O odpowiadaniu na pytania wykonawców i wyjaśnianiu treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia pisałem w „szponach” nie jeden raz. M.in. o tym, czy propozycje zmiany siwz traktować jako wnioski o wyjaśnienie treści siwz (w tekście sprzed dwóch lat). Dziś poniekąd wrócę do tematu, ale tym razem nie będzie chodziło o to, czy odpowiadać, ale o to, jak odpowiadać. I znowu, podobnie jak chociażby tydzień temu, będzie o niezbyt partnerskim podejściu wielu zamawiających do wykonawców. Chodzi mianowicie o zjawisko, które można spotkać na każdym kroku. O odpowiedzi na takie pytania w stylu: „zamawiający nie zmienia specyfikacji siwz”. I koniec, kropka. Ani słowa więcej.

Czy na pewno w każdym wypadku nie można napisać nic więcej? Nie, często da się dodać do tego zdanie czy kilka zdań wyjaśnienia. A czy warto pisać coś więcej, skoro nie specyfikacja się nie zmienia? Moim zdaniem – warto. Powodów jest kilka. Po pierwsze tłumacząc swoje wymagania zamawiający często uprzedza potencjalne odwołanie czy donos do organu kontrolnego. Wykonawca bez takiej odpowiedzi może nie domyślać się nawet najsłuszniejszych motywów zamawiającego, który trwa przy swoich wymaganiach. Przeciwnie – przekonany, że mimo próby wykazania, że w ten sposób nadmiernie ogranicza konkurencję albo zamyka się na inne, równie dobre rozwiązania, podejrzewa że postępowanie jest „ustawione”.

Po drugie, tego typu argumenty pozostają w papierach na użytek przyszłych kontrolujących (choć oczywiście pozostawienie argumentów w papierach dla potomności można załatwić w inny sposób – np. dołączając do dokumentacji postępowania notatki z obrad komisji przetargowej, w których motywy takiej a nie innej decyzji będą wyjaśnione). Po trzecie zamawiający przygotowując odpowiedź nieco dłuższą niż samo „nie” de facto sam zmusza się do uważniejszego przyjrzenia się problemowi. Musi zastanowić się, czy argumenty, które podaje, na pewno są wystarczające i na pewno odpowiednio uzasadniają kwestionowane wymaganie. Takie narzędzie samokontroli. Gdy odpowie po prostu „nie”, często nawet się nie zastanowi, jaki to ma wpływ na konkurencję albo poprzestanie na najmniej pracochłonnym rozwiązaniu (bo zmiana w siwz to przecież dodatkowa robota). I wreszcie po czwarte, zamawiający pokazuje w ten sposób wykonawcom, że są jego partnerami. Owszem, nie zgadza się, ale mu ku temu powody. Nie traktuje pytania (a zatem i pytającego) jak śmiecia, ale pochyla się nad problemem i go analizuje, a decyzję podejmuje na podstawie racjonalnych argumentów.

Oczywiście, czasami zdarzają się sytuacje, w których uzasadnienie będzie niepotrzebne. Tak będzie w pytaniach, które się powtarzają (choć wtedy zawsze warto skierować wykonawcę do wcześniejszej odpowiedzi, bo być może nie zwrócił na nią należytej uwagi). Mogą zdarzyć się też i inne przypadki, w których brak uzasadnienia nic nie zmieni. Ale wbrew pozorom, rzadko należą do nich pytania o rzeczy oczywiste. Bo skoro ktoś pyta, to zapewne ta oczywistość istnieje tylko w oczach zamawiającego – i w odpowiedzi warto ją wykazać.

I w tym wszystkim nie chodzi mi o wielkie epistoły, przywoływanie dziesiątek paragrafów. Chodzi tylko o zwykłe, ludzkie, krótkie opisanie, dlaczego ma być tak a nie inaczej.