Tym razem wrócę do tematu już na łamach szponów poruszanego, w tekście sprzed przeszło półtora roku. Od tego czasu nie zmieniło się moje zdanie, ale chyba też nie zmienił się stan faktyczny, nad którym ubolewałem. Wówczas przywoływałem wyniki badań przeprowadzonych przez UZP wspólnie z Uniwersytetem Łódzkim, z których wynikało, że 32% zamawiających nie dopuszcza komunikacji elektronicznej. Parę dni temu idąc tropem wskazanym na blogu Pzp dotarłem do tekstu S. Wikariaka z „Gazety Prawnej” na temat przygotowywanych właśnie ekatalogów do zakupów pozaustawowych. Ekatalogi zostawmy na inną okazję, w tym momencie interesuje mnie przede wszystkim stwierdzenie zawarte w podsumowaniu tekstu: „Z badania przeprowadzonego przez UZP, którego wyniki są prezentowane w przesłanym właśnie do zatwierdzenia sprawozdaniu za 2013 r. (na ankietę UZP odpowiedziało 11,5 tys. respondentów), wynika, że ponad 43 proc. zamawiających w żadnym z prowadzonych przez siebie postępowań nie przewidziało nawet możliwości kontaktowania się z użyciem e-maila.” Masakra.
Oczywiście owo 43% zamawiających nie przekłada się bezpośrednio na liczbę przetargów. Mogę bez większego ryzyka założyć, że do grona owych zamawiających należą głównie jednostki raczej rzadko mające do czynienia z zamówieniami (ba, niektóre być może nigdy nie mające do czynienia z „prawdziwymi” zamówieniami, a zmuszone do złożenia sprawozdania z udzielonych zamówień za 2013 r. tylko w zakresie poniżej 14.000 euro – wszak wspomniany wynik pochodzi zapewne z ankiety, o której wypełnienie UZP prosił przy okazji składania tych sprawozdań – choć pewnie tylko nieliczni tacy zamawiający się znaleźli).
W dniu tworzenia tego tekstu przeprowadziłem własne badanie na próbce 20 ogłoszeń o przetargach nieograniczonych z BZP z dnia dzień wcześniejszego (wybrałem BZP, albowiem tam szansa na znalezienie takich przypadków zapewne jest większa niż w DUUE). Próbka rzecz jasna mało reprezentatywna, bo czym jest 20 ogłoszeń wobec 554 opublikowanych tylko tego jednego dnia… Nie dysponuję jednak stadem studentów do zaprzęgnięcia do niewolniczej pracy :)
Wyniki? Cóż, spośród tych 20 przetargów (no, 23, jeden okazał się zapytaniem ofertowym, w dwóch przypadkach zaś nie odnalazłem siwz na stronie www(!)) w dwóch ograniczono formę korespondencji tylko do formy pisemnej lub faksu. Te dwa przypadki to mała gmina oraz publiczna uczelnia ze stolicy… Z pozostałych osiemnastu przypadków (gdzie komunikację elektroniczną dopuszczono) wyróżniają się dwa, gdzie obwarowano to dopuszczenie pewnymi warunkami. Pierwszy – przesłanie korespondencji drogą elektroniczną „będzie uznane za skuteczne, jeśli będzie polegało na przesłaniu kopii dokumentu opatrzonego podpisem osoby uprawnionej” (warunek nieco absurdalny, albowiem zeskanowany podpis ma z prawnego punktu widzenia taką samą wartość jak wstukany z klawiatury podpis „Grzegorz Bednarczyk” na końcu maila). Drugi – informacje przekazane drogą elektroniczną będą uznane za przekazane w terminie jeśli (m.in.) „oryginał dokumentu dostarczony zostanie niezwłocznie drogą pocztową lub kurierską”.
Można podsumować: 16 spośród 20 badanych zamawiających podeszło do sprawy racjonalnie, reszta komplikuje sobie życie. Owszem, tych 4 zamawiających nie daje 42% mojej próbki, ale 10% wykluczających taką korespondencję i kolejnych 10% wyczyniających z nią cuda to bardzo dużo.
