Wadium to jeden z tych tematów, którymi w zamówieniach swego czasu przyszło mi wyjątkowo intensywnie się zajmować, czego efektem był zresztą już niejeden tekst, zarówno w „szponach” jak i poza nimi (m.in. niedługo minie 20 lat od publikacji tekstu w „Doradcy”, który dotyczył właśnie wpłaty wadium przelewem). Niedawne podsumowanie orzecznictwa KIO w czwartym kwartale ubiegłego roku podsunęło mi wyrok, który zainspirował niniejszy tekst. Nie będzie w nim chodzić jednak o samą ocenę sytuacji w tym orzeczeniu, ale o to, co zrobić, aby do niej nie doszło.

O tym, że wadium powinno znaleźć się na rachunku zamawiającego przed upływem terminu składania ofert pisać już chyba nie trzeba. Swoją drogą, nie potrzeba w tym celu żadnych specjalnych postanowień w specyfikacjach (choć te na pewno mają walor uświadamiający i wydają się dość powszechne) – taka jest po prostu gospodarcza norma (jeśli ktoś chce, by moment zlecenia przelewu był wiążący, musi to wyraźnie zastrzec, ale to nie w zamówieniach). W przedmiotowym wyroku (KIO 4767/24, wydany zresztą w Sylwestra) problem polegał na tym, że termin składania ofert upływał o 10:00, wykonawca zlecił przelew dzień wcześniej, ale na rachunek zamawiającego wpłynął w dniu otwarcia ofert o 11:17.

Cóż, odwołujący nie miał tu szans (wadium to jedna z ostatnich kwestii związanych ze składaniem oferty, w której wykonawcy nikt nie da drugiego podejścia), wyrok był sprawą oczywistą, ale opisana w nim argumentacja odwołującego jest jednym z powodów praktyki, którą stosuję już od lat – mianowicie niewyznaczania terminu składania ofert wcześniej niż o godzinie 12:00. Wszystko dlatego, że nie są rzadkością sytuacje, w których wykonawcy zabierają się do przygotowywania i składania oferty na ostatnią chwilę. Tym bardziej w dzisiejszych czasach, gdy wymagana jest minimalna liczba dokumentów do złożenia (pozostaje zatem ta niewdzięczna robota związana z oszacowaniem kosztów i złożenie podpisów nierzadko tylko pod dwoma papierkami zawierającymi niewiele treści).

Jeśli wykonawca bierze się za to dzień wcześniej, bywa też tak, że dopiero wtedy zleca przelew z wadium. I jeśli nie wykorzysta specjalnych opcji, które bank mu oferuje, ani nie ma rachunku w tym samym banku co zamawiający, ten przelew trochę potrwa. Banki mają swoje zwyczaje i regulacje i przelew wypuszczony z rachunku w jednym banku pierwszego dnia po południu, może trafić na rachunek adresata w innym banku dopiero po kilkunastu godzinach, kolejnego dnia. Wszystkiemu winne są sesje sytemu ELIXIR – każdy bank ma danego dnia trzy sesje wychodzące i trzy sesje przychodzące. I jeśli przelew wychodzący nie załapie się na ostatnią sesję wychodzącą danego dnia (w niektórych bankach wypada ona nieprzyzwoicie wcześnie, bo w okolicach drugiej po południu), pieniążki wyjdą z banku dopiero rano, a pierwsze sesje przychodzące w bankach wypadają (zależnie od instytucji) między 10 i 12. Akurat w banku, w którym rachunek ma „mój” zamawiający, to 11:30, więc wyznaczenie terminu składania ofert na 12:00 daje takiemu wykonawcy szansę.

Oczywiście, wykonawcy mogą temu zaradzić i nie zdawać się na niepewność i oczekiwanie, jeśli wiedzą, że czasu jest mało. Kiedyś musieli w takich sytuacjach korzystać z pośredników, ale ostatnio już chyba każdy bank oferuje możliwość przelewu natychmiastowego, wysyłanego poza standardowym kanałem przelewania między bankami. Oczywiście, taka opcja odrobinę więcej kosztuje, ale niekiedy dla spokojności jest warto. Ale z wykonawcami tak bywa, że o takich drobiazgach nie myślą. Więc nie warto im dodatkowo utrudniać życia.

A przy okazji, niektórzy zamawiający miewają problem w ustaleniu godziny, o której wadium do nich wpłynęło – są banki, które umieszczają godzinę na potwierdzeniach wpływu, a są takie, które poprzestają na samej dacie. Co w tej sytuacji? Jak odrzucić ofertę za spóźnione wadium, skoro nie ma dowodu czarno na białym, że faktycznie było spóźnione? Cóż, spotkałem się z tym, że zamawiający dokumentował wykonanie wydruku z systemu dokładnie w momencie, w którym termin składania ofert upłynął. Ale to po pierwsze kłopotliwe, a po drugie – w gruncie rzeczy nieskuteczne. Bo nigdy nie utrafi się idealnie w odpowiedni moment. A odchylenie o minutę czy nawet kilka sekund oznacza, że wyniki takiego testu nie są miarodajne – coś przecież w tej minucie czy tych sekundach mogło się zdarzyć. Wypada chyba więc wybrać mniejsze zło i poprzestać na badaniu daty wpływu wadium. Jeśli zostanie zapisane na rachunku zamawiającego z datą, w której upływał termin składania ofert – będzie OK. Jasne, że nie jest to rozwiązanie idealne. Ale przynajmniej w miarę równe i uczciwe.