Nie trzeba chyba żadnemu z czytelników mówić o tym, że postępowania o zamówienie publiczne cieszą się dużą dozą formalizmu. Zamawiający wzywa do czegoś wykonawcę, odpowiada na pytania – co do zasady czyni to za pomocą słowa pisanego. Wykonawca jest zmuszany do składania szeregu dokumentów, najczęściej wciąż w formie papierowej. Zamawiający dokumentuje swoje czynności prowadząc protokół postępowania według wzoru określonego w odpowiednim rozporządzeniu. Zresztą, długo by mówić.

Opisane wyżej sytuacje wynikają mniej lub bardziej bezpośrednio z przepisów. Przepisy mają bowiem dwa cele, które na pozór są sprzeczne: z jednej strony umożliwienie racjonalnego wydatkowania pieniędzy, ale z drugiej umożliwienie kontroli nad tym wydatkowaniem (i to nie tylko kontroli w rozumieniu czynności odpowiednich organów, ale także takiej przejrzystości, która umożliwiłaby wykonawcom nadzór nad czynnościami zamawiającego). Biurokracja jest zatem nie do uniknięcia, bo ten drugi cel jest możliwy do realizacji tylko wtedy, jeśli czynności stron postępowania są odpowiednio udokumentowane. Często jednak bywa tak, że tej biurokracji bywa więcej niż wynika do z przepisów. Albo tak, że jedna strona nie pamięta o tym, że biurokracja po drugiej stronie spowalnia podejmowanie określonych czynności.

Gdzie zdarza się biurokracja ponad wymogi określone w przepisach? Zwykle po stronie zamawiających (choć i czasami wykonawcy mają tu swoje za uszami). Spotkałem się z zamawiającymi, którzy nie mogli kroku zrobić bez wypełnienia określonego papierka i zebrania pod nim określonej (niemałej liczby podpisów). Spotkałem się z zamawiającymi, u których komisja obradując nie tylko spisywała jakąś notatkę ze swojego spotkania, ale także sporządzała odrębne pisma z wnioskami do kierownika zamawiającego o podjęcie określonych decyzji. Jak to tłumaczyć? Cóż, patrząc na ten ostatni przykład – komisja oczywiście nie jest zwykle ciałem, które mogłoby podejmować decyzje, ale to ona tak naprawdę pastwi się nad problemem, z kolei kierownik zamawiającego podejmuje swoją decyzję zazwyczaj opierając się na tym, co podpowiada komisja. Komisja chce zatem w protokole uzasadnić swoje decyzje, a pisemko kieruje do kierownika, aby ten wiedział, co ma zrobić i miał na czym nabazgrać „zgoda”.

Problem w tym, że taka „zgoda” jest niepotrzebna. Wystarczy, że komisja podłoży kierownikowi odpowiednie pisma do podpisu (specyfikacje, wezwanie, informacje o wyborze czy unieważnieniu) – podpisanie tych dokumentów oznacza w praktyce podjęcie odpowiedniej decyzji. Mnożenie kolejnych papierków jest mnożeniem bytów ponad potrzebę. No, jakieś notatki ze spotkań komisji czasami mogą się przydać – bo to będzie jedyne miejsce, w którym zamawiający będzie wyjaśniał, uzasadniał motywy swojego postępowania. A czasami nawet najbardziej oczywiste motywy po jakimś czasie ulegają zapomnieniu – podczas gdy ich wyjaśnienie może być potrzebne. Oczywiście, można to załatwić także w inny sposób, właściwie dowolny, byleby wiedza w organizacji pozostała.

Tak czy owak, droga od komisji do kierownika zawsze zabiera chociaż chwilę czasu. Jak ten czas zminimalizować? Skracając drogę, co można zrobić na różne sposoby. Niekiedy warto po prostu delegować uprawnienia kierownika, przynajmniej w tym mniej istotnym zakresie – np. na cóż komu podpis kierownika pod ogłoszeniem o udzieleniu zamówienia, skoro jego treść wynika wprost z wcześniejszych czynności zamawiającego. Albo na cóż komu podpis kierownika pod udostępnieniem informacji o postępowaniu wykonawcy, skoro tę informację należy udostępniać niezwłocznie. Oczywiście, wiele tu zależy od organizacji instytucji. Im większa, tym większa zazwyczaj biurokracja (i jest to zależność – mam wrażenie – nienaruszalna). Ale warto czasami zastanowić się nad problemami i poszukać ich rozwiązania. Warto także raczej dopasowywać organizację do problemów, a nie piętrzyć problemy z powodu takiej a nie innej organizacji.

Zamawiający niezwykle często zapominają także o tym, że biurokracja nie ogranicza się wyłącznie do nich. Oczywiście, po stronie wykonawców zwykle bywa jej mniej. Sposób działania licznych zamawiających wymusza na nich takie organizowanie swoich struktur, aby działać sprawnie i szybko. Wszak to zamawiający w tym biznesie wyznaczają terminy dla poszczególnych czynności, często szalenie krótkie. Mimo to warto, aby zamawiający niekiedy pomyśleli o tym, że także u wykonawców niekiedy trzeba uzyskać zgodę kilku osób na określone decyzje. Chociażby wtedy gdy mamy do czynienia z konsorcjum kilku firm, albo gdy po prostu w grę wchodzą duże pieniądze. I to znowuż oznacza, że ustalając odpowiednie terminy trzeba przyjąć margines bezpieczeństwa właśnie na takie okoliczności.

Biurokracja to nie tylko zamawiający i wykonawcy. Często wpływ na postępowanie ma także biurokracja po stronie osób trzecich. Przykładem mogą być banki czy ubezpieczyciele wystawiający gwarancje wadialne czy zabezpieczenia. To też nie jest temat, który zawsze można załatwić „od ręki”. Także i tutaj trzeba czasami przejść przez kilka szczebelków w hierarchii aby uzyskać odpowiednią decyzję. O czym powinni pamiętać choćby zamawiający na ostatnią chwilę żądający przedłużenia terminu związania ofertą wraz z przedłużeniem wadium…

Biurokracja jest jaka jest. W jakiejś części niestety w zamówieniach niezbędna, ale na pewno są takie jej elementy, bez których dałoby się obyć. Warto próbować te zbędne elementy identyfikować i zmieniać, ale trzeba też o tej biurokracji pamiętać i przewidywać jej skutki.