Pisząc poprzednią notkę nie miałem już specjalnie czasu, aby zasygnalizować jeszcze jeden problem z oznaczaniem terminów realizacji zamówienia. Chodzi mianowicie o sposób oznaczania terminu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Twórcy formularza służącego do przesyłania ogłoszeń powyżej progów unijnych jak się zdaje, mają jasno określone stanowisko w temacie poruszonym tydzień temu. O dziwo, rodzimi twórcy odpowiedniego formularza służącego poniżej progów unijnych w Biuletynie Zamówień Publicznych, ostatnimi czasy bardziej papiescy niż unijny papież, w tej kwestii są mniej wymagający. W naszym, krajowym Biuletynie, mamy do wyboru dwie opcje: oznaczenie terminu wykonania za pomocą okresu od podpisania umowy, albo oznaczenie tegoż terminu poprzez wskazanie daty rozpoczęcia/zakończenia realizacji umowy. Formularz nie jest jednak nazbyt sztywny, gdy wpisujemy datę zakończenia, nie protestuje.

Inaczej formularz unijny. Tam również mamy dwie opcje do wyboru: okres albo termin „od … do …”. Problem tylko w tym, że w opcji drugiej obowiązkowe jest wypełnienie obu tych pól. Nie można zatem napisać w przetargu na dostawę koszulek samego „do 16 kwietnia 2011 r.” Nie, konieczne jest także wskazanie daty rozpoczęcia usługi, a to – jak wiadomo – może być nieco ryzykowne. A nuż, jeśli wpiszę tam „od 2 kwietnia”, a umowa zostanie zawarta dwa dni później, również i wykonawca zechce mi żądać przedłużenia drugiego terminu o ten dwa dni? Ponieważ zatem w większości umów zawieranych w zamówieniach dniem rozpoczęcia realizacji przedmiotu zamówienia jest dzień podpisania umowy, a ten zawsze jest niepewny, mamy problem.

Wybór między dwiema nieidealnymi rozwiązaniami: albo ustalimy sztywno ten okres na dwa tygodnie (ale jeśli podpiszę umowę 4 kwietnia, koszulek na 17 kwietnia mogę nie dostać), albo ustalimy sztywno daty od 2 kwietnia do 16 kwietnia, ale wówczas możemy mieć problem z dotrzymaniem terminu początkowego. Jedno i drugie nas nie zadowala. Jedyny rozwiązaniem pozwalającym na obejście rygorów tego terminu jest wpisanie w oznaczonym miejscu terminu jak najbardziej prawdopodobnego, a następnie wykorzystanie pola „informacje dodatkowe” na końcu, aby opisać bardziej ludzkim językiem, że termin podany w sekcji II.3 powyżej jest terminem planowanym/szacowanym/whatever, a faktycznie dostawa ma być po prostu wykonana do 16 kwietnia. Możemy więc wpisać tutaj (gdy wybraliśmy wyżej opcję pierwszą) w takiej sytuacji, że termin dwóch tygodni to termin planowany, o ile umowa będzie podpisana 2 kwietnia, zamawiający wymaga, aby dostawa była zrealizowana do 16 kwietnia. Możemy też napisać (gdy wybraliśmy opcję drugą), że termin 2 kwietnia to termin planowany i niewiążący.

Zresztą, niezależnie od tego, jak ten termin opisywać będziemy (choćby nawet i w czystych miesiącach), niekiedy i tak będziemy musieli skorzystać z pola „informacji dodatkowych” – wszak nie zawsze wiemy, że zamówienie zamknie się w dwóch miesiącach czy określonej dacie. Często termin realizacji zamówienia jest uzależniony od pewnych obiektywnych okoliczności. Warto taką okoliczność także już na wstępie w ogłoszeniu zaznaczyć.

Ps. Choć przesadzać nie można. Jeśli „obiektywne okoliczności” powodują wahania między rokiem a pięcioma latami realizacji zamówienia, to nie jest to ryzyko, które powinno się bezkarnie przerzucać bez żadnych ograniczeń na wykonawcę….