Taki czas świąteczny już właściwie – dzisiaj, w przedwigilijny poniedziałek, nie mamy za bardzo głowy do roboty, myślimy o smażeniu karpia, gotowaniu maku i innych wigilijnych atrakcjach, niecierpliwie wyczekujemy, czy uda się pójść wcześniej do domu, zrobić zakupy, wziąć się za robotę…1 A przede wszystkim wyczekujemy spotkań, tych z bliskimi, w świątecznej atmosferze, bez których ten czas trudno sobie wyobrazić.
Zamówienia publiczne bez spotkań i ceremonii też kiedyś trudno było sobie wyobrazić. Tymczasem powoli takich okazji ubywa. Dawniej telefon stacjonarny był jedynym narzędziem do komunikacji na odległość, a faks szczytem nowoczesności. Dokumenty przepływały papierowo, ich treść ustalało się na spotkaniach. Dziś takich spotkań jest znacznie mniej. Mamy maila i rozmaite komunikatory, mamy narzędzia do telekonferencji. W gruncie rzeczy zdarzają się zamówienia, w których komisja nie musi w ogóle się spotykać.
A w niemal całkowitą niepamięć odchodzą ceremonie kiedyś najważniejsze – bo przecież otwarcie ofert było właśnie ceremonią. Zwłaszcza przy okazji większych przedsięwzięć potrafiły gromadzić publiczność (aby się dowiedzieć o cenach, trzeba było się do zamawiającego pofatygować, nie było innego wyjścia), ba, zdarzały mi się nawet wizyty radia i telewizji. Były emocje, napięcie, ale przede wszystkim kontakt twarzą w twarz. Pierwsze gratulacje ostrożnie składane. Był też humor (do dziś pamiętam przedstawicieli dwóch oddziałów jednego towarzystwa ubezpieczeniowego, którzy zdali sobie sprawę, że złożyli dwie oferty w jednym przetargu właśnie widząc się podczas otwarcia). A przede wszystkim była to okazja do nieformalnej rozmowy, wymiany uwag, zarówno wśród wykonawców, jak i między wykonawcami i zamawiającym.
Oczywiście, nie wszystko było piękne. Zabierało więcej czasu. Na otwarciach zdarzały się awantury i publicznie przeżywane dramaty (cóż, pamiętam panią, która pomyliła oferty z kopertami i błagała zamawiającego, aby błędnie złożoną ofertę jej oddał, bo to drugie otwarcie jest za dwie godziny i jeszcze zdąży tam złą ofertę wycofać i prawidłową złożyć). Było ryzyko korków, spóźnionego kuriera czy listonosza. Była niewygoda, zwłaszcza w epoce składania oświadczeń o zależności i dominacji, gdy przepisy zmusiły zamawiających do dwuetapowego otwierania ofert z koniecznością udziału upoważnionych do składania oświadczeń przedstawicieli wykonawców. Było też czasami tak, że obecność wykonawców ratowała postępowanie – gdy w trakcie otwarcia ofert zgłaszali, że przecież ofertę złożyli, a nie została otwarta (otwarcie dało się przedłużyć, dopóki ktoś nie przekopał półek na dzienniku podawczym).
Dziś jest znacznie sprawniej, ale i odrobinę bezdusznie. Sucha informacja na stronie internetowej o otwarciu ofert, połowa „spotkań” komisji załatwiana elektronicznie. Dramaty, jeśli są, to przeżywane całkowicie prywatnie. Okazji do rozmowy jest mniej. Jedyną pozostałością dawnych czasów pozostają wizje lokalne, ale i tu mam wrażenie, że nie są one już takie jak dawniej – coraz więcej wykonawców z nich rezygnuje (cóż, może to zasługa coraz lepiej przygotowywanych dokumentów zamówienia).
Ps. Tak, była też podobno ciemna strona papierowego obiegu i spotkań. Wykonawcy siedzący pod drzwiami zamawiającego i robiący awanturę, gdy konkurencja chciała złożyć ofertę, bo u nich na zegarku jest już pół minuty po czasie. A do dziś pamiętam zasłyszaną historię o zamawiającym, który otwierał najpierw oferty konkurencji, a na końcu ofertę „zaprzyjaźnionego” wykonawcy, podpisaną in blanco, i „odczytywał” z niej kwotę ciut niższą od najniższej z poprzednich (a potem ją po cichutku dopisywał w puste miejsce).
Pps. Aby nie kończyć przedświątecznego tekstu aż tak ponurym akcentem – otwarcia ofert wspominają i moi koledzy z komórek merytorycznych, którzy przecież dziś już nie muszą w nich uczestniczyć (wszak nie trzeba nikomu patrzeć na ręce, system informatyczny niczego nie wybaczy). Co ciekawe, niektórym z nich kojarzą się przede wszystkim z jednym z podstawowych narzędzi niezbędnych do otwarcia ofert – w moim przypadku był to scyzoryk, ale widziałem też narzędzia bardziej imponujące.
- Taką prawdziwą robotę, a nie przerzucanie papierków :) ↩︎