O podpisywaniu ofert w postępowaniach ustawowych już tu pisałem, pewnie nie raz. Rozumiem wymóg podpisu kwalifikowanego w postępowaniach unijnych, bo tego wymaga od nas dyrektywa (choć korona by z głowy nikomu nie spadła, gdyby dopuścić tu niekoniecznie kwalifikowane, ale także i zaawansowane formy podpisu elektronicznego). Nie rozumiem wymogu podpisu kwalifikowanego, zaufanego lub osobistego w postępowaniach krajowych, bo ten wymóg narzuciliśmy sobie sami, a w praktyce bardziej utrudnia niż ułatwia życie (i to po obu stronach). Cóż, zamawiający nie mają wyjścia, ustawa jest jaka jest.

Jednak tam gdzie ustawa się kończy, a zamawiający w praktyce sam decyduje o wszystkim, czyli w postępowaniach pozaustawowych, w szczególności podprogowych, narzucanie jakichś szczególnych wymagań dotyczących sposobu podpisania oferty, pełnomocnictw itp. w 99% traci sens. Cóż nam bowiem przeszkadza, że ofertę przyśle zwykłym mailem „zwykły” handlowiec? Pamiętajmy, że wykonawca to podmiot gospodarczy, działający w celu osiągnięcia zysku, i jeśli taka oferta tego handlowa będzie najkorzystniejsza, żaden wykonawca nie odmówi realizacji zamówienia. No, czasami problemy pojawiają się wtedy, gdy zamawiający wymyśla przeszarżowaną umowę, której warunków nikt racjonalnie myślący nie spełni, ale w takim przypadku nie ma żadnych przeszkód, aby sięgnąć po kolejną ofertę (choć pewnie bardziej racjonalne w niejednym przypadku byłoby odpuszczenie w umowie).

Niestety, przyzwyczajeni do postępowań ustawowych niektórzy zamawiający czynią z nich kalki w tych drobniejszych zakupach. Przewidują sztywne ramy odrzucania ofert, obowiązek podpisania oferty, wymogi dotyczące podpisów kwalifikowanych lub zaufanych. I mnóstwo innych rzeczy, z których większość wielkiego sensu w takich postępowaniach nie ma. Produkują formalności, które są kompletnie zbyteczne.

Oczywiście, im zasady postępowania są luźniejsze, tym bywają trudniejsze do przełknięcia dla wykonawców. Oni też nie są zachwyceni postępowaniami, w których zamawiający może dowolnie wybrać ofertę, bo nie potrafią oszacować swoich szans. Nie mogą ocenić, czy warto w ogóle się bawić, czy też zamawiający ma już upatrzoną ofertę, a postępowanie jest tylko takim kwiatkiem do kożucha, aby wypełnić procedurki. Ale w tych postępowaniach mimo wszystko zamawiający może sobie pozwolić na więcej niż w ustawie.

Zresztą, w końcu ten próg 130 000 zł netto od tego jest. Ustawodawca uznał (zresztą racjonalnie), że nie ma sensu narzucać na zamawiającego sztywnych formuł postępowania w zamówieniach o mniejszych wartościach. Zresztą, nie od samego początku, bo przecież u zarania ustawy o zamówieniach publicznych żadnego progu minimalnego jej stosowania nie przewidziano. Szybko się jednak zreflektowano – jeszcze zanim ustawa na dobre weszła w życie wprowadzono próg 1000 ECU dla zamówień z wolnej ręki, zwalniając jednocześnie w tym przypadku z wymogu pisemnej umowy, a jakiś czas później pojawiło się kwotowe wyłączenie z ustawy.

Owszem, zamawiający powinien nawet w takich postępowaniach zachować przejrzystość, ale ta przejrzystość nie nakazuje mu żądania podpisów kwalifikowanych czy zaufanych pod ofertami. Ta przejrzystość nie zabrania mu zażądać informacji o doświadczeniu w określonym zakresie bez stawiania zerojedynkowych warunków. Ta przejrzystość nie zabrania mu wreszcie, aby umieścić w zapytaniu dwa najistotniejsze dla mnie w takich przypadkach zapisy: że zawsze może negocjować i że zawsze może poprawiać, zmieniać lub prosić o uzupełnienie oferty. W tym o dokumenty, których pierwotnie nie wymagał, ale w toku postępowania uznał je za potrzebne.

Bo przecież celem tego postępowania jest wybór oferty najlepszej. Jeśli zamawiacz dostanie ofertę z najlepszą ceną z produktem nie spełniającym jednego wymagania, co stoi na przeszkodzie aby zapytać wykonawcę, czy ma produkt spełniający także i to wymaganie i ile by kosztował. Albo czy może przedstawić papiery na to, że jednak produkt jest wystarczający.

Apel do zamawiających: nie dajcie się pogrzebać formalnościom tam, gdzie nie są potrzebne. Nie wymagajcie od wykonawców rzeczy niepotrzebnych. Nie krępujcie się nazbyt ciasnymi więzami. I negocjujcie i uzupełniajcie zawsze i wszędzie, gdy ma to sens. Taki zdroworozsądkowy, ukierunkowany na najlepszy efekt.