W zeszłotygodniowym tekście opublikowanym w „szponach” podałem wyniki własnych „badań” nad rozpowszechnieniem dopuszczenia komunikacji elektronicznej w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. Trafiłem przy tej okazji na specyfikację, w której zamawiający co prawda zgodził się na komunikowanie z wykonawcami drogą elektroniczną, ale obwarował to warunkiem: „Informacje przesyłane za pomocą faksu lub poczty elektronicznej uważa się za dostarczone w terminie, jeśli ich treść dotarła do Strony postępowania, (czego potwierdzeniem będzie np. raport transmisji danych) zaś oryginał dokumentu dostarczony zostanie niezwłocznie drogą pocztową lub kurierską.”

Tak się złożyło, że niedawno spotkałem się (już sam nie pamiętam gdzie, proszę wybaczyć) z opinią, iż faks i mail są owszem, świetne, ale z uwagi na zasadę pisemności postępowania zawartą w art. 9 ust. 1 Pzp, nawet w przypadku dopuszczenia takich form konieczne jest pisemne potwierdzanie korespondencji. Chodziło w tym wypadku o przekazywanie korespondencji przez zamawiającego. Nieco zaskoczony, postanowiłem przeprowadzić inne „badanie” – ankietę wśród zamawiających z pytaniem, czy korespondencję przesłaną mailem potwierdzają pisemnie (na forum actuariusowym).

Odpowiedzi zebrało się osiemnaście, więc na pewno nie jest to oszałamiająca próbka, ale pozwala pewne wnioski wyciągnąć. Na początek wyniki:
– tak, oczywiście, przecież trzeba – 1
– tak, choć nie ma takiego obowiązku, ale dla świętego spokoju – 8
– nie, bo po co – 9
– jak się trafi, kto by się tam przejmował takimi pierdołami – 0
– wysyłamy tylko w formie pisemnej, bo mail i faks to szatańskie wynalazki – 0

Ilość wyboru ostatniej opcji szczególnie nie dziwi – wszak ankieta była prowadzona na forum internetowym, z którego zwykle korzystają ludzie z Internetem obyci i dostrzegający korzyści, jakie komunikacja za jego pośrednictwem niesie. Gdyby ktoś tę odpowiedź zaznaczył, byłbym niezmiernie zdziwiony. Zapewne prowadzenie tej ankiety w sposób bardziej tradycyjny, przyniosłoby tu inne wyniki.

Natomiast pozostałe odpowiedzi są wielce znamienne. Ponad 90% odpowiadających uznało, że przekazywanie pisemnie tego, co wysłało się wcześniej w postępowaniu mailem lub faksem jest niepotrzebne. Mimo to – i to jest najbardziej zastanawiające – prawie połowa z tych 90% to robi. W pytaniu było napisane „dla świętego spokoju” i zapewne o to w tym chodzi. Albo zamawiający obawia się, czy jakaś nawiedzona kontrola nie doczepi się braku kwitka z poczty, albo robi tak, bo tak robiło się zawsze, z dziada pradziada. Tylko pytanie – po co? Wysyłanie pocztą korespondencji już wysłanej w innej formie powoduje stratę czasu (ktoś w końcu musi to poadresować, zanieść na pocztę itp.) i pieniędzy (czas, znaczki, wydruki, koperty). A u wykonawcy to i tak zapewne w 90% przypadków idzie do kosza, a w pozostałych 10% rozpycha niepotrzebnie segregatory.

Obowiązku potwierdzania na piśmie korespondencji mailowej ustawa nie wprowadza. Art. 9 ust. 1 Pzp stanowi o formie pisemnej, ale – na szczęście – z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie. A art. 27 ust. 1 Pzp taki wyjątek stanowi – wskazuje, że zamawiający może wybrać formy komunikacji. Nie może zakazać formy pisemnej, ale może dopuścić faks i drogę elektroniczną. Z przepisu tego jasno wynika, że pewne komunikaty przesyłane między stronami w formie innej niż pisemna, są wiążące. Po cóż jeszcze zatem cokolwiek potwierdzać na prawdziwym papierze?

Ps. Już pomijam problem praktyczny zamawiającego z ogłoszenia cytowanego na wstępie – co pocznie, gdy dostanie faksem pytanie? Będzie czekać z odpowiedzią, dopóki nie dostanie pisemnej wersji? A co jeśli jej w ogóle nie dostanie, albo nadejdzie po terminie składania ofert?