Zdarza się w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, że wykonawcy składają papiery podpisane przez osobę, której upoważnienie do reprezentacji tegoż wykonawcy nie wynika z żadnego dokumentu – nie ma jej wymienionej w odpisie z KRS, nie ma pełnomocnictwa itd. W tej sytuacji zastosowanie znajduje art. 26 ust. 3 i 3a Pzp, który nakazuje zamawiającemu wezwanie wykonawcy do uzupełnienia oświadczeń, dokumentów lub pełnomocnictw. A wezwanie nie może być „puste” – musi precyzować, jaki brak został popełniony i co ma złożyć wykonawca.

W takich sytuacjach często zdarza się, że zamawiający wzywa wykonawcę do złożenia pełnomocnictwa dla osoby, która odpowiednie dokumenty podpisała. Tymczasem we wcale niemałej części przypadków taki sposób postępowania jest tylko jedną z dwóch metod naprawienia problemu. Bo przecież w przypadku większości dokumentów pojawiających się w postępowaniu, wykonawca mógłby postąpić następująco: zamiast donosić pełnomocnictwo dla osoby, która papier podpisała (albo poświadczyła go za zgodność z oryginałem), uzupełnić sam dokument, tym razem podpisany przez odpowiednią osobę. Są też i inne możliwości – np. dana osoba jest już powołana do zarządu wykonawcy, ale jeszcze nieujawniona w KRS, ciężko jednak zamawiającemu być aż tak przewidującym.

Co w takim wypadku robić? Cóż, jeśli wykonawca rozwiąże problem w sposób inny niż przewidział zamawiający w wezwaniu – dlaczegóż miałoby to być kwestionowane? Wszak celem uzupełnienia jest doprowadzenie oferty czy wniosku do zgodności z odpowiednimi wymogami. Jeśli wykonawca zrobił coś, do czego i tak mógł być wezwany – nie ma problemu. Analogicznie zresztą w przypadku odwrotnym – gdy zamawiający wzywa wykonawcę do uzupełnienia niewłaściwie podpisanego dokumentu, a dostaje pełnomocnictwo dla osoby, która go podpisała. Jednak mimo że takie postępowanie wykonawcy powinno być przez zamawiających akceptowane, to warto, żeby zamawiający sam sygnalizował takie możliwości wykonawcom.

Wszak wykonawca, który dostanie wezwanie do uzupełnienia papierów, a nie ma wielkiego rozeznania w meandrach interpretacji przepisów Pzp, może wziąć takie wezwanie dosłownie. I próbować rozwiązać problem dokładnie tak, jak zamawiający przykazał, choć druga ścieżka byłaby dla niego znacznie łatwiejsza. I dlatego to zamawiający powinien w takich przypadkach, pisząc wezwanie do wykonawcy, dać mu możliwość wyboru. Pisać: „nie ma pełnomocnictwa, ani nie jest wskazana w KRS osoba X, która podpisała papier Y. Należy uzupełnić pełnomocnictwo dla osoby X do podpisania papieru Y, albo papier Y podpisany przez osobę, której uprawnienie wynika z oferty”. Ba, w skrajnym przypadku wykonawca może złożyć papier Y podpisany przez osobę Z i dołączyć do niego odpowiednie pełnomocnictwo…

Warto o takich rzeczach pamiętać. Wszak także i zamawiającemu chodzi o to, żeby zamówień udzielań szybciej i skuteczniej. Mówimy o formalnych drobiazgach, z powodu których nie warto tracić ofert (jeśli nie uzupełnią), czasu (na uzupełnienia) i energii (na potencjalne wyjaśnienia, dlaczego jest dobrze, chociaż wykonawca zrobił inaczej niż zamawiający chciał).