Tym razem będzie o sprawie dość trywialnej, choć – mam wrażenie – nie zawsze i nie wszędzie jednak dostrzeganej. Chodzi mianowicie o problem zmiany terminu składania ofert – w ostatniej chwili przed upływem terminu pierwotnego i o okres bardzo niewielki. Załóżmy, że dwa dni przed upływem terminu składania ofert zamawiający zauważa jakąś usterkę w swoich dokumentach – na przykład jakiś błąd zawiera formularz, który ma wypełnić i złożyć wykonawca. Nie jest to nic wielkiego, ale drobiazg, który jednak wpływa na sporządzenie oferty.

Gdyby to było coś wielkiego, co wymaga poważnych zmian w ofercie – rozmawialibyśmy o przedłużeniu terminu składania ofert o jakiś dłuższy czas. Ponieważ jednak mówimy tylko o drobiazgu, który nie ma wpływu na wycenę itp., ale powinien być jednak poprawiony, zamawiający może niekiedy dojść do wniosku, że taka pierdoła wymaga tylko podmiany załącznika, ileż na to czasu może być potrzebne wykonawcy? Chwila? I przedłuża termin składania ofert o jeden czy dwa dni. I teraz następuje po drugiej stronie (raczej w większych niż mniejszych postępowaniach) mała katastrofa. Wykonawca stał w blokach startowych, wszystko miał przygotowane, teraz trzeba podmienić jeden papier. Czy to zawsze drobiazg?

Problem pierwszy – ważność rozmaitych papierów składanych w postępowaniu, liczona jest wstecz od terminu składania ofert. Nie tego pierwotnego, ale – skoro ulega zmianie – tego, który po tej zmianie się pojawił. I jeśli wykonawca ma świstek z jakiegoś urzędu (albo dajmy na to oświadczenie członka zarządu jakiegoś egzotycznego konsorcjanta przed równie egzotycznym notariuszem) na krawędzi tych trzech miesięcy, przesunięcie terminu o jeden dzień może mieć konsekwencje nieciekawe dla wykonawcy. Szczęście w tym jedno – szansa na zaistnienie takiej sytuacji wielka nie jest. No, wzrasta wraz z przedłużaniem terminu składania ofert, ale co do zasady gdyby ten problem był jedyny, nie trzebaby było zanadto się nim przejmować. Gorzej z następnymi.

Problem drugi – gdy zaangażowane są duże przedsiębiorstwa czy konsorcja trzeba wyobrazić sobie bezwładność takich machin (szczęściem, u wykonawców chyba jednak zwykle nieco mniejszą niż u niektórych zamawiających). Niekiedy złożenie podpisu nie będzie problemem, ale czasami będzie wymagać wcześniej trzydziestu parafek. Np. pełnomocnik konsorcjum nic nie będzie mógł zdziałać bez zgody wszystkich jego uczestników. Ba, niekiedy nasze pismo o zmianie, zanim dojdzie do odpowiedniej osoby może odbyć swoistą ścieżkę zdrowia. Przy przetargu nieograniczonym wątpliwość zawsze rodzi to, kiedy wykonawca zajrzy na naszą stronę (warto swoją drogą korzystać z takich miłych wynalazków jak RSS).

Problem trzeci – wykonawca ma już gwarancję bankową czy ubezpieczeniową na pokrycie wadium w postępowaniu. Taka gwarancja zwykle ma termin dość sztywno określony (choć marzyłaby mi się nieco większa elastyczność wystawców takich dokumentów). I jeśli termin związania wynosi np. 60 dni nierzadko termin ważności gwarancji wynosi dokładnie to samo 60 dni. Jeśli przesunięcie terminu nastąpi „tuż przed” zdobycie aneksu do takiej gwarancji może być niezmiernie trudne w tak krótkim czasie.

Swego czasu zdarzyło się jednemu zamawiającemu, bodaj dwa dni przed upływem terminu składania ofert w przetargu ograniczonym odkryć, że podany w siwz numer rachunku bankowego do wpłaty wadium jest błędny (zawiera „cyfrówkę”). Szczęściem, zadzwonił wykonawca, który wadium chciał wpłacić i system bankowy go dalej nie puszczał (niech będą błogosławione liczby kontrolne). Błąd niewątpliwie trzeba było poprawić. Ile czasu potrzebowali wykonawcy na złożenie tego wadium? W dzisiejszych czasach zwykle nie trzeba wiele, w skrajnym wypadku przelew (gdy „puścimy” go późnym popołudniem) powinien dojść przed południem dnia następnego (gdy mowa o systemie ELIKSIR, a jest przecież i np. SORBNET). Wydłużyć termin o jeden dzień „na wszelki wypadek”? Byłby problem zatem dla tych z gwarancjami. Zatem dwie opcje – przedłużyć go o co najmniej klika dni, albo „na wszelki wypadek” przesunąć tylko godzinę składania ofert (aby załapała się na pewno kolejna sesja ELIKSIRu, ale aby dodatkowe problemy nie powstały), obdzwaniając jednocześnie wszystkich wykonawców, że taka zmiana równolegle idzie faksem czy mailem. Wszystko zależy od konkretnego wypadku, ale przedłużając termin o dzień czy dwa zawsze warto się nad tych chwilę zatrzymać i przemyśleć.

Zresztą, jak nad wszystkim innym w zamówieniach :)