Sprawozdanie finansowe to dokument zwykle dość skomplikowany i nie da się go sporządzić z dnia na dzień. Polskie przepisy dają na to kilka miesięcy – zgodnie z art. 52 ustawy o rachunkowości zarząd sporządza sprawozdanie w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je organowi zatwierdzającemu. Ten z kolei zatwierdza sprawozdanie w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego (art. 53 tej samej ustawy). W międzyczasie (pomiędzy sporządzeniem a zatwierdzeniem) sprawozdanie jest badane przez biegłego rewidenta (o ile oczywiście podlega takiemu badaniu). Taki zatwierdzony dokument trafia do KRS (o ile przedsiębiorca pamięta o ciążącym na nim obowiązku).

Zatem przez kilka miesięcy po dniu bilansowym wykonawca ubiegający się o udzielenie mu zamówienia oraz zobowiązany złożyć w postępowaniu sprawozdanie za ostatni rok obrotowy zwykle składa taki dokument za rok jeszcze wcześniejszy. Choć bowiem nominalnie ostatnim rokiem jest ten, który niedawno się skończył, to sprawozdanie za ten rok sporządzone jeszcze nie zostało. Bywa zatem tak, że w tym samym dniu dwaj wykonawcy, których rok obrotowy zakończył się tego samego dnia składają różne dokumenty – jeden sprawozdanie za naprawdę ostatni rok (n-1) – bo zdążył go już przygotować, drugi zaś sprawozdanie za rok poprzedzający (n-2) – bo za ostatni jeszcze nie sporządził i nie miał takiego obowiązku. I trudno to kwestionować. Jeśli natomiast rok obrotowy wykonawcy skończył się na tyle dawno temu, że obowiązek dysponowania tym sprawozdaniem się zaktualizował, żadne tłumaczenie („główny księgowy uciekł z walizką dolarów na Karaiby”, „pies zjadł księgi” etc.) nie pomoże. No, biorąc pod uwagę art. 26 ust. 2c może jakieś tłumaczenie by się kwalifikowało, ale po pierwsze – żadne z powyższych, po drugie – i tak niezbędny byłby inny dowód za ostatni rok obrotowy.

Dobrych parę lat temu przydarzyła mi się brytyjska spółka akcyjna (public limited company), która wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu złożyła sprawozdanie finansowe za rok obrotowy, który skończył się 21 miesięcy przed terminem składania wniosków. Hmmm, polski przedsiębiorca, zobowiązany do sporządzania sprawozdań, już dawno powinien był dysponować sprawozdaniem za następny, faktycznie ostatni rok obrotowy. Ale może w mglistym Albionie jest inaczej? Wykonawca wytłumaczył, że owszem, ostatni rok obrotowy skończył się 9 miesięcy przed terminem składania wniosków, jednak on wcale jeszcze tego sprawozdania mieć nie musi. Że jeszcze ma dwa miesiące. Okazało się jednak, że to nie do końca tak. Owszem, dwa miesiące zostały jeszcze na rozliczenie podatkowe, natomiast sprawozdanie finansowe miało być złożone do rejestru najpóźniej po siedmiu miesiącach od dnia bilansowego. Ten przypadek zapoczątkował moją przygodę z zagranicznymi sprawozdaniami finansowymi. Bo co kraj to obyczaj (nawet Międzynarodowe Standardy Rachunkowości o terminie sporządzania sprawozdania się nie wypowiadają).

Postanowiłem więc, na poły ku użytkowi publicznemu, a na poły na własny pożytek, ogarnąć nieco własne doświadczenia z różnymi przypadkami. Niekiedy zdarzały się sytuacje, w których sprawozdanie było niewątpliwie za ostatni rok obrotowy, niekiedy zaś takie, w których od zakończenia roku obrotowego upłynęło tak mało czasu, że nie było sensu nawet tego sprawdzać. Nie zawsze więc to sprawdzałem. Zdarzały się jednak przypadki, w których kwestia ta wymagała pewnej analizy. Zwykle szperanie polegało na wyszukiwaniu odpowiednich przepisów, niekiedy z pomocą samych wykonawców, niekiedy zaś z użyciem pomocnych dłoni z ambasad czy międzynarodowych izb gospodarczych. Poniższe zestawienie obejmuje głównie spółki akcyjne, bo zwykle w takiej formie działają podmioty o najszerszym zasięgu działalności, ubiegające się o zamówienia za granicą (pominięte są tu dane zdezaktualizowane, chyba że udało mi się odnaleźć aktualne ich odpowiedniki).

I tak:
– Wielka Brytania: private company – złożenie w rejestrze do 9 miesięcy od dnia bilansowego, public company – do 6 miesięcy (z pewnymi wyjątkami) (Companies Act 2006, section 442);
– Hiszpania: przygotowanie przez zarząd do 3 miesięcy od dnia bilansowego, sporządzenie opinii rewidenta do 1 miesiąca od przedłożenia, brak terminu na zatwierdzenie, złożenie do rejestru do 1 miesiąca od zatwierdzenia (Ley de Sociedades Anónimas, art. 171, 210, 218);
– Portugalia: sporządzenie do 3 miesięcy od dnia bilansowego (Código Comercial, art. 62);
– Austria: sporządzenie i złożenie do rejestru do 9 miesięcy od dnia bilansowego (Unternehmensgesetzbuch, art. 193 i 277);
– Francja: przedłożenie do zatwierdzenia do 6 miesięcy od dnia bilansowego (okres może być przedłużony) (Code de Commerce, art. R612-2);
– Włochy: zatwierdzenie sprawozdania do 4 miesięcy od dnia bilansowego, ten termin może jednak być przedłużony w statucie (Ciduce civile, art. 2364);
– Niemcy (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością): zatwierdzenie sprawozdania do 8 miesięcy od dnia bilansowego (Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung, art. 42a).