Wzory protokołów postępowania, choć zmieniane od czasu do czasu, odkąd pamiętam zachowują podobny charakter. Stanowią podstawę do zebrania wszystkich najistotniejszych informacji o postępowaniu w jednym miejscu – tak aby były one łatwo dostępne. Mają swoje felery (wynikające z braku praktycznego podejścia autorów – choćby ostatnio umieszczenie wskazania osób podpisujących umowę w jednym z pierwszych punktów protokołu), ale co do zasady sprawdzają się nieźle. Pod warunkiem, że są prawidłowo i na bieżąco wypełniane.

Czemu na bieżąco? Cóż, powody są dwa. Jeden prozaiczny – tak jest po prostu zamawiającemu najłatwiej – nie trzeba wracać do historii, szperać po papierach i szukać informacji na koniec postępowania. Drugi już ściśle powiązany z przepisami: protokół powinien być gotów do udostępnienia w każdej chwili proszącym o to wykonawcom (wszak jest jawny przez cały czas postępowania) lub Krajowej Izbie Odwoławczej w przypadku wniesienia odwołania (choć, ostatnio KIO prosi o te protokoły nieco później niż powinna). Jak już pewnie nieraz pisałem – marzyłoby mi się, aby UZP udostępnił funkcjonalność pozwalającą prowadzić taki protokół elektronicznie i z automatu udostępniać wykonawcom. Miałoby to z pewnością więcej sensu niż informacja o złożonych ofertach, do której narzędzie przygotował.