli z powrotem w dół, aby można się było nim zająć, jest praktyką z gatunku niezdrowych, zabierających niepotrzebny czas (a czas to pieniądz, w końcu ktoś tym wszystkim ludziom płaci).

Jasne, czasami osoba na dole tej hierarchii nie jest władna podjąć decyzji. Potrzebuje pójść szczebelek wyżej. Ale pamiętajmy, że to procedury nie są celem samym w sobie, ale środkiem, który ma służyć osiągnięciu określonych celów. I te procedury należy konstruować tak, aby działać sprawnie i bez zbędnego nakładu środków i wysiłku. Kwestia udostępniania dokumentacji wykonawcom, która przecież nie jest kwestią nazbyt problematyczną, powinna być pozostawiona (w przypadku struktury „wieloszczeblowej”) właśnie jak najniżej, jak najbliżej ludzi, którzy faktycznie tym się zajmują (a mówiąc wprost – to ci ludzie powinni odpowiadać za załatwienie takiego drobiazgu, a nie zawracać głowy połowie urzędu).

Trzecia refleksja jest smutna. Wystarczyłoby aby w przedmiotowej sprawie wykonawca podpisał umowę zanim zostało złożone odwołanie (bo przecież mógł), a sytuacja by się zmieniła. Jasne, wykonawca nadal mógłby walczyć, ale szanse na powodzenie w praktyce byłyby chyba znacznie mniejsze…