Dziś o sprawie w sumie bardzo drobnej, ale zarazem takiej, która może utrudnić mocno życie uczestnikom postępowania. Chodzi o formę, w jakiej zamawiający powinien dokonywać zmiany dokumentów zamówienia. O pewnych aspektach takich zmian zdarzało mi się już w „Szponach” pisać – na przykład przed czterema laty o tym, że zamawiający odpowiadając na pytania wykonawcy i udzielając odpowiedzi zmieniających czy uszczegóławiających warunki wynikające z dokumentów zamówienia, powinien opisać, w jaki sposób te zapisy się zmieniają. Nie wystarczy odpowiedź na pytanie, konieczne jest wskazanie, jak konkretnie zmienia się brzmienie zapisów SWZ i załączników do niej.

Jak to zrobić? Cóż, najprostszym rozwiązaniem (wzorowanym zresztą na rozwiązaniach stosowanych przez ustawodawcę) jest wskazywanie miejsca, którego zmiana dotyczy i wskazywanie, jaki tekst zostaje z dokumentów usunięty, a jaki dodany. Konkretne wskazania punktów, konkretne cytaty. Robiąc w ten sposób zamawiający unika wszelkich wątpliwości, jakie brzmienie mają dokumenty zamówienia po zmianie (no, chyba że popełni jakieś dodatkowe błędy, np. wskaże błędne punkty albo w tym samym piśmie ten sam zapis zmieni na dwa różne sposoby).

No dobrze, ale takie rozwiązanie, choć na swój sposób modelowe, często powoduje, że ustalenie ostatecznego brzmienia SWZ i załączników do niej wymaga pracy. Pół biedy, jeśli zamawiający dokonuje jednej, dwóch czy trzech zmian – wówczas specjalnych komplikacji nie ma, choć i wtedy trzeba pamiętać o tym, że takie zmiany były dokonane (a to nie zawsze jest oczywiste i czasami zapomina o tym sam zamawiający – np. oceniając warunki udziału w postępowaniu odnosi się do ich pierwotnego brzmienia). Ale jeśli zmian jest wiele – wówczas ogarnięcie tego jest niezwykle trudne. I każdy racjonalnie działający wykonawca zrobi sobie na własne potrzeby tekst jednolity dokumentów, nanosząc zmiany.

No właśnie, każdy wykonawca. Sporo pracy u każdego potencjalnego wykonawcy (a i u zamawiającego, bo prędzej czy później będzie musiał te zmiany nanieść co najmniej w zakresie, jaki dotyczy brzmienia umowy i jej załączników). Sporo wysiłku w zasadzie zmarnowanego, bo przecież gdyby sam zamawiający taki tekst jednolity przygotował i opublikował, nikt więcej nie musiałby tego robić. Wielu zamawiających zresztą właśnie w ten sposób robi i chwała im za to – do pisma z wskazaniem zmian dołącza tekst jednolity zmienianych dokumentów. Warto tylko pamiętać o dwóch rzeczach: o wyraźnym i jednoznacznym oznaczeniu takiej wersji (nazwa dokumentu, odniesienie do ujednolicenia i data ujednolicenia – istotna, bo przecież po jej publikacji mogą pojawić się kolejne zmiany) oraz o wprowadzeniu zmian do dokumentu w sposób, który pozwoli je wykonawcy łatwo zidentyfikować i prześledzić (do czego najlepiej służy tryb oznaczania zmian w najpopularniejszym edytorze tekstowym). Kolejne pytania, kolejne zmiany? Kolejne odpowiedzi i kolejna wersja ujednolicona – z nową datą i z nowymi zmianami oznaczonymi w treści (i najlepiej w formacie edytowalnym, bo wówczas poruszanie się między zmianami jest niezwykle łatwe).

Oczywiście, zamawiający robiąc taką wersję jednolitą bierze na siebie dodatkową odpowiedzialność – musi mocno się pilnować, aby tekst jednolity zawierał wszystkie zmiany i wszystkie w dokładnie takim brzmieniu jak w odpowiedzi. Ale zamawiający generalnie ponosi odpowiedzialność za wszystko co publikuje, a ten akurat przypadek zwykle nie stanowi problemu – wystarczy druga para oczu do sprawdzenia, czy jeden dokument zgadza się z drugim.

PS A jest szczególna grupa dokumentów, w przypadku których nawet najdrobniejsza zmiana powinna pociągać za sobą publikację ich nowej wersji – chodzi o formularze, których wypełnienia zamawiający wymaga od wykonawcy. Nie tworząc nowej ich wersji, licząc, że wykonawca sam zmieni treść zgodnie z wskazówkami zawartymi w piśmie, zamawiający prosi się o kłopoty i o otrzymanie dokumentów w brzmieniu pierwotnym. Bo takie rzeczy po prostu czasami wykonawcom umykają. A z takiego powodu głupio tracić potencjalnie dobre oferty.