Ps. Przy okazji rzuciłem okiem na adresy mailowe podane w tych specyfikacjach: w szesnastu przypadkach wyglądały na ogólne adresy zamawiających lub ich działów zamówień publicznych. W czterech były to adresy imienne do osób wskazanych do korespondencji*. Nie sądzę, by praktyka wskazywania adresów osobistych była najszczęśliwsza – jednak poczta w postępowaniu powinna docierać w miejsce ogólnie dostępne, tak, aby nieplanowana nieobecność w pracy (i brak dostępu do poczty poza nią) jednej osoby nie sparaliżowała komunikacji w postępowaniu.
*) Tak, 16 + 4 daje 20, a nie 18. Jednak również i zamawiający nie dopuszczający drogi elektronicznej, adresy mailowe podali. To znaczy że takimi dysponują i to nie przyczyny techniczne stanęły na przeszkodzie dopuszczeniu takiej drogi porozumiewania się :)
Interesujące, nie ma co. Jednak – czy nie zastanawiał się Pan nad powodem takiego postępowania? Czy ktoś w ogóle kiedyś się zastanawiał? Dopuszczenie do porozumiewania się drogą elektroniczną to dla Zamawiaczy spory problem – pierwsza rzecz przychodząca mi do głowy to godziny pracy po obu stronach. Czytając ten artykuł, poczułam się jak przy zarzucie najniższej ceny – łatwo jest rzucać oskarżenie na kogoś, jeśli nie jest się w ich skórze. Nie zna się powodów, czy choćby kultury organizacyjnej u zamawiającego. Reasumując – powierzchownie przeleciany temat, w sam raz na środowy poranek.
Zastanawiałem się nie raz, widząc takie kwiatki. Miałem/mam do czynienia z licznymi zamawiającymi. I nie znajduję żadnego uzasadnienia. Godziny pracy nie są żadnym usprawiedliwieniem czy problemem – wszak w mailu chodzi m.in. o to, że wykonawca może wysłać go wieczorem, a zamawiacz przeczytać rano. A jeśli kultura organizacyjna stoi na przeszkodzie, to w takim razie coś jest nie tak z ową organizacją zamawiającego. Ona ma służyć sprawnemu prowadzeniu spraw, a nie stanowić cel sam w sobie :)
Dla mnie jest prościej z pocztą elektroniczną:
– korespondencję można odebrać w kilkanaście sekund, bez czekania na opisaną pocztę z kancelarii,
– wykonawcy najczęściej wysyłają pytania w formie edytowalnego dokumentu tekstowego, nic prostszego niż skopiować je do udzielanych wyjaśnień,
– łatwiej wysłać wielostronnicowe pismo jako załącznik e-maila niż faksem.
Może to nie uproszczenie dla zamawiającego, ale łatwiejszy kontakt wydaje się zwiększać ilość korespondencji od wykonawców :)
A pocztę mam imienną, ale tu imienna nie znaczy wcale osobista…
Podpisuję się pod komentarzem Pana Grzegorza – jestem reprezentantem Zamawiającego, który już dostrzegł zalety komunikacji za pomocą poczty elektronicznej i sam widzę jak to ułatwia życie również samemu Zamawiającemu (przykładowo wielokrotnie korzystamy z tej formy w celu udostępnienia wykonawcom dokumentów z danego postępowania w postaci skanów – w ten sposób wykonawca nawet z drugiego końca kraju może otrzymać dokumenty bez wychodzenia z domu, natomiast my i tak skanujemy wszystkie papiery na bieżąco – oczywiście w razie potrzeby udostępniamy wgląd do dokumentacji w siedzibie, ale jest to naprawdę rzadka prośba ze strony wykonawców).
Reasumując, Zamawiający stosujcie pocztę elektroniczną, bo ułatwia ona życie obu stronom!
PS. Miejmy nadzieję, że UZP również powróci do starych dobrych czasów gdy można było otrzymać wyrok z uzasadnieniem mailowo/faksem.