Chciałem napisać tekst żądaniu środków dowodowych nie wtedy, gdy ustawa to nakazuje (czyli przedmiotowych wraz z ofertą, a podmiotowych na wezwanie od najwyżej ocenionego, ale przed wyborem oferty najkorzystniejszej), ale dopiero po wyborze oferty, w ramach formalności przed zawarciem umowy. Zorientowałem się jednak, że ta brzydka i niezgodna z ustawą praktyka była już tematem tekstu w „Szponach”, ponad 4 lata temu (co prawda dotyczącego tylko przedmiotowych środków dowodowych, a nie podmiotowych, ale w gruncie rzeczy niewiele to zmienia, tylko o inny przepis ustawy chodzi).
W komentarzach do tamtego tekstu pojawiło się pytanie: a co, jeśli zamawiający żąda takich dokumentów dopiero po podpisaniu umowy – kart materiałowych, certyfikatów itp. Postępowanie jest już wtedy definitywnie skończone i w zasadzie nie ma przepisu, który by tego zabraniał. Czy takie postępowanie ma sen, zależy od tego, jaki to papierek i czego dotyczy. Jeśli dopiero na etapie realizacji zamawiający sprawdza jakiś kluczowy komponent przedmiotu zamówienia i dopiero wtedy wytyka wykonawcy niezgodność z SWZ, pojawia się problem, który może zagrozić realizacji zamówienia w ogóle. Jeśli tego przedmiotu nie da się łatwo i w podobnych pieniądzach zastąpić na taki element, który jest zgodny z wymaganiami, wykonanie zamówienia może być niemożliwe albo nieopłacalne.
A jeśli wykonanie zamówienia staje się dla wykonawcy nieopłacalne, problem mają obie strony – wykonawca, których nie chce dopłacać do biznesu, i zamawiający, który traci czas na spory i wcale nie ma pewności, czy otrzyma jakość, której oczekiwał. W skrajnym przypadku może dojść do rozwiązania umowy, a w takiej sytuacji trzeba zaczynać całą historię od nowa. Jeśli więc mamy do czynienia z jakimś ważnym elementem, kluczowym dla całej realizacji, warto jednak pomyśleć, aby zapoznać się z nim na etapie przetargu.
Ale w zdecydowanej większości przypadków jest to absolutnie zbędne. Na przykład przy przetargach na roboty budowlane zamawiający nie wymagają papierów do każdego materiału, który będzie wykorzystany – jednak często zastrzegają sobie możliwość ich weryfikacji na etapie realizacji. I słusznie. Gdyby zamawiający chciał papierek do każdego materiału podczas przetargu, utonąłby w papierach, a skutkiem mogłoby być odrzucenie oferty za drobiazgi. Tymczasem na etapie budowy jest inaczej. Inspektor nadzoru może przyczepić się każdego materiału i może chcieć obejrzeć każdy papierek. Jeśli to nie jest nic kluczowego, zastąpienie materiału nie stanowi istotnego problemu dla wykonawcy, a zatem nie zagraża realizacji zamówienia.
Jako Wykonawca braliśmy udział w takim przetargu. Zamawiający na etapie ofert nie wymagał przedmiotowych środków dowodowych (wymagał tylko charakterystyki technicznej wypełnianej na zasadzie „spełnia/ nie spełnia”). W umowie wprowadził zapisy obligujące Wykonawcę, który podpisze kontrakt, do dostarczenia pełnej dokumentacji technicznej (kart katalogowych, deklaracji, certyfikatów, raportów z badań). Zamawiający będzie badał te dokumenty i ewentualnie wzywał o ich poprawienie i uzupełnienie, niezaakceptowanie dokumentacji skończy się rozwiązaniem umowy. Więc ciężar weryfikacji przedmiotu zamówienia został przeniesiony na etap realizacji umowy. Pierwotnie Zamawiający nie zabezpieczył się żadnymi karami na wypadek gdyby Wykonawca nie dostarczył, lub dostarczył błędne dokumenty. Kary w tym zakresie wprowadził dopiero po pytaniach ze strony Wykonawców. Było to o tyle zaskakujące, że przedmiot zamówienia w takiej konfiguracji stosowany był po raz pierwszy u Zamawiającego. Mieliśmy duży dylemat czy działanie Zamawiającego jest prawidłowe.