O wystawianiu referencji

Zdarza się czasami zamawiającym, że chcą w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zasięgnąć języka o wybieranym wykonawcy. I dzwonią do innych zamawiających, u których dany wykonawca realizował jakieś zadania, aby tak po ludzku pogadać, jak układała się współpraca, ustalić gdzie się pojawiały jakieś zgrzyty czy problemy itd. Oczywiście, taka telefoniczna opinia nie ma bezpośredniego wpływu na same postępowanie. Ba, pytający nigdy nie wie, czy ewentualne zgrzyty powstawały z winy wykonawcy, czy tamtego zamawiającego. Pojawiają się jednak sytuacje, gdy zamawiający widzi w ofercie referencje od zleceniodawcy zawierające laurkę o świetnej współpracy, a gdy dzwoni do tegoż zleceniodawcy, słyszy: „skaranie boskie”, „nigdy więcej”, „do dzisiaj poprawiamy błędy” itp.

Dlaczegóż zatem taki zamawiający podpisał laurkowatą referencję dla tego wykonawcy? Jasne, czasami nie wie lewica, co czyni prawica, aczkolwiek w zdrowej organizacji do takich sytuacji nie powinno dochodzić. To na podstawie opinii osób nadzorujących wykonanie zamówienia taka referencja powinna być sporządzana (albo i nie). Praktyką na rynku jest często przedstawianie przez samego wykonawcę propozycji tekstu referencji do podpisania – ale znowuż, nie ma przymusu, aby w takiej treści je podpisać. Warto się zastanowić, czy podpisać, a jeśli tak – to czy w treści jest prawda i sama prawda (bywa, że prawda jest nieco naciągnięta i trzeba ją nieco poprawić ;)).

Idźmy dalej, wykonawca spóźnia się z realizacją zamówienia lub wykonuje je inaczej niż należy. W umowie są przewidziane na tę okoliczność jakieś kary. Co niekiedy robią zamawiający? Otóż zakopują sprawę pod dywan. Przez telefon „nigdy więcej”, ale w papierach absolutny porządek – protokół odbioru bez jakichkolwiek uwag, mimo zwłoki w realizacji podpisany z datą, jaka wypada z umowy… Dlaczego? Być może po to, aby po prostu mieć mniej problemów?

Oczywiście, sytuacja może nie być czarno-biała. Znowuż, zamawiający może mieć swoje za uszami, i być może działa w ten sposób, aby zamieść pod dywan problemy po swojej stronie (ale w takim wypadku skąd potem byłoby „nigdy więcej”?). Albo rzucił niepotrzebne kłody pod nogi, albo wyznaczył nierealistyczne parametry do spełnienia. Czasami też jest tak, że zamawiający jest zadowolony, chociaż niedociągnięcia wystąpiły – tak, była zwłoka, tak, były niedoróbki, ale projekt był skomplikowany, wykonawca się starał, i trudno było oczekiwać lepszej realizacji.

Swoją drogą, dobrą praktyką przy okazji przygotowywania umów o zamówienie jest przewidywanie w umowie możliwości odbioru w przypadku wystąpienia jakichś usterek o charakterze nielimitującym, drobnych, które spokojnie można usunąć w jakimś określonym terminie później. Oczywiście, nie może być ich zbyt wiele. Ale taki zapis umowy pozwala uniknąć dylematu – został jakiś drobiazg, a zamawiający może dokonać odbioru tylko wtedy, gdy ten jest absolutnie bezusterkowy. Za zwłokę jest kara, której zamawiający nie chce naliczać, bo orientuje się, że jest niewspółmiernie wielka do rozmiaru owego drobiazgu. Woli więc zamieść sprawę pod dywan i udać, że usterki nie ma…

Warto więc racjonalnie konstruować umowy, tak aby w dokumentach można było prawdę pokazać i ta prawda nikomu niesłusznie nie szkodziła. Jeśli została jakaś „usterka nielimitująca” – jest protokół odbioru z wykazaniem usterki, potem jest protokół z usunięcia usterki wykazanej w poprzednim protokole, a potem – jeśli zamawiający jest zadowolony – jest laurkowata referencja. Warto w treści protokołów wpisywać dane, które są istotne dla sprawy. Jeśli był poważny problem, odbioru na czas nie dokonano, to w protokole wykonanym po terminie zamawiający powinien wpisać, że odbiór jest po czasie, bo na czas realizacja nie była skończona albo był taki a taki poważny problem. Laurkowata referencja? To zależy od tego, kto ten problem spowodował, jaka była postawa wykonawcy itd.

Wystawiając referencje nawet wtedy, gdy zamawiający zadowolony nie jest (i obiektywnie – nie ma prawa być zadowolonym), podpisywanie protokołów odbioru bez uwag nawet wtedy, gdy był poważny problem (i bez jakiejkolwiek wzmianki o tym problemie) – to wszystko szkodzi innym zamawiającym na rynku. Bo potem wykonawca te papiery przedkłada w kolejnym postępowaniu. I „nigdy więcej” przez telefon nie ma żadnego znaczenia w postępowaniu.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.