Cóż, terminu na zadawanie pytań tak naprawdę w ustawie nie ma. Każdy może zapytać o wszystko w każdej chwili. No, naturalną granicą jest termin składania ofert, ale zdarzyło mi się także spotkać z pytaniem zadanym przez wykonawcę już po złożeniu ofert – wezwany do uzupełnienia poprosił o wyjaśnienie zapisu specyfikacji, do którego wezwanie do uzupełnienia się odnosiło. Cóż, sytuacja niecodzienna, skończyła się – o ile dobrze pamiętam – nie publikacją wyjaśnienia treści SIWZ, ale uszczegółowieniem wezwania do uzupełnienia i przedłużeniem terminu na jego złożenie.

Jest natomiast w ustawie termin zadawania pytań, na które zamawiający ma obowiązek odpowiedzieć. Różnie on się w historii naszej ustawy kształtował, dość długo była to połowa terminu wyznaczonego na składanie ofert, a więc każdorazowo uzależnione od momentu publikacji ogłoszenia i wyznaczonego terminu składania ofert. Obecnie mamy w ustawie ten termin wyznaczony na sztywno – w przetargach unijnych upływa on 14 dni przed upływem terminu składania ofert, chyba że zamawiający skrócił termin składania ofert z uwagi na pilność wykonania zamówienia – wówczas i termin na zadanie pytań z obowiązkiem odpowiedzi skraca się do 7 dni. W przypadku postępowań krajowych termin ten z kolei upływa 4 dni przed terminem składania ofert*.

Wszystko jest pięknie, ale jeśli zamawiający w związku z zadanymi pytaniami albo w ogóle z własnej inicjatywy pozmienia coś w SWZ, albo udzieli wyjaśnień, które wątpliwości nie rozwieją, albo wzbudzą nowe (cóż, zdarzają się takie, które jeszcze bardziej gmatwają, zwłaszcza, gdy zamawiający nie zmienia SWZ, ale udziela odpowiedzi, które w praktyce wprowadzają odmienne postanowienia), i zrobi to krótko przed terminem na zadawanie pytań z obowiązkiem odpowiedzi albo już po jego upływie – wykonawca może pozostać z nowymi wątpliwościami na lodzie. I na nic nie przyda mu się ewentualne przedłużenie terminu składania ofert, bo przecież w grę wchodzi dodatkowa zasada: przesunięcie terminu składania ofert nie wpływa na termin składania pytań, na które zamawiający ma obowiązek odpowiedzieć (a zatem data zadawania pytań ustalona na wstępie pozostaje tą konkretną datą, choćby i termin składania ofert przesunąć o dwa miesiące).

Oczywiście, są zamawiający, którzy odpowiadają na każde pytanie, niezależnie od tego kiedy wpłynie – a przynajmniej każde sensowne niezależnie od terminu jego zadania i każde bezsensowne z wyjątkiem tych, na które trudno byłoby odpowiedzieć, bo czasu już mało (pamiętajmy, że nawet odpowiedź na bezsensowne w opinii zamawiającego pytanie może coś uświadomić wykonawcy, a każde uświadomienie oznacza większą szansę na więcej ofert i lepsze oferty). Są też jednak i tacy zamawiający, którzy pytania traktują jako zło wcielone i dla pytań zadanych po magicznym terminie znajdują miejsce tylko w koszu (i dokumentacji postępowania). Chyba coraz ich mniej, ale wciąż się zdarzają.

Mam tu kłopot: choć marzyłoby mi się, aby ustawa zobowiązywała także i takich „opornych” zamawiających do odpowiadania przynajmniej na te sensowne pytania, to każda zmiana ustawy, która przychodzi mi do głowy, to trochę wylewanie dziecka z kąpielą. Gdyby bowiem wprowadzić do ustawy choćby i ogólną zasadę nakazującą jednak odpowiadać na pytania składane po terminie, jeśli odpowiedzi mogą mieć znaczenie dla przygotowania i złożenia ofert, to oznaczałoby, że niektórzy wykonawcy z definicji zaczną zadawać pytania później niż dotąd. I dojdzie do wtedy do przedłużania postępowań z powodu konieczności odpowiadania na takie pytania tuż przed terminem składania ofert i związanego z tym przedłużania terminów składania ofert.

Może zatem ustawy zmieniać nie trzeba, ale trzeba pamiętać o zasadach już w niej obecnych i „opornych” zamawiających edukować. Że jeśli pytanie ma sens, to warto odpowiedzieć. A jeśli ma sens, a odnosi się do zmian wprowadzonych do SWZ po upływie terminu na zadanie pytania – to wręcz trzeba odpowiedzieć. Mam wrażenie, że przypadków „opornych” zamawiających jest coraz mniej, więc chyba powoli idziemy w dobrym kierunku. I głównym efektem tego tekstu jest chyba właśnie dorzucenie swojej cegiełki do tego procesu.

*) To zrozumiałe, jeśli zamawiający zdecyduje się na najkrótszy możliwy termin składania ofert wynikający z ustawy – przy 7 dniach na przygotowanie ofert trudno kwestionować taki termin (można nawet się zastanawiać, czy 3 dni na zadanie pytań to termin realny). Ale jeśli zamawiający wyznacza dłuższy, np. 14- czy 21-dniowy, zadanie pytań przed samym otwarciem jest trochę irytujące. Zwłaszcza, że przy czterech dniach czasami trudno utrzymać termin udzielenia odpowiedzi tak, aby nie przesuwać terminu składania ofert (zwłaszcza jeśli w grę wchodzą jakieś weekendy), a wykonawca przecież miał możliwość, aby pytania zadać wcześniej… I być może tu jednak warto byłoby wrócić do rozwiązania z poprzedniej ustawy, może nieco podrasowanego (np.: połowa okresu, przy czym jeśli połowa przypada wcześniej to do 14 dni przed terminem składania ofert, a jeśli połowa przypada później to do 4 dni przed terminem składania ofert) – w tych „siedmiodniowych” przetargach nic by to nie zmieniło, a w pozostałych dałoby zamawiającemu odrobinę wytchnienia i może zdyscyplinowało wykonawców do ciut wcześniejszego przeglądania dokumentacji.