Jedną z ostatnich większych rewolucji w naszych zamówieniach publicznych było wpisanie do ustawy, że co do zasady podmiotowe środki dowodowe są składane tylko przez tego wykonawcę, którego oferta jest najwyżej oceniona – nie z ofertą, ale dopiero na żądanie zamawiającego. Miało to spowodować zmniejszenie obciążeń biurokratycznych spoczywających na wykonawcach w związku ze startem w przetargach, a nieuniknionym kosztem było przedłużenie czasu trwania postępowań.

Związanych z tym jest sporo problemów, a chyba najważniejszy pojawił się w trybach dwustopniowych (przetargu ograniczonym, negocjacjach z ogłoszeniami itd.) – gdyby wspomnianą zasadę stosować i żądać podmiotowych środków dowodowych dopiero na etapie wyboru oferty najkorzystniejszej, mogłoby się okazać, że kwalifikacja na krótką listę była obciążona błędem, którego usunąć się już nie da: gdy wykonawca z najwyżej ocenioną ofertą nie powinien na niej się znaleźć, bo warunków nie spełnia, w związku z czym powinien na nią się dostać następny w kolejce.

Ba, w tym przypadku istnieje jeszcze oczywiście szansa – jeśli wykonawca warunki spełni, sprawa będzie „czysta” (choć lepiej ryzyka unikać niż liczyć na szczęście). Ale co z kryteriami selekcji? Podmiotowe środki dowodowe są dokumentami, które mają potwierdzać ich spełnienie, a tymczasem ocena w kryteriach selekcji musi nastąpić już na etapie oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Jak wybrać wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do kolejnego etapu postępowania bez ich weryfikacji? Tylko na podstawie ich oświadczeń zawartych we wniosku?

Cóż, problemu nie ma w jednej sytuacji – gdy wykonawców, którzy złożyli wnioski, jest mniej niż miejsc na krótkiej liście. W takiej sytuacji kryteria selekcji nie mają co do zasady zastosowania. Jeśli jednak zainteresowanie jest większe, ocena w nich jest kluczowa dla przebiegu postępowania. Jest zatem naturalne, że zamawiający takich podmiotowych środków dowodowych zażąda, korzystając z furtki, którą ustawodawca zostawił mu w art. 126 ust. 2 Pzp – jeśli jest to niezbędne dla odpowiedniego przebiegu postępowania, można podmiotowych środków dowodowych zażądać nie tylko od wykonawcy z najwyższą oceną oferty, ale także na innych etapach postępowania.

Ba, ten przepis wprost wskazuje, w ramach przykładu, że w przypadku trybów z wnioskami o dopuszczenie do udziału zamawiający może żądać złożenia niektórych lub wszystkich wymaganych podmiotowych środków dowodowych na etapie składania tych wniosków lub niezwłocznie po ich złożeniu. Ten fragment „niezwłocznie po ich złożeniu” można odebrać jako sugestię – zrób jak przy ofertach, zbierz wnioski, oceń, a potem wezwij do złożenia podmiotowych środków dowodowych od tych, których na listę zakwalifikowałeś.

Jednak takie rozwiązanie ma kilka „ale”. Po pierwsze, aby ustalić, kto wchodzi na krótką listę, potrzebne jest zbadanie podmiotowych środków dowodowych w kryteriach selekcji. Nie ma sensu dopuszczać składania samych wniosków, a potem wszystkich wykonawców wzywać do złożenia tych dokumentów, bo tylko traci się czas. Po drugie, kryteria selekcji dotyczą często tych samych aspektów co warunki udziału w postępowaniu (w warunkach jest jakieś minimum, a w kryteriach selekcji jest ocena nadwyżki) – nie ma sensu zatem rozdzielać podmiotowych środków dowodowych dotyczących warunków i kryteriów selekcji, bo te elementy są komplementarne. Po trzecie, nawet jeśli da się wyodrębnić podmiotowe środki dowodowe dotyczące samych warunków udziału, ich żądanie tylko od wykonawców zakwalifikowanych na krótką listę jest trochę bez sensu – jeśli któryś z nich wyłoży się na tym etapie, zamawiający straci czas, bo będzie musiał żądać dokumentów od kolejnego wykonawcy z listy, dając mu taki sam termin na ich złożenie, jaki poprzednio dał konkurentom.

Wniosek? Zwykle nie ma sensu w przetargu ograniczonym, negocjacjach bez ogłoszenia i innych tego typu trybach odsuwać składania podmiotowych środków dowodowych w czasie – trzeba ich wymagać wraz z wnioskami o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. W tym przypadku rewolucja ustawodawcy nie miała sensu, i chyba lepiej byłoby napisać w ustawie, że w trybach dwustopniowych takie dokumenty składa się po prostu razem z wnioskami.

Tym bardziej, że przecież cel składania podmiotowych środków dowodowych dotyczących kryteriów selekcji oraz przedmiotowych środków dowodowych dotyczących kryteriów oceny ofert jest taki sam (tylko dotyczy innych etapów postępowania). A reguły mamy różne…