Zarówno ustawa Pzp, jak i dyrektywy unijne przewidują konieczność pisemnego dokumentowania postępowań o udzielenie zamówień publicznych. Co prawda pisemność w obu wypadkach jest rozmaicie rozumiana, bo w dyrektywach odnosi się do każdego formatu zapisu tekstu, który da się utrwalić, a w ustawie Pzp do dokumentu opatrzonego własnoręcznym podpisem, ale co do pryncypiów sytuacja jest podobna (szczególnie, że ustawa Pzp zakłada obowiązek publikacji niektórych informacji elektronicznie, a ponadto dopuszcza komunikację faksową i elektroniczną, nie wiedzieć tylko czemu uzależniając to od decyzji zamawiającego).

Telefon jednak w przepisach się pojawia. Mimo że z natury rzeczy nie umożliwia utrwalenia słowa mówionego – chyba że użyjemy jakichś nadzwyczajnych środków technicznych. W ustawie Pzp znajdziemy go w art. 27 ust. 5, który upoważnia wykonawcę do telefonicznego uprzedzenia o potencjalnym spóźnieniu wysłanego w terminie wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Przepis to zresztą szalony (nie nasza to jednak wina, ale ustawodawcy unijnego – jest implementacją art. 42 ust. 6 dyrektywy 2004/18/WE), ale nie ma powodu się nim zajmować – projekt ustawy szczęśliwie go „znika”, tak jak i „zniknęła” go dyrektywa 2014/24/UE.

Jakiś czas temu od jednego z uczestników międzyfirmowej komisji przetargowej usłyszałem, że na jakimś szkoleniu zamówieniowym próbowano mu wtłoczyć w głowę, że podawanie kontaktowego telefonu w specyfikacji to błąd. Bo przecież to jest komunikacja niezarejestrowana i każdemu zamawiający może powiedzieć coś innego. Szalona nieco idea. Wszak komunikacja ustna w postępowaniu też się pojawia – czy to są prowadzone negocjacje (zwane niekiedy dialogiem), czy to organizujemy wizję lokalną… Telefon w specyfikacji przydaje się choćby po to, aby wykonawca mógł się spytać, jak ma zmienić złożoną ofertę, jak dojść do biura, w którym składa się oferty, czy można będzie je potem obejrzeć, albo choćby aby uprzedzić, że będzie pytanie do specyfikacji i chciałby dać zamawiającemu nieco więcej czasu na odpowiedź. Nie licząc licznych telefonów, ile jeszcze można czekać na rozstrzygnięcie :)

Analogicznie zresztą kontakt w drugą stronę. Przykładowo w sytuacji, gdy wykonawca złożył ofertę przed zmianą w specyfikacji (np. w pierwotnym terminie składania ofert, później zmienionym), warto by zamawiający upewnił się, że wykonawca zmianę zauważył. Jeśli wykonawca nie potwierdza odbioru wezwania do uzupełnienia – warto zadzwonić i spytać się, czy takie wezwanie dotarło. Jeśli zamawiający nie może odnaleźć wadium – warto zadzwonić i spytać się, kiedy i na jaki rachunek zostało wysłane (może trafiło na inny rachunek zamawiającego niż tego, który jest wymieniony w siwz). Można zmieniać terminy negocjacji, dopytywać się, kiedy będzie obiecany na negocjacjach dokument…

Oczywiście, niektóre zastosowania telefonu będą nadużyciem. Jeśli pytanie wykonawcy będzie istotne i zamawiacz na nie przez telefon odpowie, a innych wykonawców zignoruje albo informacja dla nich będzie dostępna znacznie później – to jest nierówne traktowanie wykonawców. Jeśli wykonawca dzwoni i pyta się, co ma napisać w wyjaśnieniu – można próbować objaśnić intencje zamawiającego, ale trudno dyktować wykonawcy co ma pisać. Nie można takich rzeczy robić. Ale czy z tego powodu telefon ma być zabroniony?

W dyrektywie 2014/24/UE numer telefonu zamawiającego pojawia się jako nieodzowny element ogłoszenia o zamówieniu i o czymś to chyba świadczy. Mamy też motyw 58 preambuły, który dopuszcza komunikację ustną z wykonawcami. Wskazuje co prawda na obowiązek jej dokumentowania, ale wtedy, gdy może mieć wpływ na treść i ocenę ofert. To samo znajdziemy w art. 22 ust. 2 dyrektywy. Dokumentowanie (o ile mamy sprawę istotną) przybiera w praktyce kształt na przykład protokołu z negocjacji. Jeśli ktoś zada nam przez telefon ważne pytanie (albo jakaś istotna kwestia do wyjaśnienia pojawi się w trakcie wizji lokalnej) – zamawiający odpowiada/wyjaśnia w tradycyjny sposób, informując wszystkich o tym pytaniu.

Nieszczęsny obecny art. 27 ust. 5 ustawy także wymaga od zamawiającego pozostawienia jakiegoś śladu takiego zdarzenia (choć ustawa o tym nie wspomina). Choćby w formie jakiejś notatki włączonej do akt postępowania. Przecież, gdy za pięć lat trzeba będzie wytłumaczyć się kontrolującemu z faktu uwzględnienia wniosku złożonego przez terminie, ten papier najlepiej odświeży pamięć i pozwoli uniknąć zamawiającemu zbędnych problemów i telefonów do byłych pracowników, którzy i tak nic nie będą już pamiętali ;)