Niejeden raz jest tak, że w jednej umowie zamawiający są zobowiązani do zastosowania mechanizmów waloryzacyjnych ustalonych na podstawie dwóch różnych przepisów: art. 436 pkt 4 Pzp oraz art. 439 Pzp. Pierwsza dotyczy waloryzacji, jeśli koszty wykonawcy wzrosną wskutek zmiany obciążeń o charakterze niejako urzędowym – najczęściej po ten przepis sięga się na przełomie roku, gdy zmieniają się stawki wynagrodzenia minimalnego za pracę, niekiedy także wtedy, gdy zmienia się VAT (ten – w przeciwieństwie do wynagrodzeń – może wahać się w praktyce w dwie strony, a zatem nie zawsze rosnąć). Druga dotyczy waloryzacji, którą można nazwać rynkową – a zatem, gdy na rynku zmieniają się ceny towarów lub usług niezbędnych do wykonania zamówienia.
Pierwsza waloryzacja, ta „urzędowa”, choć jej zasady oczywiście opisuje się w umowach, tak naprawdę realizowana jest na podstawie samej ustawy. Tu nie ma wielkiej filozofii, jedyną jest wyliczenie, jaki jest udział w kosztach realizacji zmienianego czynnika i jaki jest wpływ urzędowej zmiany na jego wysokość. Niezależnie od tego, jaką mamy umowę, jak zamawiający to opisze, efekt powinien być identyczny. Inaczej jest z waloryzacją „rynkową” – tu ustawa daje narzędzie, które zamawiający musi wypełnić treścią. I od zamawiającego zależy, jak ona będzie wyglądać i może się zdarzyć (ba, jest to w zasadzie pewne), że u różnych zamawiających te same okoliczności będą miały inny wpływ na wysokość wynagrodzenia umownego – bo zastosowali inne wskaźniki, algorytmy czy limity.
Mamy zatem do czynienia z mechanizmami odrębnymi. Ale w praktyce obie te waloryzacje bywają powiązane – wszak rynkowe zmiany cen towarów czy usług wynikają nie tylko z ograniczeń w podaży, wahań cen surowców itp., ale także z wahań w kosztach pracy. Ba, w niektórych sytuacjach to właśnie ten „urzędowy” element jest elementem kluczowym dla wzrostu rynkowych kosztów – wystarczy spojrzeć na takie usługi jak ochrona, sprzątanie czy wiele innych nieskomplikowanych prac, dla których głównym elementem kosztów są wynagrodzenia zwykle nie najwyżej wykwalifikowanych pracowników. Co w takim przypadku? Czy wykonawcy powinna się należeć zarówno waloryzacja „urzędowa”, jak i „rynkowa”?
Cóż, gdyby założyć idealny model, w którym waloryzacja rynkowa oddaje 100% wzrostu kosztów (czyli zapomnieć o limitach, jakie ustawodawca nakazuje stosować zamawiającym), okazałoby się, że ta sama podwyżka kosztów skutkowałaby podwójną podwyżką wynagrodzenia wykonawcy. Patrząc na przykład: mamy wzrost wynagrodzenia minimalnego o 5% i wzrost wskaźnika kosztów realizacji usług zastosowanego przez zamawiającego także o 5%. Załóżmy, że mamy usługę o takim charakterze, że 80% ceny zamówienia stanowią koszty wynagrodzeń osób zatrudnionych w oparciu o pensję minimalną. W tej sytuacji na podstawie waloryzacji urzędowej wykonawca może ubiegać się o podniesienie wynagrodzenia o 4% (5% w odniesieniu do 80%), natomiast na podstawie waloryzacji rynkowej – o 5%. Proste sumowanie daje tu podwyżkę o 9%. Ale faktyczny wzrost kosztów zapewne bliski jest waloryzacji rynkowej – 5% i wykonawca od zamawiającego nie powinien otrzymać więcej.
