Umowa ramowa to jeden z fajniejszych sposobów udzielania zamówień. Oczywiście nie w każdym przypadku, ale gdy mamy do czynienia z zakupami, które się powtarzają przez dłuższy czas, a trudno określić ich konkretny zakres – bywają naprawdę przydatne. Zwłaszcza gdy po określeniu konkretnych potrzeb jest niewiele czasu na realizację: czas traci się głównie na początku, przy postępowaniu w celu zawarcia umowy ramowej, natomiast poszczególne zamówienia cząstkowe udziela się szybko i sprawnie.

Jednym z elementów charakterystycznych takich postępowań jest podwójna ocena ofert: raz w tym pierwszym, „dużym” postępowaniu, gdy wykonawcy są kwalifikowani do zawarcia umów ramowych (a pamiętajmy, że liczba takich wykonawców powinna być ograniczona), drugi raz w poszczególnych postępowaniach cząstkowych, przy konkretnych zakupach. Swego czasu w ustawie obowiązywała zasada, że cena zaoferowana w ofercie na zamówienie jednostkowe nie może być gorsza od ceny zaoferowanej w „dużym” postępowaniu. Dziś w ustawie tego nie ma, ale zamawiający zwykle taką zasadę wprowadzają – przecież jeśli nie będzie takiego ograniczenia, to ocena ofert w „dużym” postępowaniu będzie absolutną fikcją (nie tylko zresztą w odniesieniu do ceny, ale także innych kryteriów z tego postępowania).

Na cenie jednak kryteria się nie kończą. Czasami wszelkie inne parametry są ustawione na sztywno lub nieistotne dla zamawiającego, a istotna jest tylko cena. Czasami jednak w grę wchodzą inne kwestie i zamawiający sięgają po więcej kryteriów. Zdarza mi się widzieć zamawiających którzy sięgają po więcej kryteriów, ale inne stosują do wyboru wykonawców do umowy ramowej, a inne przy zamówieniach cząstkowych. I zastanawiam się, jaki sens ma pominięcie w drugim etapie kryteriów z pierwszego.

Załóżmy, że na etapie postępowania o zawarcie umowy ramowej zamawiający postawi oprócz ceny także kryterium jakości, ale na etapie udzielania zamówień jednostkowych takiego kryterium już nie będzie. Na pozór racjonalnie – wszak jakość została już zbadania i oceniona i raczej się nie zmieni. Stosując kryteria oceny ofert w celu zakwalifikowania do umowy ramowej określoną przez siebie liczbę wykonawców, teoretycznie zamawiający zapewnia, że trafią na tę „krótką listę” tylko najlepsi.

Ale problem w tym, że nawet między najlepszymi mogą być różnice. Problem też w tym, że oferty może złożyć tak niewielu wykonawców, że wszyscy na ową „krótką listę” się dostaną, niezależnie od tego, ile punktów za jakość będzie im przyznane. W praktyce prowadzi to do tego, że następnie wykonawcy, co prawda spełniający jakieś podstawowe wymagania zamawiającego, ale jednak potencjalnie mocno różniący się w jakości tego, co oferują – już jakością nie konkurują, tylko ceną (i ewentualnie innymi kryteriami pozacenowymi). Jakość już nie ma żadnego znaczenia. Jeśli mamy do czynienia z dwoma wykonawcami, z których jeden dał sprzęt o 20% droższy i o niebo lepszy i w kryteriach w pierwszym postępowaniu wygrał w cuglach – to zwycięstwo będzie czystą fikcją. Bo w zamówieniu cząstkowym będzie konkurował już w praktyce tylko ceną (różnica w punktach z pierwszego etapu z jakości nie będzie miała wpływu na ocenę), a ponieważ daje przedmiot oferty lepszy, to i nie będzie miał szans na wygranie z kimś, kto daje sprzęt gorszy.

Wydaje się więc, że rozsądne byłoby albo powtórzenie kryterium na drugim etapie (skoro na pierwszym deklaruje gwarancję na rok, dlaczego przy zamówieniu cząstkowym nie miałbym dać więcej?) albo przynajmniej uwzględnienie w ocenie wyniku z oceny kryterium z pierwszego etapu.

Ps. Mógłbym sobie wyobrazić sytuację, w której zamawiający określi, że jeśli ktoś w kryterium oceny jakości nie otrzyma minimum 90% punktów, jego oferta zostanie odrzucona (tak, jest to w mojej ocenie zgodne z przepisami). Pozostają nam zatem wyłącznie tacy wykonawcy, którzy w tej jakości tak naprawdę bardzo niewiele od siebie odbiegają i wówczas ma to jakiś sens. Choć dalej tracimy tę różnicę w jakości, a wszystko bardziej trzyma się kupy tylko dlatego, że owe różnice minimalizujemy.