Art. 38 Pzp nakazuje zamawiającym przekazywać informacje o odpowiedziach na prośby o wyjaśnienie treści siwz oraz o zmianach tej siwz wykonawcom, którym przekazał specyfikację, a jeśli była opublikowana na stronie www – publikować na tej stronie. W trybach dwustopniowych sytuacja jest dość oczywista – zwykle specyfikacja jest przekazywana zamkniętemu kręgowi wykonawców, więc później informacje o wyjaśnieniach lub zmianach wysyła się tej znanej już zamawiającemu grupce. Oczywiście, jeśli zamawiacz skorzysta z uprawnienia do publikacji siwz na stronie www – odpowiedzi publikuje również tam (aczkolwiek po terminie składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu traci to częściowo sens). W zapytaniu o cenę czy negocjacjach bez ogłoszenia jest podobnie – tam również lista wykonawców jest zamawiającemu z góry znana, a siwz na stronie www się nie publikuje.

W przetargu nieograniczonym sytuacja wygląda nieco inaczej. Tam do momentu złożenia oferty zamawiający nie ma pewności co do tego, kto jest zainteresowany postępowaniem. Specyfikacja jest obowiązkowo publikowana na stronie www i tam również są publikowane wyjaśnienia, odpowiedzi czy informacje o zmianach jej treści. Oczywiście, zamawiający ma także obowiązek wysłać odpowiedzi tym, którym przekazał specyfikację. A specyfikację przekazuje zgodnie z art. 42 ust. 2 Pzp, na wniosek zainteresowanego wykonawcy. Jednak umówmy się, w dzisiejszych czasach instytucja przekazywania siwz w przetargu nieograniczonym jest reliktem przeszłości – od dobrych paru lat nie zetknąłem się z wnioskiem o przekazanie siwz w takim trybie.

Zamawiający miewają problem, czy odpowiedzi na pytania albo informacje o zmianach można wysyłać wykonawcom, których zamawiający jest w stanie po prostu zidentyfikować. Np. prosili o kopię protokołu postępowania, dzwonili do zamawiającego czy – sytuacja najbardziej oczywista – wnosili o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Albo byli informowani o wszczęciu postępowania przez samego zamawiającego. Problem na pozór drobny, ale podejrzanie często w praktyce występujący. Bo pojawia się automatyczny odruch (związany zapewne z zasadami dobrego wykonania), aby temu, co zapytał, odpowiedzieć wprost. Albo przynajmniej wysłać maila z informacją, że odpowiedź jest na stronie. Najlepszym dowodem fakt, że gdy Polska przygotowywała się do organizacji Euro 2012, było to jednym z problemów palących Wrocław na tyle, aby takie pytanie zadać Prezesowi UZP.

I zdawałoby się, że nic nie stoi na przeszkodzie – jeśli znamy wykonawców, informujemy ich, że coś w postępowaniu się podziało. W odpowiedzi na wspomniane wyżej pytanie miasta organizatora Euro 2012 UZP odpowiedział, że z art. 38 ust. 1 Pzp wynika obowiązek udzielenia wyjaśnień – a jeśli tak, to wyjaśnienia muszą mieć adresata. Dla UZP było oczywiste, że adresatem jest pytający, a zatem wysłać mu odpowiedź koniecznie trzeba. I że nieuczciwe i nierówne byłoby informowanie tych, którym specyfikację przekazano, a nieinformowanie o wyjaśnieniach pytającego, o ile specyfikacji nie pobierał od zamawiającego.

Z kolei w otrzymanym od jednej z czytelniczek „szponów” wyroku KIO z 8 czerwca 2011 r. (sygn. akt KIO 1094/11) Izba nie zająknęła się na temat jakiegokolwiek przekazywania informacji pytającym i wykonawcom w postępowaniu podkreślając, że ustawowym obowiązkiem jest publikowanie wyjaśnień na stronie www (oraz przekazywanie ich tym, którzy pobrali siwz) – i nic więcej.

Cóż, będąc na miejscu wykonawcy – nie można z góry zakładać, że zamawiający prześle nam z dobrej woli wyjaśnienie czy zmianę siwz – trzeba śledzić stronę www. Z kolei z punktu widzenia zamawiającego… Cóż, trudno zgodzić się z UZP, jakoby zamawiający miał obowiązek odpowiadać pytającemu – ustawa precyzuje, w jaki sposób wyjaśnienie jest przekazywane (tym bardziej zmiana). Jednak nie ma nic niezwykle zdrożnego w informowaniu znanych sobie wykonawców o zmianach czy wyjaśnieniach. Owszem, dzięki temu poinformowani zapewne szybciej zorientują się, że coś się pojawiło, od niepoinformowanych, jednak różnica nie powinna być wielka (cóż, profesjonalny wykonawca zapewne przynajmniej raz dziennie stronę z informacjami o przetargu powinien sprawdzić). Może to mieć jednak wartość dodaną – wykonawcę właśnie wyjaśnienia czy zmiany mogą przetargiem na powrót zainteresować – po tym, gdy z jakichś powodów zainteresowanie stracił. Jeśli zmian czy wyjaśnień nie dostanie, nie zainteresuje się.

Warto jednak, by zamawiacze nie tylko wysyłali pracowicie odpowiedzi znanym sobie wykonawcom, ale także by wdrażali inne rozwiązania, rozwiązujące problem skuteczności informowania – np. poprzez uruchomienie kanału RSS przypisanego do strony z informacjami o danym przetargu. Wykonawca kanał może zasubskrybować i informację o zmianie na stronie automatycznie otrzyma. Proste i nie budzące wątpliwości.