Tuż po urlopie trafiłem na tekst o rozstrzygnięciu przetargu na zakup szynobusu. Rozstrzygnięciu, które – jak się okazało – niekoniecznie dało efekt w postaci oferty faktycznie najkorzystniejszej. A wszystko dlatego, że cena została rozbita na dwa osobne kryteria.

O procederze takim pisałem już szerzej w „Doradcy”, numer 9/2009″: „Kryteria oceny ofert: cena i cena”. Podałem tam przykłady, jak konstrukcja dwóch odrębnych kryteriów cenowych może prowadzić do wyboru de facto droższej, choć zamawiający chciał tańszą. Opisany w przywołanym wyżej artykule przypadek stanowi kolejny przykład tego, jak robić nie należy.

Zamawiający kupując szynobus, postawił dwa kryteria oceny ofert: cenę zakupu szynobusu (waga 80%) oraz „koszt utrzymania pojazdu” (waga 20%). Przez koszt utrzymania pojazdu rozumiał jednak nie koszty eksploatacyjne w okresie życia produktu (które istotnie – trudno sprowadzić do jednego kryterium z ceną, z różnych powodów), ale koszt przeglądów okresowych w okresie gwarancyjnym. Zamawiający zatem w jednym z kryteriów oceniał cenę zakupu (płatną po dostawie), w drugim – cenę przeglądów (płatną w okresie gwarancji po dostawie). Oba elementy teoretycznie dotyczą dwóch różnych elementów cenotwórczych (jedna za dostawę, druga za usługę), ale w praktyce oba stanowią elementy jednej ceny, wyrażonej w identycznych jednostkach.

Wpłynęły trzy oferty. 1: cena zakupu 8,06 mln zł, cena przeglądów 1 zł; 2: cena zakupu 8,37 mln zł, cena przeglądów 100 tys. zł; 3: cena zakupu 8,3 mln zł, cena przeglądów 1 gr. Wygrała oferta 3 – zgodnie z kryteriami oceny ofert otrzymała największą liczbę punktów. Czy jest to jednak oferta faktycznie najkorzystniejsza? Cóż, oferta nr 1 jest tańsza (a w tym przetargu liczyła się tylko cena) o ćwierć miliona złotych.

Cóż, zamawiający ustawiając kryteria w opisany wyżej sposób sam naraził się na ryzyko gry cenowej wykonawców. Gry, w którą zagrało dwóch spośród trzech oferentów (wliczając koszty przeglądów w cenę – co jest dodatkowo niekorzystne dla zamawiającego, bo płacąc wcześniej zawsze się traci). Gry, w której różnica w pierwszym kryterium (o ćwierć miliona złotych) dała różnicę nieco ponad 3 punktów w ocenie ofert, a różnica zaledwie 99 gr w drugim kryterium zaowocowała różnicą 19,8 punktów. Gry, w której wygrał wykonawca 3, a przegrał – nie tylko wykonawca 1, ale także zamawiający.

Jak powinny wyglądać kryteria, jeśli chcemy oceniać koszt dostawy i koszt przeglądów? Powinno być jedno kryterium, w którym będzie oceniana łączna cena za oba elementy. Przy czym dla drugiego składnika (tj. ceny przeglądów) można przyjąć albo waloryzację, albo przyłożyć współczynnik związany ze spadkiem wartości pieniądza w czasie.

Ps. Cóż, notkę, której zgodnie z zapowiedziami miało nie być, udało się napisać (cóż, temat sam wpadł w ręce, refleksja raczej krótka). Ale jak ptaszki ćwierkają, niestety pierwszy pourlopowy tydzień może być na tyle intensywny, że napisanie czegokolwiek w szponach może graniczyć z cudem.