Na świecie są dwa rodzaje ludzi. Pedanci i bałaganiarze. Oraz całe spektrum stopni pośrednich. Są tacy, którzy układają na półkach książki alfabetycznie lub rozmiarami oraz tacy, którzy nie przejmują się, dopóki mają w okolicach zlewu miejsce na położenie brudnych naczyń. W zamówieniach publicznych jest nie inaczej. Są tacy, którzy o porządek w papierach dbają i są tacy, dla których nie ma to znaczenia. Jako człowiek, któremu nieco bliżej do tej pierwszej grupy, przeżywam katusze zawsze, gdy stanę w obliczu dokumentów przygotowanych przez ludzi tego drugiego gatunku.

A tacy zdarzają się zarówno po stronie zamawiających, jak i wykonawców. I patrząc na to, jak często w dokumentach przez nich przygotowywanych zdarzają się braki, mam wrażenie, że bałaganiarstwo znacznie powiększa ryzyko popełnienia błędu. W przypadku zamawiających takim błędem będą braki w papierach, niezauważone problemy, a także – jeśli bałagan przekłada się na treść SWZ – stworzone na własne życzenie kłopoty z ofertami. No bo przecież, jeśli jasno nie sformułuje się wymagań w SWZ, efektem jest pomieszanie po stronie wykonawców i większe prawdopodobieństwo błędów i braków. Niedawno miałem do czynienia z takim przypadkiem, w którym na pozór wszystkie wymagania dotyczące oferty były zebrane w jednym miejscu, ale po ocenie ofert okazało się, że w którymś z załączników był dopisek na końcu, którego żaden z wykonawców nie zauważył. Efekt – w najlepszym przypadku strata czasu, w najgorszym strata dobrych ofert. A już nie wspominam o irytacji członków KIO czy stracie czasu przy przygotowywaniu protokołu lub sprawozdania. W przypadku wykonawców – skutkiem bałaganiarstwa są najczęściej braki w ofertach, których przecież w nieskończoność uzupełniać się nie da (a w niektórych przypadkach – w ogóle).

Mam też wrażenie, że wdrożenie elektronizacji zamówień problem pogłębiło. Po stronie zamawiających część „papierów” jest dosłownie papierowa, część elektroniczna i zdarza się, że nikt nie wie, co gdzie jest i jak jest archiwizowane. Wyjaśnienia i zmiany SWZ bywają wrzucane na strony www jak popadnie i rozeznanie gdzie kończą się załączniki do SWZ, a gdzie zaczynają się wyjaśnienia, albo nawet, czy pojawiło się coś nowego, bywa drogą przez mękę. Po stronie wykonawców problem polega na tym, że jeśli ktoś wrzuci kilkadziesiąt plików do jednego folderu i nie zadba o prawidłowe ich nazwanie, sam nie będzie w stanie zweryfikować, czy zrobił już wszystko, a także znakomicie utrudni życie zamawiającemu.

Bo zamawiający, oceniając taką ofertę sam najpierw musi zrobić porządek za wykonawcę. Listy kontrolne są co prawda wynalazkiem, który mógłby pomóc ominąć ten etap, ale nie zawsze tak się da – niekiedy dokumenty są powiązane ze sobą (choć oryginał z tłumaczeniem albo wykaz robót z referencjami). Oczywiście, sam zamawiający może zmienić nazwy plików (to nie wpływa na skuteczność podpisu, którym są opatrzone), ale wówczas problem może się pojawić w korespondencji z wykonawcą – który (jeśli zamawiający posłuży się nazwą pliku właśnie, co niekiedy jest konieczne) nie będzie wiedział, o czym do niego piszą. A wydawałoby się, że to naprawdę niewielki wysiłek. Zrobić listę dokumentów a potem je zgromadzić i odpowiednio nazwać. Albo posłużyć się numeracją, jaka wynika z SWZ. Parę minut roboty więcej, a potem wszyscy mają łatwiej.