Kilka tygodni temu pisałem tutaj o zamawiającym, któremu redakcja Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej odmówiła publikacji sprostowania ogłoszenia o zamówieniu, polegającego na wydzieleniu nowych części w postępowaniu – zmianę uznała za zbyt daleko idącą. Zamawiający w tej sytuacji został postawiony przed wyborem: albo zostawić wszystko tak jak było (ale przecież z jakiegoś powodu zmiany chciał dokonać), albo unieważnić odpowiednią część postępowania i ogłosić nowe postępowanie w tym zakresie, z dodatkowym podziałem na części. Niezależnie jednak od tego, którą opcję ostatecznie wybrał, musiał cofnąć pewne fakty już dokonane: informację o zmianie specyfikacji, która ukazała się na jego stronie internetowej jeszcze przed informacją, że TED stanął okoniem.

Zamawiający zrobił to, a moją uwagę przyciągnął jeden z drobiazgów tej operacji. Mianowicie wycofując całą uprzednią zmianę specyfikacji zamawiający wycofał także postanowienie o przedłużeniu terminu składania ofert. Najpierw zatem dał coś wykonawcom, a potem zabrał. Czy mógł tak zrobić? W przypadku podziału na części nie ma o czym dyskutować – nie miał innego wyjścia. Ale w przypadku terminu? Cóż, uznał, że skoro podziału na dodatkowe części nie ma, to nie ma także potrzeby dawania dodatkowego czasu na przygotowanie ofert.

Kiedyś już zastanawiałem się nad tym problemem, po lekturze tekstu Konrada Różowicza, w którym autor zastanawiał się m.in. nad tym, czy zmiana ogłoszenia o zamówieniu polegająca na skróceniu terminu składania ofert jest zmianą istotną, a czy w związku z tym powinna pociągać za sobą przedłużenie tego terminu (zgodnie z art. 12a Pzp). Co prawda uznał, że skrócenie terminu nie powoduje konieczności dostosowywania ofert, ale uznał także, że przepisy wymuszają jednoczesne przedłużenie terminu składania ofert (nie odpowiedział jednak, jak ją przeprowadzić, a to ciekawe :)).

Przede wszystkim, nie mogę podzielić stwierdzenia, że skrócenie terminu składania ofert nie powoduje konieczności zmian w ofertach. Jasne, może tych zmian jest nieco mniej niż w innych wypadkach, ale mogą się one pojawić – choćby poprzez konieczność zmian terminów w gwarancjach wadialnych (często na rynku zdarzają się gwarancje wystawiane od razu na termin wydłużony w stosunku do pierwotnego terminu związania ofertą, choćby po to, aby nie musieć ich zmieniać przy przedłużeniu terminu składania ofert – ale nie spotkałem jeszcze gwarancji, których termin obowiązywania zaczynałby się wcześniej niż trzeba).

Ale moja wątpliwość sięga głębiej – to nie tylko kwestia zmian w przygotowanej już ofercie. Popatrzmy jak to wygląda: Zamawiający wyznacza termin składania ofert. Wykonawca planuje sobie prace przy przygotowaniu oferty, umawia się z kosztorysantami na określony termin, w którym dostanie wyliczone koszty, umawia się z bankiem na wystawienie gwarancji (nie za wcześnie, bo przecież może się okazać, że po zmianach w ogóle nie wystartuje w przetargu albo termin składania ofert zostanie przesunięty – w przód oczywiście). Organizuje sobie pracę zakładając, że skończy ją konkretnego dnia. Zazwyczaj tuż przed terminem składania ofert, bo przecież trzeba uwzględnić możliwość zmian w specyfikacji itp. Nawet jeśli pewne prace można zrobić wcześniej, to i tak lepiej je zostawić na koniec, aby nie musieć ich wykonywać dwukrotnie. I gdy w pewnym momencie zamawiający skraca ten termin, ten plan pracy zostaje zburzony. I może się okazać, że taka zmiana nagle spowoduje, że wykonawca po prostu nie zdąży złożyć oferty, zostanie wystrychnięty na dudka.

Czy to oznacza, że taka zmiana jest zabroniona? Nie mogę tak powiedzieć. Z pewnością jest jednak co do zasady zmianą istotną i należałoby ją dokonywać tylko w absolutnie wyjątkowych przypadkach. W przywołanym na początku przetargu była to kwestia dwóch dni i w momencie skrócenia (de facto) terminu składania ofert pozostawało wykonawcom magiczne 22 dni. A przede wszystkim – zrobiono to tuż po przedłużeniu terminu składania ofert (taka chwilowa fluktuacja), a zatem można założyć, że nie wpłynęło to na przygotowywanie ofert. Nie rozumiem, po co zamawiający to zrobił, ale zapewne nie wyrządził krzywdy wykonawcom. Mogę sobie także wyobrazić przypadek, w którym ktoś dziś ogłosi przetarg z terminem składania ofert wyznaczonym na listopad 2019 i taką omyłkę poprawi zmieniając rok na 2018 (choć prawdopodobieństwo takiej sytuacji jest niewielkie biorąc pod uwagę fakt, że formularze służące do przygotowywania ogłoszeń korzystają tu z modułów kalendarzy). Ale bez dobrego powodu, bez odpowiedniego wyprzedzenia dającego wykonawcom czas na przygotowanie oferty – nigdy.

Ps. Dostrzegam pewne pokrewieństwo tego problemu do przypadku opisywanego tutaj przed laty – zwłaszcza w zakresie wystrychania (ponoć tryb niedokonany od „wystrychnąć” to „wystrychać”) wykonawcy na dudka…