Niedawno trafiłem w Internecie na pewną zamówieniową dyskusję na ciekawy temat – czy można wymagać złożenia formularza ofertowego/kalkulacji ceny w pliku excelowym, a w przypadku niezłożenia oferty w takiej formie – czy można ją odrzucić. I odrobinę zdziwiły mnie odpowiedzi na to pytanie, z których większość była podobna: można prosić o plik w takim formacie, ale nie można odrzucić oferty z powodu jego braku, bo przecież problem dotyczy formy, a nie treści oferty. I gdzieś tam zginął w tłoku pojedynczy głos, w którym padło sformułowanie „katalog elektroniczny”. A szkoda. Bo katalog elektroniczny to jest właśnie to, o co pytała osoba ten wątek zakładająca.

No dobra, nazwa „katalog elektroniczny” brzmi jakby chodziło o coś niezwykle skomplikowanego. O czym mało kto słyszał, w co trzeba wyłożyć dużo pieniędzy i wysiłku. Tymczasem definicja katalogu elektronicznego jest niezwykle pojemna – to przecież zgodnie z art. 93 ust. 2 Pzp zestawienie pozycji asortymentowych w formacie nadającym się do automatycznego przetwarzania. A to oznacza, że tu pojawiają się rozliczne możliwości, poczynając od skomplikowanych, wyspecjalizowanych narzędzi, przez pliki z programów kosztorysowych, a kończąc właśnie na zwykłych arkuszach excelowych.

Oczywiście, aby była mowa o katalogu elektronicznym, nie można pozwolić wykonawcy na samodzielne przygotowywanie pliku – nie byłoby bowiem wówczas opcji automatycznego przetwarzania. To zamawiający musi przygotować odpowiedni formularz i następnie wymagać od wykonawców jego wypełnienia w określony sposób (co można dodatkowo zapewnić np. blokując edycję pliku poza wypełnieniem określonych pól).

Po co to robić? Cóż, nie każde zamówienie to dostawa kilku pozycji asortymentowych lub robota budowlana na ryczałcie. Często mamy do czynienia z przetargami z dziesiątkami czy setkami części albo tysiącami pozycji asortymentowych. Porównywanie ofert warto wówczas zautomatyzować, dzięki czemu zamawiający uprości proces wyboru najkorzystniejszej oferty czy sprawdzania zaistnienia przesłanek badania rażąco niskiej ceny. Oszczędność czasu może być naprawdę spora, jeśli nie trzeba będzie tego przeklepywać ręcznie do arkusza kalkulacyjnego z jakiegoś pliku pdf.

I zamawiający jest uprawniony, aby zobowiązać wykonawcę do złożenia takiego „katalogu elektronicznego” w wymaganej przez siebie formie – stanowi o tym art. 93 ust. 1 Pzp. No i w takim przypadku okazuje się, że zasada „liczy się treść a nie forma” traci na aktualności. Bo art. 226 ust. 1 pkt 6 Pzp nakazuje odrzucić ofertę, w której wymagana forma katalogu elektronicznego nie zostanie zachowana.

Ps. A przy okazji pozdrowienia dla mirwila :)