Chciałem napisać tekst żądaniu środków dowodowych nie wtedy, gdy ustawa to nakazuje (czyli przedmiotowych wraz z ofertą, a podmiotowych na wezwanie od najwyżej ocenionego, ale przed wyborem oferty najkorzystniejszej), ale dopiero po wyborze oferty, w ramach formalności przed zawarciem umowy. Zorientowałem się jednak, że ta brzydka i niezgodna z ustawą praktyka była już tematem tekstu w „Szponach”, ponad 4 lata temu (co prawda dotyczącego tylko przedmiotowych środków dowodowych, a nie podmiotowych, ale w gruncie rzeczy niewiele to zmienia, tylko o inny przepis ustawy chodzi).
W komentarzach do tamtego tekstu pojawiło się pytanie: a co, jeśli zamawiający żąda takich dokumentów dopiero po podpisaniu umowy – kart materiałowych, certyfikatów itp. Postępowanie jest już wtedy definitywnie skończone i w zasadzie nie ma przepisu, który by tego zabraniał. Czy takie postępowanie ma sen, zależy od tego, jaki to papierek i czego dotyczy. Jeśli dopiero na etapie realizacji zamawiający sprawdza jakiś kluczowy komponent przedmiotu zamówienia i dopiero wtedy wytyka wykonawcy niezgodność z SWZ, pojawia się problem, który może zagrozić realizacji zamówienia w ogóle. Jeśli tego przedmiotu nie da się łatwo i w podobnych pieniądzach zastąpić na taki element, który jest zgodny z wymaganiami, wykonanie zamówienia może być niemożliwe albo nieopłacalne.
A jeśli wykonanie zamówienia staje się dla wykonawcy nieopłacalne, problem mają obie strony – wykonawca, których nie chce dopłacać do biznesu, i zamawiający, który traci czas na spory i wcale nie ma pewności, czy otrzyma jakość, której oczekiwał. W skrajnym przypadku może dojść do rozwiązania umowy, a w takiej sytuacji trzeba zaczynać całą historię od nowa. Jeśli więc mamy do czynienia z jakimś ważnym elementem, kluczowym dla całej realizacji, warto jednak pomyśleć, aby zapoznać się z nim na etapie przetargu.
Ale w zdecydowanej większości przypadków jest to absolutnie zbędne. Na przykład przy przetargach na roboty budowlane zamawiający nie wymagają papierów do każdego materiału, który będzie wykorzystany – jednak często zastrzegają sobie możliwość ich weryfikacji na etapie realizacji. I słusznie. Gdyby zamawiający chciał papierek do każdego materiału podczas przetargu, utonąłby w papierach, a skutkiem mogłoby być odrzucenie oferty za drobiazgi. Tymczasem na etapie budowy jest inaczej. Inspektor nadzoru może przyczepić się każdego materiału i może chcieć obejrzeć każdy papierek. Jeśli to nie jest nic kluczowego, zastąpienie materiału nie stanowi istotnego problemu dla wykonawcy, a zatem nie zagraża realizacji zamówienia.