Rys. Wanda Bednarczyk

Idealnej czyli nieistniejącej, bo idealną można znaleźć żonę/męża, ale niewiele poza tym. O wizji lokalnej wielokrotnie w „szponach” wspominałem, ale nigdy jeszcze nie pojawił się tu tekst tylko na jej temat (choć były i na łamach „Doradcy”, i „Buduj z głową”). Wątek przewijał się tu głównie wtedy, gdy mowa była o odpowiadaniu na pytania i komunikacji ustnej w postępowaniu – bo z oboma tymi wątkami wizja lokalna jest blisko związana, choć z pewnością nie stanowi głównego ich elementu. To ważny element, choć nie każdego postępowania – nie zawsze jest potrzebna. To także taki element, w którym zamawiający powinien wyjątkowo mocno myśleć o samych zasadach postępowania, bo właśnie zasady w trakcie wizji odgrywają wyjątkowo ważną rolę.

Od czasu zmiany przepisów przed kilkoma laty coraz częściej zdarza się widzieć (choć na szczęście wciąż nie nazbyt często) wizje lokalne o charakterze obowiązkowym. Ustawodawca uzależnia możliwość narzucenia takiego obowiązku tylko wtedy jeśli jest to konieczne z ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia. „Konieczne”, a zatem bez tego nie da się złożyć oferty, choćby nie wiadomo jak zamawiający starał się z opisaniem przedmiotu zamówienia. Niestety, niekiedy ta możliwość jest nadużywana, a zamawiający traktują ów obowiązek jako element odsiania wykonawców. Jasne, udział w wizji w jakiś sposób świadczy o zaangażowaniu i chęci jak najlepszego przygotowania się do postępowania, jednak z drugiej strony czasami na przeszkodzie w udziale w takim przedsięwzięciu mogą stanąć przeszkody absolutnie trywialne i w efekcie zamawiający traci potencjalnie dobrych wykonawców.

Nic to, zostawmy na boku obowiązek, zajmijmy się możliwością. A ta skorzystanie z możliwości organizacji wizji jest wskazane wszędzie tam, gdzie wykonawca ma działać na jakimś żywym organizmie, do którego w normalnych warunkach niekoniecznie ma dostęp. Tam, gdzie ma sprzątać, malować, remontować, przebudowywać, a nawet ochraniać. Ba, czasami zdarzają się wizje lokalne w terenie, który jest publicznie dostępny, ale udział zamawiającego daje lepszy ogląd sprawy. Wykonawca zdobywa w ten sposób wiedzę, która niekoniecznie jest do złożenia oferty niezbędna, ale na pewno pomaga to zrobić, pomaga zrozumieć zamówienie. Wbrew pozorom, udział w wizji czasami oszczędza czas wykonawcy (choć na pewno nie powinno się udziałem w wizji zastępować lektury dokumentów zamówienia, bo w ostatecznym rozrachunku to one będą wiążące).

Zamawiający też czasami oszczędza czas. Dobrą praktyką podczas wizji jest zbieranie pytań wykonawców, które wtedy często się pojawiają. Podczas wizji nie da się uniknąć rozmowy z wykonawcami i odpowiadania na pytania. Jednak mając w głowie zasadę równego traktowania wykonawców, jeśli coś się powiedziało wykonawcom w wizji uczestniczącym, należałoby to zakomunikować innym, którzy mogą być zainteresowani postępowaniem, ale udziału w samej wizji nie chcieli czy nie mogli wziąć. Oczywiście, nie trzeba w ten sposób traktować każdego pytania – można pomijać to, co jest już wprost zapisane w SWZ (a wykonawcy czasami znajomości tej SWZ podczas wizji nie mają, w związku z czym spora jej część może być poświęcona sprawom już opisanym w dokumentacji), można pomijać kwestie trywialne (niemające żadnego wpływu na przygotowanie oferty). Jeśli jednak pojawia się celne pytanie, warto na nie udzielić odpowiedzi także pisemnie. Wyczucie zamówieniowych zasad bardzo się tu przydaje.

