Na początek od razu zastrzeżenie: to nie instrukcja składania ofert w eZamówieniach. Dzisiejszy tekst jest niestety czysto teoretyczny. Tydzień temu w weekend nie działała cała platforma. W ubiegłym tygodniu, w momencie rozpoczynania pisania niniejszego tekstu, była już na chodzie – ale gdy wszedłem do „Centrum pomocy” na tej platformie i próbowałem skorzystać z wersji demo, po naciśnięciu wyeksponowanego w centrum pomocy przycisku zobaczyłem komunikat: „Szanowni Państwo, Uprzejmie informujemy, że związku z pracami serwisowymi Platformy e-Zamówienia, Platforma jest tymczasowo niedostępna. Za utrudnienia serdecznie przepraszamy.” Czuję się przeproszony, ale nieusatysfakcjonowany. Pozostało zatem skupić się na dostępnych instrukcjach.

I z instrukcjami już na samym wejściu jest kilka problemów. Pierwszy z nich dotyczy sposobu ich uporządkowania. Gdy wejdziemy na stronę centrum pomocy, nie zobaczymy, która instrukcja dla kogo jest przeznaczona. Oczywiście, to nie jest tak, że zamawiającego nie będzie interesowało, jak wykonawca składa ofertę – niejeden raz odbierze telefon z wołaniem „ratunku” i będzie prowadzić krok po kroku przez portal wykonawcę, a zatem dostęp do takiej instrukcji powinien mieć. Jednak odrobina uporządkowania i podzielenia instrukcji pod względem podmiotów docelowych i faz postępowania (albo korzystania z portalu) na pewno dobrze by temu centrum pomocy zrobiła. Byłoby po prostu łatwiej.

Drugi problem wynika z przyzwyczajenia do dobrego. Miniportal jaki był, każdy widział (a właściwie wciąż widzi) – zło wcielone w czystej postaci (oczywiście z punktu widzenia wykonawców). Ale gdy go wdrażano jego autorzy zadbali, aby komponent edukacyjny był wzbogacony o krótkie, bardzo fajnie zrobione filmiki. Chcesz zaszyfrować ofertę? Proszę, poświęć trzy minuty, a wszystko będziesz miał wyłożone niezwykle obrazowo. Chcesz złożyć ofertę? To samo. Oczywiście sam pomysł z odrębnym mechanizmem szyfrowania ofert był wynalazkiem szatana, ale ten filmik niewątpliwie pomagał sobie z tym problemem poradzić. Instrukcje w takiej formie, w jakiej mamy je w centrum pomocy są niezbędne i konieczne (a błogosławić należy ich autorów za to, że nie zapomnieli o tym, aby stosować w nich wewnętrzne hiperłącza i rozpoznawalne nagłówki – coś, co powinno być codziennością w każdym publikowanym dokumencie, a niestety nie jest). Ale bardzo wielu osobom zdecydowanie by pomogło, gdyby pojawiły się także w formie video. Tym bardziej, że w dzisiejszych czasach nie potrzeba do tego szczególnej filozofii.

Trzeci problem to braki w tych instrukcjach. Od 4 kwietnia zamawiający mogą teoretycznie prowadzić postępowania z użyciem eZamówień jako platformy do składania ofert. Gdy podobną funkcjonalność wdrażano w miniportalu, zadbano o to, aby zaprezentować zamawiającym przykładowe zapisy do stosowania w SWZ. Tutaj tego brak. Czy dlatego, że eZamówienia nie mają żadnych ograniczeń technicznych w stosowaniu? Nie sądzę. Oczywiście, przydałoby się też, aby takie przykładowe zapisy były krótkie i przejrzyste (długich po prostu nikt nie czyta, a służą potem jedynie jako podstawa do przepychanek przed KIO), ale ich całkowity brak jest jeszcze gorszy.

Na koniec dwie refleksje, które nasunęły się po przejrzeniu kilku spośród instrukcji. Pierwsza z nich dotyczy formy oferty. Mianowicie wszelkie formularze, jakich wypełnienia zamawiający oczekuje od wykonawców, może dołączać do dokumentów zamówienia „po staremu”. Tworzy je w edytorze tekstu lub arkuszu kalkulacyjnym i dołącza je do SWZ czy innego podstawowego dokumentu w postępowaniu. Tymczasem nowa platforma jako element przygotowania postępowania wymienia przygotowanie formularza oferty właśnie na platformie: zamawiający wybiera kryteria, które wykonawca powinien uwzględnić w ofercie, oraz oświadczenia, które powinien złożyć. Mam obawy co do takich rozwiązań (o tym za moment), ale miewają one też i dobre strony – że może platforma coś za zamawiającego albo wykonawcę sama zrobi. Jednak choć wykonawca taki formularz wypełnia na platformie, to po wypełnieniu nie klika przycisku „wyślij”, ale „pobierz” – musi go pobrać w formie dokumentu, ten dokument podpisać podpisem elektronicznym i dopiero taki dokument jest składany w postępowaniu.

Czy jest tu więc jakieś ułatwienie dla stron? W instrukcji „Postępowania” jest napisane, że zamawiający będzie mógł wygenerować z systemu w formie pliku xml informację o złożonych ofertach przesyłaną potem do Prezesa UZP. Cóż, ta informacja jest największą piętą achillesową całego systemu eZamówienia, więc jeśli ktoś (a raczej coś) przygotuje ją za zamawiającego, będzie pięknie. Jednak cały czas zastanawiam się, czy system naprawdę będzie potrafił zrobić na podstawie przesłanych pdfów z podpisami elektronicznymi ingerującymi przecież w strukturę plików. Cóż, uwierzę jak zobaczę.

Wspomniałem jednak wyżej, że mam obawy co do rozwiązań polegających na takich sztywnych formularzach. No bo jak kryterium będzie cena, ale zamawiający będzie oczekiwał podania trzech cen? Mamy smutne doświadczenia z BZP, który swego czasu skonstruowany był w podobny sposób: zamawiający tworzył wykaz żądanych dokumentów na podstawie spisu dokumentów z rozporządzenia i tylko klikał przy tym dokumencie, którego potrzebował. Problem w tym, że nawet rozporządzenie dawało pewną elastyczność i na przykład, gdy potrzebował samego rachunku zysków i strat za ostatni rok obrotowy, i tak musiał kliknąć na opcję „sprawozdanie finansowe za trzy ostatnie lata obrotowe”. Jeśli taki formularz nie będzie zawierał pól, które będzie mógł definiować zamawiający, skończy się na tym, że ostatecznie będzie on smutną formalnością, a zamawiający będą tworzyć załączniki do formularza ofertowego, a zatem zamiast mniej papierów i roboty, będzie ich więcej.

A na koniec instrukcja, która najbardziej mnie zastanawia: „Powiązanie konta z Węzłem Krajowym”. Wszystko pięknie, tylko nigdzie w tej instrukcji nie jest napisane, po co to robić :)