O KSeF i PEF oczywiście w zamówieniach publicznych, a nie w ogóle. Choć w gruncie rzeczy nie ma za wiele do pisania. KSeF jaki jest każdy widzi i na postępowania zamówieniowe w ogóle nie wpływa. No, wpływa nieznacznie na projektowane postanowienia umowy, w których dotychczasowe postanowienia dotyczące przekazywania faktur wypada uzupełnić o jedno zdanie dotyczące KSeF. Dlaczego uzupełnić, a nie zastąpić? Ano dlatego, że nawet po 1 kwietnia 2026, a więc po magicznej dacie, gdy obowiązek stosowania systemu obejmie niemal cały rynek, pozostanie to „niemal”. I zawsze może się zdarzyć, że w zamówieniach trafi nam się podmiot nieobjęty obowiązkiem wystawiania faktur w tym systemie – np. wykonawca zagraniczny, osoba nieprowadząca działalności czy firma zwolniona z tego obowiązku z powodu niskich obrotów. A zatem czasami faktury będą mogły trafić do zamawiających „po staremu”, ale tylko wtedy, gdy wykonawca nie będzie zobowiązany do używania KSeF.

Nie ma jednak sensu demonizowanie KSeF. Nawet jeśli o nim nie będzie napisane w umowie, i tak będzie stosowany, bo tego chcą przepisy. Nawet jeśli w już zawartych umowach są zapisy o przekazywaniu faktur w inny sposób, to i tak w praktyce strony będą musiały się zachowywać zgodnie z prawem, o ile ustawodawca tak im każe. Jeśli więc strony takiej umowy nie zmienią, nie wprowadzą do niej informacji o przesyłaniu faktur przez KSeF, a faktury będą przesyłane i przyjmowane przez ten system, nikt zamawiającemu głowy za to nie urwie. To przecież sprawa oczywista, wynikająca z ogólnie obowiązujących norm, w żaden sposób nie wpływająca na sam proces udzielenia zamówienia – jeśli oceniać ją na gruncie art. 454 ust. 2 Pzp, jest to bezdyskusyjnie zmiana nieistotna.

KSeF oczywiście w większym stopniu dotknie procesu rozliczania umów. Kolejny system, którego trzeba będzie się nauczyć i do którego trzeba będzie się przyzwyczaić. A kilka nawyków na pewno będzie musiało się zmienić – nie będzie telefonów do wykonawcy „weź, wystaw i wyślij tę fakturę jeszcze raz, tylko nie pisz w niej tego a tamtego”, bo faktura raz do KSeF wrzucona już z niego nie zniknie. Jeśli coś w fakturze nie będzie grało, nie będzie dało się o niej zapomnieć, ale trzeba będzie ją korygować. Zapewne zatem liczba faktur korygujących istotnie wzrośnie, ale i może zaczniemy uzgadniać treść faktur przed ich wystawieniem. Spadnie za to ilość duplikatów – faktury nie będzie dało się zgubić (o ile tylko system będzie działał jak trzeba).

Mówiąc o KSeF musimy też pamiętać o tym, że nowe zasady w tym zakresie w żaden sposób nie unieważniają innej regulacji, która dotyczy fakturowania w zamówieniach publicznych – ustawy z 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. I jedno, i drugie dotyczy tego samego – przekazywania faktur w formacie ustrukturyzowanym. A zatem, faktury można wystawiać albo w KSeF albo w PEF (plaformie fakturowania elektronicznego działającej na podstawie wspomnianej ustawy)?

Cóż, tak nie jest – KSeF jest obowiązkowy dla większości krajowych wystawców faktur, natomiast PEF dobrowolny (zresztą, nigdy specjalnie się nie przyjął, tylko nieliczne podmioty z niego korzystały). Jednak w projektowanych postanowieniach umowy w postępowaniach zamówieniowych opcja przekazywania faktur przez PEF teoretycznie powinna pozostać. Bo przecież podmioty, dla których KSeF nie będzie obowiązkowy, będą miały prawo z niego korzystać (np. wspomniane podmioty zagraniczne – rzeczona ustawa jest przecież implementacją dyrektywy 2014/55/UE), a zamawiający wciąż ma obowiązek odbierania faktur złożonych tą drogą. Czy jednak w praktyce kiedykolwiek zamawiający zobaczy jeszcze fakturę w swojej skrzynce PEF? Szanse na to spadły właśnie praktycznie do zera.

PS I na koniec wiedza zaczerpnięta z ostatniego webinaru Lecha Wendołowskiego: przy bardziej rozbudowanej strukturze warto wskazać w umowie bezpośredni namiar na odpowiednią część organizacji (poprzez podanie stosowanego w KSeF wewnętrznego ID), o ile oczywiście zamawiający w ten sposób odbieranie i dostęp do faktur wewnątrz organizacji ułoży. Tam też więcej o kwestiach technicznych i KSeF jako takim.