Zamawiający wyznaczając wykonawcom terminy na składanie wyjaśnień, uzupełnień czy podmiotowych środków dowodowych, nie jest ograniczony zbyt wieloma szczegółowymi regulacjami. Zresztą, nic dziwnego – wszak wyjaśnienie wyjaśnieniu nierówne. Konkretne przepisy odnoszą się tylko do składania podmiotowych środków dowodowych i wyznaczają minimalne terminy, jakie zamawiający musi dać wykonawcom – 5 dni poniżej progów unijnych i 10 dni powyżej nich.

Czy to oznacza, że poza tym hulaj dusza, piekła nie ma? Nie do końca, mamy przecież jeszcze zasady. Co prawda nie znajdziemy w ustawie ogólnego zapisu dotyczącego takich terminów podobnego do art. 131 ust. 1 (i analogicznych w postępowaniach poniżej progów unijnych), zgodnie z którym termin składania ofert czy wniosków ma uwzględniać złożoność i specyfikę przedmiotu zamówienia oraz czas niezbędny do ich przygotowania i złożenia. Jednak nie ulega wątpliwości, że podobna zasada obowiązuje także i przy terminach składania wyjaśnień, uzupełnień czy podmiotowych środków dowodowych. Gdyby bowiem nie myśleć o wykonawcy, zamawiający naruszaliby zasadę zapewnienia zachowania uczciwej konkurencji – nierealny termin w praktyce eliminowałby z przetargu wykonawcę, a nie o to w zamówieniach chodzi.

Za każdy razem zamawiający powinien się zatem zastanowić – ile zebranie tych wyjaśnień czy papierów i ich podpisanie może zabrać sprawnie działającemu wykonawcy (na szczęście w dzisiejszych czasach w praktyce odpadł problem z czasem niezbędnym na przewożenie papierów). Czasami są to sprawy szybkie i proste, dokumenty, którymi wykonawca powinien dysponować, czasami natomiast (szczególnie w przypadku wyjaśnień) wkraczamy na grunt sporządzania bardziej skomplikowanych opracowań, które muszą być przygotowywane specjalnie na potrzeby danego zamówienia.

Napisałem wyżej o „sprawnie działającym wykonawcy”. Cóż, rynek zamówień publicznych to rynek przeznaczony dla profesjonalistów (przynajmniej w teorii, bo w praktyce, zwłaszcza przy mniejszych zamówieniach, różnie z tym bywa). Profesjonalista musi działać sprawnie i wiedzieć o co chodzi. Zamawiający wyznaczając termin składania wyjaśnień czy dokumentów nie ma obowiązku brania poprawki na przykład na fakt, że są wakacje i nie wiadomo, czy po stronie wykonawcy będzie miał kto podpisać dokumenty (zresztą, znowu, w dobie podpisu elektronicznego nawet wyjazd na wakacje już nie musi stanowić przeszkody)¹.

Oczywiście, trzeba pamiętać o równym traktowaniu wykonawców, i wyznaczać im podobne terminy na podobne czynności. Niekiedy zamawiający zastanawiają się, co jest bliższe obowiązkowi zapewnienia zachowania uczciwej konkurencji w sytuacji, gdy jednocześnie wzywają kilku wykonawców do różnych czynności, z których jedne są mniej, a drugie znacznie bardziej pracochłonne (np. jeden ma uzupełnić tylko jeden nieskomplikowany papierek, natomiast drugi złożyć obszerne wyjaśnienia) – czy termin powinien być dla każdego dostosowany do czynności, czy dla każdego identyczny? W gruncie rzeczy nie mam nic przeciwko żadnemu z tych rozwiązań.

Choć ustawa o tym nie wspomina (ale w końcu wspomina o zbyt wielu rzeczach, o których nie musi), wykonawcy mają prawo zwrócenia się do zamawiającego o przedłużenie takiego terminu. Jeśli to robią, warto, aby pamiętali o sensownym uzasadnieniu (a kiepskim uzasadnieniem są stwierdzenia, że nie zauważyliśmy powiadomienia w skrzynce pocztowej albo że mamy ważniejsze sprawy), które mogłoby przekonać zamawiającego, i o tym, aby wysłali prośbę na tyle wcześnie, aby zamawiający mógł ją rozpatrzyć przed upływem wyznaczonego pierwotnie terminu. Zamawiający bowiem może wyrazić taką zgodę, ale musi to zrobić przed tym terminem, a nie po jego upływie (bo wówczas zmaterializowałaby się przesłanki odrzucania ofert z art. 224 ust. 6 czy art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c, gdzie mowa o składaniu dokumentów/wyjaśnień w wyznaczonym terminie).

Co zrobić, jeśli z prośbą o przedłużenie terminu wystąpi tylko jeden z wykonawców, a wezwanych było kilku (co przecież często się zdarza, np. przy wyjaśnieniach rażąco niskiej ceny)? Cóż, w imię zasady równego traktowania zamawiający powinien przedłużyć termin nie tylko temu jednemu, ale wszystkim.

Ps. Za tydzień (a może i za dwa) kolejna wakacyjna przerwa w „szponach”. Trochę te wakacje przerywane, ale ważne, żeby czasami od zamówień odpoczywać :)

1. Ciekawym przykładem jest tu wyrok KIO 1612/22 – odwołujący kwestionował tam m.in. fakt, że wezwanie do uzupełnienia dostał w Wielki Piątek, kiedy w pracy już nikogo nie było i wskazywał, że w kraju pochodzenia jednego z konsorcjantów w bieg terminu wchodziło święto narodowe. KIO tamto odwołanie odrzuciło i nie rozpatrywało merytorycznie, ale trudno wyobrazić sobie, aby taką argumentację uznało. Jasne, dni wolne od pracy trzeba brać pod uwagę przy ustalaniu terminu na złożenie papierów, ale jeśli w grę wchodzi kilkanaście różnych krajów, w praktyce nie sposób ustalić identycznego terminu, w który nie wchodziłyby jakieś lokalne atrakcje. ↩︎