Spotkałem się z praktyką, gdy zamawiający na wizji zbierał pytania, ale na żadne nie odpowiadał i wysłał odpowiedzi hurtem, pisemnie. Cóż, chyba odrobinę przesadził, a wizja była częściowo zmarnowana, bo sam zamawiający o zamówieniu niczego ciekawego od wykonawców się nie dowiedział (a to jedna z zalet wizji – w toku rozmów wykonawcy mogą prezentować swoje nomen omen „wizje” tego, co zamawiający z SWZ opisał). Spotkałem się też z praktyką, gdy zamawiający słysząc ciekawe pytanie prosił, aby zadać je pisemnie. To też nie ma wielkiego sensu – wszak zamawiającemu wystarczy ołówek i kawałek papieru, aby szybko zanotować, o co chodzi. Jeśli pytanie istotnie jest „ciekawe”, warto na nie odpowiedzieć. Nie warto natomiast czekać czy wykonawca zdecyduje się to pytanie sformułować na piśmie, bo traci się czas (a niekiedy pisemna wersja pytania nigdy się nie pojawia).

Warto także, aby zamawiający rozumnie dobierał termin wizji. Nie za wcześnie po ogłoszeniu, aby wykonawcy zdążyli dowiedzieć się o zamówieniu i stwierdzić, czy są nim w ogóle zainteresowani, a także przynajmniej z grubsza zapoznać się z dokumentacją (wypada zatem dać co najmniej parę-paręnaście dni od publikacji ogłoszenia, zależnie od stopnia skomplikowania dokumentacji). Nie za późno, bo nie ma sensu odkładać pytań i kwestii na sam koniec – jakieś pytania mogą się pojawić i odpowiadanie na nie na ostatniej prostej niepotrzebnie przedłuży całe postępowanie. Spotykałem zamawiających, którzy wyznaczali kilka terminów wizji – co także jest niezłym rozwiązaniem, bo przecież wykonawca musi jakoś wpasować taką wizję w kalendarz swoich ludzi. Ale tu wyczucie zasad jest jeszcze bardziej potrzebne – trzeba starać się przekazywać wykonawcom podobne informacje, co nie zawsze jest łatwe (tym bardziej, że uczestnicy inni, a więc i pytania mogą się nie powtarzać). Słyszałem o przypadku, gdy zamawiający wyznaczył trzy wizje i jeden z wykonawców był na wszystkich trzech – po to, aby nic mu nie umknęło, gdyby zamawiający mówił różne rzeczy.

Bywają też zamawiający, którzy nie wyznaczają terminu wizji, ale piszą: jak zadzwonisz pod taki numer, to ktoś się z tobą umówi. Cóż, to rozwiązanie dobre dla zamawiających, którzy mają sporo wolnego czasu (choć i tak warto się starać, aby zbierać wykonawców w grupki). Warto jednak aby zamawiający w takim przypadku zrobił dwie rzeczy: wskazał okres, w którym można dzwonić (telefon na dzień przed otwarciem raczej sensu nie będzie miał) i zagwarantował, w jakim okresie wizję zorganizuje (aby wykonawca miał pewność, że dostanie swoją szansę). W tym rozwiązaniu jednak wyczucia zasad trzeba mieć więcej niż w innych, a jeśli pokazuje się coś po raz piąty czy dziesiąty, siłą rzeczy trudniej zachować podobną szczegółowość (albo odwrotnie – nauczony poprzednimi wizjami człowiek pokazuje różne rzeczy). W tym rozwiązaniu, podobnie jak i w tym z kilkoma terminami wizji, warto pamiętać o jednej podstawowej sprawie – warto, by po stronie zamawiającego prowadził je jeden i ten sam człowiek. Inaczej nawet wyczucie zasad nic nie da :)