Co w tej sytuacji zamawiający powinien zrobić? Cóż, powinien w umowie o zamówienie publiczne (niezależnie od przedmiotu, bo przecież zawsze wzrost kosztów rynkowych będzie uwarunkowany czynnikami urzędowymi, tyle tylko że czasami w mniejszym, a czasami w większym stopniu) przewidzieć reguły, które można nazwać kolizyjnymi. To oznaczałoby, że wykonawca nie powinien otrzymać sumy obu waloryzacji, ale tę z nich, która jest wyższa. Najprościej: waloryzację rynkową pomniejsza się o waloryzację urzędową. W opisanym wyżej przykładzie oznaczałoby to, że wykonawca dostanie 5% wynagrodzenia więcej (4% z waloryzacji urzędowej i 1% z różnicy pomiędzy rynkową i urzędową), a nie 9%. Natomiast gdy koszty związane z płacami minimalnymi rosną szybciej niż wskaźniki rynkowe podane przez zamawiającego (cóż, to także będzie oznaczać, że wybrano zły wskaźnik), nie da się zastosować mechanizmu odwrotnego i ograniczyć waloryzacji do granic wskaźnika rynkowego – waloryzacja „urzędowa” nie zna limitów i wykonawcy przysługuje tyle, ile faktycznie zmiana płac i innych obciążeń wpływa na koszty.
Oczywiście, kluczowe w takich sytuacjach jest odpowiednie opisanie tego w umowie. Wbrew pozorom nie jest to najprostsza sprawa. Wydawałoby się, że najwygodniej byłoby, gdyby zgrać ze sobą te waloryzacje w czasie. W praktyce – dopasować periodyczność waloryzacji rynkowej do przewidywanych zmian w zakresie waloryzacji urzędowej. Jednak są tu sporo haczyków. Pierwszy jest bardzo prozaiczny: waloryzacja rynkowa w odstępach rocznych (a tak często zmienia się wynagrodzenie minimalne) może być dla wykonawców sporym ryzykiem, a nadmiernego ryzyka wykonawców zamawiający powinni unikać (najlepszym przykładem obecna sytuacja na wielu rynkach – konieczność przetrwania na starych kontraktach przez osiem miesięcy do końca roku może kończyć się katastrofą), dlatego lepszym rozwiązaniem jest uzależnienie częstotliwości waloryzacji rynkowej od skoków wskaźników.
Ponadto wskaźnik rocznego wzrostu kosztów określonych cen usług z grudnia danego roku konsumuje tak naprawdę podwyżkę wynagrodzeń minimalnych sprzed 12 miesięcy (cóż z tego, że nowe stawki minimalnego wynagrodzenia są znane wcześniej, skoro przecież do 31 grudnia nie były stosowane). Dopiero wskaźnik wzrostu kosztów w jakimś kolejnym miesiącu może uwzględniać zmianę wynikającą z wynagrodzeń minimalnych*. Jeśli zatem chcemy obie waloryzacje w jakiś sposób zgrywać, trzeba o tym pamiętać. Stosowne klauzule kolizyjne powinny zatem być elastyczne. Spójrzmy na kolejny przykład – zamawiający zakłada zmianę wynagrodzenia, gdy wzrost wskaźnika rynkowego przekroczy 1%. Załóżmy, że tak się stało trzykrotnie do końca grudnia pierwszego roku obowiązywania umowy i w sumie wynagrodzenie podniesiono o 4%. Potem następuje podniesienie wynagrodzenia minimalnego. Wykonawcy przysługuje podwyżka, która odpowiada wpływowi tej zmiany na koszty. Załóżmy, że to będą kolejne 4%. W kolejnym roku znowu wskaźniki rynkowe rosną, ale zamawiający nie reaguje dopóki nie przekroczą tych 4% – waloryzacja będzie przysługiwać wykonawcy tylko w tym zakresie, w jakim ten próg w tym roku będzie przekroczony**.
Ps. Oczywiście odrębną historią jest zmiana VAT itp. Warto wówczas zastanowić się, czy zastosowane wskaźniki wzrostu kosztów uwzględniają ceny brutto czy netto. A czasami, jeśli koszyk produktów użyty do ustalenia podstawy wskaźnika jest bardzo szeroki, wzrost VAT na produkt będący przedmiotem zamówienia może „zginąć w tłumie”. W takim przypadku, choćby VAT był uwzględniany we wskaźniku, może się okazać, że całkowicie usprawiedliwione będzie zsumowanie waloryzacji.
*) Przynajmniej teoretycznie. Sprawa szybkości reagowania wskaźników na zmiany rynkowe to jest odrębna historia.
**) To nadal nie jest idealne rozwiązanie :)