Jednym z kluczowych elementów umowy o zamówienie publicznej jest ustalenie ceny za wykonanie przedmiotu zamówienia. Niekiedy ta cena jest z góry znana (oczywiście z zastrzeżeniem możliwości aneksowania umów czy waloryzacji, które zmienić ją mogą), niekiedy zaś z definicji nieznana – jeśli mamy pewną (z wszystkimi zastrzeżeniami tej „pewności” jak powyżej) cenę jednostkową, natomiast nie wiemy, ile tego zużyjemy. Czasami to jest po prostu rozliczenie kosztorysowe (wstępną cenę znamy, ale wiadomo, że odrobinę – przynajmniej z założenia – może rzeczywistość odjechać), a czasami niepewność jest jeszcze większa. Wówczas normą w zamówieniach jest przewidywanie maksymalnej wartości umowy.

Kiedyś o tej wartości już w „szponach” pisałem (ponad 11 lat temu) i niewiele się w tym zakresie zmieniło. Sam mam o tyle szczęścia, że na co dzień pozostaję poza sektorem finansów publicznych, więc jest mi nieco łatwiej. Ale niejeden raz spotykam się na rynku z umowami zawartymi na jakieś świadczenia powtarzające się na jakiś okres lub do wyczerpania środków, zależnie co nastąpi wcześniej. Mam zresztą wrażenie pewnej niekonsekwencji – nie widziałem bowiem takich zapisów w umowach na prowadzenie rachunku bankowego czy dostawy energii elektrycznej, choć przecież zasada teoretycznie jest podobna (znamy cenę jednostkową, nie znamy ilości).

No dobrze, mamy taką umowę. Zamawiający zamawia obsługę szatni na stadionie. Stopień wykorzystania zależy od tego, ile w okresie trwania umowy zorganizuje meczów, ile kibiców będą one przyciągać, wreszcie – jaka będzie pogoda (bo zapotrzebowanie na szatnie gwałtownie maleje, gdy mamy ciepło i słonecznie). Zawarty jest magiczny zapis: na rok albo na milion złotych, zależnie co skończy się wcześniej.

Idzie jesień, zamawiający patrzy na słupki i widzi, że milion może się skończyć wcześniej niż przewidywał. Ma niby czas do grudnia, ale wygląda na to, że przy takim obrocie spraw na dwa ostatnie miesiące roku nie starczy. Teoretycznie żaden problem – musi po prostu zrobić kolejny przetarg na świadczenie tych usług wcześniej niż planował. Praktycznie są jednak problemy: po pierwsze, tych słupków ktoś musi pilnować i reagować, gdy coś się dzieje. Pytanie, czy starczy czasu na reakcję – jasne, w przypadku obsługi szatni na stadionie większy wzrost zwykle można przewidzieć i parę tygodni zostanie, ale tak nie jest w każdym przypadku. Po drugie, nigdy nie będzie wiedział na 100%, kiedy poprzednia umowa się skończy, a zatem – od kiedy będzie obowiązywać nowa. Trzeba zatem w dokumentach zamówienia kombinować, tworzyć widełki, a nowy wykonawca musi być w gotowości aby wejść w buty poprzedniego, gdy obecna umowa się skończy. Czy zawsze będzie w stanie to przewidzieć z sensownym wyprzedzeniem? Nie mam takiej pewności, wszystko zależy od przedmiotu zamówienia i przewidywalności zapotrzebowania.

Ileż prościej byłoby, gdyby takie umowy zawierać po prostu na określony czas. A jeśli wynagrodzenie przekroczy to, co wynikało z oferty? Cóż, takie okoliczności. Pytanie co najwyżej, czy dało się te okoliczności przewidzieć i czy w związku z tym prawidłowo oszacowano wartość zamówienia. Bo gdy chodzi o budżet – gdy mówimy o usługach, które i tak trzeba będzie świadczyć, on i tak będzie musiał się znaleźć.

No dobrze, a co jeśli okres się skończył, ale zamawiający nie wydał wszystkich środków. Niby nic – skoro planował nowy przetarg za rok, spokojnie taki przetarg mógł zrobić. Wykonawca wiedział, na co się pisze i gwarancji wykorzystania 100% nie miał (no, chyba że nie został osiągnięty minimalny zakres lub minimalna wartość zamówienia, którą zamawiający miał obowiązek wyznaczyć, ale zakładamy, że tak się nie stało). Zdarzył się jednak zamawiający, który liczył na możliwość przyszłej współpracy tak, aby wydać środki do końca (sam przedmiot umowy był zresztą specyficzny). Cóż, takiej opcji nie ma, ale są przecież możliwości zmiany umowy. Pomijając sytuacje nieprzewidziane albo klauzule wprost wynikające z umowy, może albo zastosować zamówienia niegdyś zwane uzupełniającymi (jeśli zamawiający je przewidział i zmiana się w nich mieści), albo zrobić zmianę nieistotną w widełkach wynikających z art. 455 ust. 2 Pzp. Małe zamieszanie robi się tylko przy obliczaniu limitu widełek wynikających z tego ostatniego przepisu. A liczyć je trzeba – nawet jeśli zamawiający chciał „dociągnąć” tylko do wyczerpania limitu pierwotnie wskazanego w umowie, to ma swoją konkretną wartość (gdyby umowy nie przedłużał, wydałby tych środków mniej). Ponieważ przepis mówi o odniesieniu do wartości pierwotnej umowy, to podstawą do obliczenia 10% czy 15% jest całkowita nominalna wartość umowy (włącznie z tym, czego nie wykorzystano i co planuje wydać teraz).