Urząd Zamówień Publicznych od jakiegoś czasu prowadzi aktywność wcześniej niespotykaną: zapisy wideo organizowanych przez siebie wydarzeń, dotąd dostępnych dla garstek szczęśliwców, zaczął pokazywać w internecie. To ma jak najbardziej sens – skorzystać z takiego wideo może znacznie większa liczba użytkowników, a do stwierdzeń tam padających można potem wrócić. Mam nadzieję, że podobnie będzie z transmitowaną na żywo w ubiegłym tygodniu konferencją* „Platforma e-Zamówienia – konferencja dla Zamawiających”. Temat arcyciekawy dla wielu użytkowników systemu zamówień publicznych, bo zamknięcie miniportalu już za kilka tygodni i uruchomienie modułu składania ofert na e-zamówieniach powoduje, że wielu zamawiających jest spragnionych praktycznej wiedzy na temat tego ostatniego rozwiązania.

Co prawda niestety nie udało mi się oderwać na czas tego szkolenia od obowiązków, więc było sporo rzeczy, które mnie ominęły (i dlatego liczę na powtórkę), jednak generalnie było to fajnie zorganizowane przedsięwzięcie, a praktycznym wypowiedziom towarzyszył chyba równie ciekawy czat, na którym przedstawiciele UZP odpowiadali na wiele praktycznych pytań nasuwających się widzom. Inspiracją do dzisiejszego tekstu jest właśnie jedno pytań z tego czatu: czy na e-zamówieniach zamawiający widzi przed otwarciem ofert kto złożył ofertę. Padła na nie odpowiedź, że widzi, ile jest ofert, ale nie widzi, kto je złożył.

W początkach mojej kariery zawodowej (cóż, za parę miesięcy stuknie mi ćwierć wieku w zamówieniach publicznych, mówimy więc o dalekiej historii) oferty były papierowe, a normą był wymóg, aby koperta zawierająca ofertę nie zawierała żadnych danych, które mogłyby ujawnić kto jest wykonawcą. To była daleko idąca utopia, bowiem w wielu przypadkach ustalenie, kto ofertę złożył nie przedstawiało dla chcącego większego kłopotu. Wystarczało chociażby obserwować na dzienniku podawczym przynoszących. Pojawiła się także „dwukopertowość” – koperta zewnętrzna była bez wskazania wykonawcy, a takie wskazanie pojawiało się na kopercie wewnętrznej. To, jeśli mnie pamięć nie myli, w dużej mierze był efekt oświadczeń o zależności i dominacji (konstrukcja tego wynalazku była patologiczna – zamawiający, aby nie dopuścić do zmów i wycofywania się wykonawców, żądali składania tych oświadczeń przed odczytaniem ofert, co w praktyce oznaczało u wielu obowiązkową obecność na otwarciu). Z czasem jednak dwukopertowość odeszła w niepamięć, podobnie jak i anonimowość kopert.

Dziś zapomnieliśmy w ogóle o kopertach, oferty są elektroniczne. I rozwiązania zdaje się są w tej mierze różne. UZP twierdzi, że w systemie e-zamówienia nie widać przed otwarciem, kto złożył oferty, ale wiadomo ile ich jest. System komercyjny, z którego korzystam, tożsamości wykonawcy nie kryje przed zamawiającym w żaden sposób. Które rozwiązanie jest lepsze? Skąd się ta różnica? Owszem, od bardzo dawna mamy wynikający z ustawy zakaz zapoznawania się z treścią ofert przed upływem terminu ich otwarcia. Treść ofert to przede wszystkim oferowane parametry realizacji zamówienia, zwłaszcza te oceniane w kryteriach oceny ofert. Czy treścią jest tożsamość wykonawcy? Cóż, można nad tym się zastanawiać i pewnie doszlibyśmy do wniosku, że przynajmniej w jakimś stopniu tak. Czy jednak z punktu widzenia racjonalności samego postępowania tę informację należałoby kryć pod korcem, czy może ona być zamawiającemu ujawniona?

Informacja o tym, kto spośród konkurencji złożył oferty, a nawet taka o ilości złożonych ofert, ma wartość gospodarczą dla wykonawców. Zdecydowanie zmniejsza ich niepewność co do przebiegu postępowania i pozwala lepiej ocenić ryzyko związane ze złożeniem takiej, a nie innej oferty. To szczególnie widać przy porównaniu najbardziej oczywistych sytuacji: wykonawca inaczej może zachować się w postępowaniu, jeśli wie, że jest jedynym wykonawcą, a inaczej – jeśli wie, że ma konkurencję. Sytuacja taka zresztą jest zamówieniową normą i wykonawcy często takie informacje mają – tak jest bowiem w każdym trybie dwustopniowym, gdy po etapie oceny wniosków wykonawcy zakwalifikowani do składania ofert czy negocjacji wiedzą, ilu pozostało im w postępowaniu konkurentów (wiadomo, że liczba ta może tylko spaść, jeśli ktoś z dopuszczonych do drugiego etapu nie zdecyduje się złożyć oferty, ale już nie może wzrosnąć). To zresztą było powodem jednego ze „szponowych” postulatów de lege ferenda, prezentowanych u zarania tej strony (w 2010) i wciąż aktualnych – aby w przypadkach dopuszczenia do drugiego etapu postępowania tylko jednego wykonawcy przechodzić z formy ofertowej na formę negocjacyjną, która może dać lepsze efekty niż zdanie się na łaskę wykonawcy świadomego braku konkurencji.

Jednak opisane wyżej systemy informacji o tym kto złożył ofertę ani ile ich jest nie ujawniają wykonawcom – jedynie zamawiającym. Oczywiście, istnieje ryzyko, że wykonawca zadzwoni, a zamawiający mu taką informację poda. Niekiedy zapytany wprost, a niekiedy zostanie to wyciągnięte od niego podstępem. Jednak nasze zamówienia zdrowieją i to ryzyko stopniowo maleje. Zresztą, przy zwyczaju składania ofert w ostatniej chwili, takie informacje zwykle wiele wykonawcy nie dadzą, bowiem w ostatnich chwilach przed upływem terminu składania ofert sytuacja bywa dynamiczna i najczęściej właśnie wtedy pojawiają się nowe oferty. A trudno zostawiać kluczowe decyzje na ostatnią chwilę. Z kolei zamawiającym takie informacje mogą pomóc w niezwykle prozaicznych czynnościach. Owszem, jak wynikało z prezentacji, e-zamówienia mają wyręczać zamawiających w przygotowywaniu informacji z otwarcia ofert. Niektóre z systemów komercyjnych prawdopodobnie takie funkcjonalności mają, inne natomiast nie i tam znajomość tożsamości przed otwarciem ofert może po prostu przyspieszyć podzielenie się przez zamawiającego ze światem informacjami z otwarcia.

Ps. Jedna rzecz mnie ogromnie w tej konferencji bolała – nadużywanie koszmarku językowego (pod którym kryje się niezmiernie cenna idea), powtarzanego przez różne osoby i w różnych formach słowa „reużycie”. Ile razy – nie zliczę.

*) Cóż, może lepiej nazwać do szkoleniem albo instruktażem, choć pewnie pierwszy panel służący opowiedzeniu po co są e-zamówienia i dlaczego są ważne, faktycznie nie miał specjalnie praktycznego wymiaru. Swoją drogą, daleki jestem od krytykowania UZP za jego włączenie do programu: to naturalne, że instytucja chce się pochwalić projektem jako takim.