Jedną z wielkich, pozytywnych rewolucji w zamówieniach publicznych było przed laty wprowadzenie możliwości uzupełniania dokumentów składanych przez wykonawców. Wtedy jeszcze komplet dokumentów na potwierdzenie spełniania warunków i brak podstaw wykluczenia wykonawcy co do zasady musieli składać wraz z ofertami – możliwość uzupełniania tych papierów pozwalała zmniejszyć ryzyko wyrzucenia za burtę wyłącznie z błahych przyczyn formalnych oferty, która mogłaby być najkorzystniejsza. Oczywiście, nie zawsze było różowo, czasami zamawiający zmuszeni byli do uzupełniania dokumentów w ofertach mniej korzystnych – mimo że ta najkorzystniejsza była kompletna, prawidłowa i gotowa do wyboru. To był jednak koszt do przełknięcia, a i ustawodawca powoli takie problemy dostrzegał.

Z czasem ustawodawca poszedł wykonawcom bardziej na rękę i stwierdził: z ofertą wystarczy oświadczenie, a dokumenty będzie składać tylko ten najwyżej oceniony, na wezwanie zamawiającego. Zapewne w jakimś stopniu ułatwiło to życie wykonawcom (z przygotowania oferty odpadł element kompletowania takich papierów, choć oczywiście trzeba być przygotowanym do ich złożenia w późniejszym terminie), z drugiej strony – przedłużyło postępowania (jeśli pierwszy nie złoży tego co trzeba, powtarza się procedurę z kolejnym) i odrobinę ją skomplikowało.

Dlaczego skomplikowało? Cóż, bo trzeba odróżnić „składanie” dokumentów od ich „uzupełniania”. Jedno i drugie robi się na wezwanie, jedno i drugie po otwarciu ofert, i często zdarza mi się tłumaczyć, dlaczego raz wykonawca dostaje drugą szansę, a raz nie. To uzupełnianie po składaniu rodzi też inny problem: jeśli zamawiający wezwie wykonawcę do „złożenia”, wyznaczy mu magiczne 10 dni, i dostanie papiery już nazajutrz, ale niekompletne, co powinien zrobić – wezwać do uzupełnienia czy poczekać co wykonawca jeszcze zrobi? Myślę, że w takich sytuacjach niejeden raz zamawiającego korci, aby nie czekać, nie tracić bezczynnie kolejnego tygodnia (niekiedy bezcennego, jak to w przetargach bywa) i wykonawcę wzywać do uzupełnienia. I zapewne w 90% takich przypadków nic złego się nie stanie.

Ale nie wszyscy wykonawcy są identyczni. Niejeden raz miałem do czynienia z podmiotami, dla których złożenie podmiotowych środków dowodowych mogło następować etapami – wykonawca dostaje papierek, dorzuca go do elektronicznego systemu, dostaje kolejny i robi to samo. Taki sposób postępowania ułatwiają platformy przetargowe, które odzierają kontakt z zamawiającym z dawnej „uroczystości” (no bo w czasach papieru, to jednak wykonawca zbierał wszystko, przygotowywał pisma przewodnie, płacił tylko raz za kuriera itd.). I niekiedy takie papiery spływają przez kilka dni. I co będzie jeśli wykonawca zamierzał złożyć jeszcze w terminie dalsze dokumenty, ale zamawiający już wezwał go do ich uzupełnienia? Cóż, jeśli dokumenty będą w porządku, pewnie nic się nie stanie, ale to przecież wcale nie jest takie oczywiste. Jeśli będzie z nimi problem – co wtedy? Zamawiający poniekąd przedwcześnie wzywając do uzupełnienia odebrał wykonawcy jedną z dwóch szans, które ten powinien mieć do dyspozycji.

Dlatego, choć czasami czeka się z bólem serca, chyba jednak warto czekać.